Die kaufmännische Assistenz ist verantwortlich für die effiziente Verwaltung und Organisation aller administrativen und datenbezogenen Prozesse der Betriebsgastronomie. Die Position unterstützt den reibungslosen Ablauf durch moderne digitale Werkzeuge, gewährleistet Compliance mit gesetzlichen Anforderungen und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse bei.
Aufgabenprofil: Kaufmännische Sachbearbeitung in der Betriebsgastronomie
Kassensysteme: Bedienung, Pflege und Betreuung digitaler Kassensysteme, einschließlich der Integration neuer Funktionen wie bargeldloser Zahlungsoptionen und Echtzeit-Auswertungen.
Datenpflege: Regelmäßige Aktualisierung und Pflege von Datensätzen in Warenwirtschafts- und Kassensystemen.
Analyse und Berichte: Automatisiertes Auslesen und Analyse von Verkaufsdaten, Erstellung von Berichten für Management und Betriebsrat.
Datenverknüpfung: Integration von Kassendaten mit anderen digitalen Plattformen, z. B. für die Erstellung von Monatsberichten oder Umweltkennzahlen.
Abrechnung und Finanzmanagement
Abrechnungssysteme: Erstellung und Kontrolle von Abrechnungen für interne und externe Leistungen, z. B. Catering-Aufträge oder private Bestellungen.
Kostenstellenmanagement: Zuordnung und Verwaltung von Kostenstellen, einschließlich der monatlichen Kontrolle und Berichterstattung.
Rechnungsprüfung: Überwachung der Zahlungseingänge, Bearbeitung von Rechnungen und Kontrolle von Lieferscheinen.
Privatabrechnungen: Effiziente Abwicklung und Dokumentation von individuellen Bestellungen.
Bestellwesen und Lieferantenmanagement
Bestellprozesse: Durchführung und Überwachung von Bestellungen bei zertifizierten, nachhaltigen Lieferanten.
Lieferantenkommunikation: Koordination und Optimierung der Zusammenarbeit mit bestehenden Lieferanten, Überprüfung der Liefertreue und Qualität.
Wareneingang: Dokumentation und Kontrolle des Wareneingangs, einschließlich der digitalen Ablage von Lieferscheinen.
Lageroptimierung: Unterstützung bei der Optimierung von Lagerbeständen durch datenbasierte Entscheidungen.
Qualitäts- und Arbeitsschutzmanagement
Richtlinieneinhaltung: Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsschutz- und Gesundheitsrichtlinien gemäß gesetzlichen Vorgaben und internen Standards.
Compliance: Überwachung der Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards im Umgang mit sensiblen Daten.
Hygienekontrolle: Unterstützung der operativen Teams durch Überprüfung und Dokumentation von Hygienemaßnahmen.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Schnittstellenmanagement: Enge Abstimmung mit der Küchenleitung, dem Service-Team und externen Dienstleistern.
Feedbacksysteme: Einführung und Betreuung digitaler Feedbacksysteme für Gäste und Mitarbeitende, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Support: Unterstützung der operativen Teams bei administrativen Tätigkeiten, insbesondere in Stoßzeiten oder bei Sonderveranstaltungen.
Fachliche Anforderungen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Gastronomie, Hotellerie oder Facility Management.
Erfahrung im Umgang mit digitalen Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen und Buchhaltungssoftware.
Kenntnisse in den Bereichen Rechnungsprüfung, Berichtswesen und Datenanalyse.
Persönliche Kompetenzen
Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
Hohe Affinität zu digitalen Tools und Bereitschaft zur Weiterbildung in diesem Bereich.
Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit, insbesondere im Austausch mit verschiedenen Stakeholdern.
Zuverlässigkeit und Genauigkeit im Umgang mit sensiblen Daten.
Ziele der Position
Sicherstellung eines reibungslosen und transparenten Verwaltungsprozesses in der Betriebsgastronomie.
Optimierung der Prozesse durch digitale und nachhaltige Lösungen.
Stärkung der Position der Betriebsgastronomie als modernes und effizientes Servicecenter innerhalb des Unternehmens.
