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Struktur für die FM-Projektsteuerung

Facility Management: Betriebsgastronomie » Strategie » Timeline der Transformation » Projektsteuerung

Projektsteuerung und Management in der Transformation der Betriebsgastronomie

Projektsteuerung zur Transformation der Betriebsgastronomie

Die Transformation der Betriebsgastronomie ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die strategische Planung, operative Umsetzung und effizientes Management vereint. Dabei müssen sowohl wirtschaftliche Ziele als auch Anforderungen an Qualität, Nachhaltigkeit und Mitarbeitendenzufriedenheit berücksichtigt werden. Die Umstellung auf moderne Betriebsgastronomiekonzepte erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen FM-Projektsteuerung, FM-Beratung und der Managementleistung, wobei alle Freigaben durch das Steering Committee erfolgen, um Transparenz und zielgerichtete Entscheidungen zu gewährleisten. Diese strukturierte Herangehensweise unterstützt die erfolgreiche Umsetzung moderner Betriebsgastronomiekonzepte, die nachhaltig, wirtschaftlich und zukunftsorientiert sind.

Projektsteuerung: Effiziente Umsetzung von Transformationszielen

Ziel und erwartetes Ergebnis

  • Beschreibung des Ziels: Transformation der Betriebsgastronomie hin zu einem modernen, nachhaltigen und wirtschaftlichen Konzept (z. B. „Einführung eines flexiblen Catering-Systems mit regionalen und saisonalen Produkten“).

  • Erwartetes Ergebnis: Freigegebenes Konzept zur Betriebsgastronomie mit definierten Betreibermodellen, abgestimmten Prozessen und optimierten Serviceleistungen.

  • Messbarkeit: Ziele sind nach SMART-Kriterien zu formulieren (z. B. „Reduktion der Lebensmittelabfälle um 20 % innerhalb eines Jahres“).

Primär verantwortlich

Organigramm der Projektverantwortlichkeiten mit dem Steering Committee an der Spitze, dem zentralen FM-Projektsteuerer und den unterstützenden Beratern.

FM-Projektsteuerer koordiniert das Gesamtprojekt.

Unterstützende Rollen:

  • FM-Berater: Unterstützung bei der Definition der Betreiberstrategie und Optimierung der Prozesse.

  • Gruppenleiter Betriebsgastronomie: Bereitstellung operativer Inputs und Sicherstellung der internen Abstimmung.

Freigabeinstanz

Das Steering Committee gibt alle Projektschritte final frei.

Benötigte Informationen:

  • Analyse der aktuellen Betriebsgastronomie (Ist-Zustand, Kosten, Nutzerzufriedenheit).

  • Marktanalysen zu modernen Gastronomiekonzepten.

  • Technische Vorgaben für Küchengeräte und Räume.

  • Vorschriften zu Hygiene und Nachhaltigkeit (z. B. HACCP, DIN-Normen).

Verantwortliche Bereitstellung

Gruppenleiter Betriebsgastronomie, externe Berater, interne Stakeholder.

Wichtige Tätigkeiten:

  • Analyse und Bewertung des Ist-Zustands der bestehenden Gastronomie.

  • Entwicklung eines neuen Gastronomiekonzepts unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Mitarbeitendenbedürfnissen.

  • Durchführung von Workshops mit Stakeholdern zur Abstimmung von Anforderungen.

  • Ausschreibung und Auswahl eines Catering-Anbieters.

  • Planung und Umsetzung von Umbauten (falls erforderlich).

  • Einführung und Schulung der Mitarbeitenden im neuen System.

    • Prozessdiagramm für das Projekt „Neues Gastronomiekonzept“ mit den fünf Phasen von der Ist-Analyse bis zur Einführung und Schulung.

Meilensteine

  • Abschluss der Ist-Analyse.

  • Freigabe des neuen Konzepts durch das Steering Committee.

  • Vertragsabschluss mit dem Catering-Anbieter.

Definierte Ergebnisse:

  • Abgestimmtes und freigegebenes Betriebsgastronomiekonzept.

  • Betreibervertrag mit klaren KPIs (z. B. Kosten pro Mahlzeit, Zufriedenheitswerte).

  • Dokumentierte Anforderungen an Technik, Prozesse und Qualität.

Dokumentationsanforderungen:

Abschlussbericht mit Analysen, Konzepten und Entscheidungsvorlagen für das Steering Committee.

Geplante Dauer

  • Analysephase: 2 Monate.

  • Konzeptentwicklung und Abstimmung: 3 Monate.

  • Implementierung: 6 Monate.

Abhängigkeiten

  • Parallel laufende Bauprojekte (falls erforderlich).

  • Verfügbarkeit der Catering-Anbieter für Implementierung und Schulungen.

Personelle Ressourcen:

  • FM-Projektsteuerer: Projektkoordination.

  • FM-Berater: Konzeptentwicklung und Ausschreibungsunterstützung.

  • Externe Experten für Catering- und Küchentechnik.

Materielle Ressourcen:

  • Budget für Umbauten und Investitionen in Küchentechnik.

  • Software für digitale Bestellsysteme und Abfallmanagement.

Kostenrahmen

Grobe Kostenschätzung inkl. Investitions- und Betriebskosten.

Relevante Standards:

  • Einhaltung von Hygienestandards gemäß HACCP.

  • Nachhaltigkeitsvorgaben (z. B. Nutzung regionaler Produkte, Reduktion von Einwegverpackungen).

Qualitätskontrollen:

  • Regelmäßige Audits und Prüfungen der Gastronomieleistung.

  • Überwachung der Zufriedenheit durch Befragungen und KPI-Auswertungen.

Berichtswesen

  • Wöchentliche Statusberichte an das Steering Committee.

  • Regelmäßige Updates an interne Stakeholder (z. B. Mitarbeitende, Betriebsrat).

Zielgruppen

Steering Committee, Gruppenleitung Betriebsgastronomie, externe Partner.

Identifikation von Risiken:

  • Verzögerungen bei Umbauten oder Lieferungen.

  • Widerstand von Mitarbeitenden gegenüber Veränderungen.

  • Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Nachhaltigkeitszielen.

Risikominimierung:

  • Frühzeitige Kommunikation und Change-Management-Maßnahmen.

  • Einplanung von Pufferzeiten und alternativen Lieferanten.

Abnahmekriterien

  • Konzept ist vollständig abgestimmt und alle Anforderungen sind erfüllt.

  • Betreibervertrag ist finalisiert und durch das Steering Committee genehmigt.

Freigabeprozess

  • Präsentation der Ergebnisse durch den FM-Projektsteuerer, Diskussion und finale Entscheidung durch das Steering Committee.