Betriebskonzept der Betriebsgastronomie

Eine hochwertige Betriebsgastronomie leistet mehr als Essensversorgung – sie stärkt die Mitarbeiterbindung, Gesundheit und Unternehmenskultur. Studien zeigen, dass eine attraktive Kantine die Motivation fördert und sogar ein Entscheidungsfaktor bei der Arbeitgeberwahl sein kann.

• Gesundheit der Mitarbeitenden fördern: Durch ausgewogene, nährstoffreiche Verpflegung im Arbeitsalltag kann Prävention betrieben werden. Beispielsweise trägt ein gutes Speisenangebot dazu bei, ernährungsmitbedingten Krankheiten (Übergewicht, Diabetes etc.) vorzubeugen. Auch das Angebot von pflanzlichen Alternativen und Salat-/Obstbars fördert die Gesundheit.

• Mitarbeitermoral und -zufriedenheit steigern: Die gemeinsame Mittagspause in angenehmer Umgebung erhöht den Teamzusammenhalt und das Wohlbefinden. Mitarbeiter, die gerne und gut essen können, identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen. Eine interne Umfrage der DGE betont: „Wer viel Zeit im Betrieb verbringt, möchte in einer angenehmen Atmosphäre gesundheitsfördernd und nachhaltig verpflegt werden.“ – dieses Bedürfnis zu erfüllen, wirkt sich positiv auf die Stimmung und Loyalität der Belegschaft aus.

• Unternehmenskultur erlebbar machen: Das Betriebsrestaurant dient oft als Kommunikationsplattform abteilungsübergreifend. Hier kommen Mitarbeitende aller Hierarchieebenen informell zusammen. Solche Begegnungsorte fördern den Austausch von Ideen (Stichwort „Kantinengespräche“) und können die bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Zudem kann die Kantine Unternehmenswerte repräsentieren – z.B. Nachhaltigkeit durch ein umweltfreundliches Konzept oder Internationalität durch vielfältige Speisenangebote.

• Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen: Ein Unternehmen mit moderner Gastronomie (ggf. mit Kaffeebar, vegetarischen Angeboten, Live-Cooking-Stationen etc.) signalisiert Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern. Das Angebot qualitativ hochwertiger Verpflegung vor Ort wird zunehmend als Teil der Arbeitgeberleistungen (Corporate Benefits) wahrgenommen und kann bei der Rekrutierung neuer Fachkräfte den Ausschlag geben. Gerade junge Talente achten auf Faktoren wie Ernährung und Work-Life-Balance, wo die Kantine als Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements punkten kann.

• Produktivität und Kernprozesse unterstützen: Gut genährte Mitarbeiter sind leistungsfähiger und konzentrierter. Kurze Wege zur Verpflegung (z.B. durch kantinennahe Work Cafés oder Snack-Points in Bürogebäuden) sparen Zeit. Zudem ermöglicht eine Kantine im Haus kürzere Pausenzeiten als auswärts essen zu gehen, was den Arbeitsfluss verbessert. Indirekt trägt die Betriebsgastronomie so zur Effizienz der Kernprozesse bei, indem sie dafür sorgt, dass Mitarbeiter zur richtigen Zeit gestärkt an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.

Es schafft die Betriebsgastronomie einen Mehrwert auf mehreren Ebenen: individuelle Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter, soziale Interaktion und Unternehmenskultur, sowie Unterstützung der organisatorischen Leistungsfähigkeit. Diese Ziele gilt es im Betriebskonzept zu verankern und messbar zu machen.

Innerhalb des Facility Managements wird die Verpflegung der Mitarbeiter als Teil der infrastrukturellen FM-Leistungen klassifiziert. Nach ISO 41011 und 41001 dient FM dazu, die Qualität des Arbeitsumfeldes zu steigern und die Produktivität des Kerngeschäfts zu unterstützen. Die Betriebsgastronomie ist hierfür ein Paradebeispiel: Als FM-Service verbindet sie Menschen und Arbeitsplatz (den „place“) über den Prozess der Verpflegung, um die Lebensqualität am Arbeitsplatz zu erhöhen – was letztlich dem Kerngeschäft zugutekommt.

Gemäß den FM-Standards (ISO 41000er-Familie) ist die Betriebsgastronomie kein isolierter Küchenbetrieb, sondern Teil eines integrierten Facility-Management-Systems.

• Strategische Einbindung: Die Kantine wird in die Gesamtstrategie des Unternehmens und des FM eingebettet. Beispielsweise soll die Verpflegungspolitik mit dem Unternehmensleitbild harmonieren (z.B. ein nachhaltiges Unternehmen bietet biologisches/regionales Essen an; ein Unternehmen mit Gesundheitsfokus bietet besonders gesunde Menüs). Die Ausrichtung am Kerngeschäft und Leitbild schafft einen roten Faden (betriebsgastronomie.fm-connect.com).

• Organisatorische Verankerung: Oft ist die Betriebsgastronomie organisatorisch der FM-Abteilung oder dem Corporate Services Bereich zugeordnet. Es empfiehlt sich, klare Schnittstellen zu definieren, etwa zur Personalabteilung (für Personalverpflegungsthemen, Zuschüsse), zum Arbeitsschutzmanagement (für Hygienefragen) und zum Umweltmanagement (für Nachhaltigkeitsziele). In großen Unternehmen wird die Kantine teils als eigenes Profit-Center oder Servicebereich mit Kostenstelle geführt, der im Rahmen des internen FM-Controllings überwacht wird.

• Standardisierung und Transparenz: Im Sinne moderner FM-Prinzipien wird angestrebt, die Abläufe in der Betriebsgastronomie zu standardisieren, dokumentieren und kontinuierlich zu verbessern. FM-Organisationen nutzen hierzu oft Service Level Agreements (SLA) und definierte Leistungsbeschreibungen für die Kantine (z.B. Öffnungszeiten, tägliche Auswahl an Speisen, maximale Wartezeiten, Reinigungsintervalle etc.). Diese Standards ermöglichen es, die Leistung der Kantine intern und ggf. standortübergreifend zu vergleichen (Benchmarking). Zudem fordern FM-Leitlinien eine regelmäßige Berichterstattung der Gastronomie (Kennzahlenreport) an das Management, um Transparenz über Kosten, Qualität und Nutzerzufriedenheit sicherzustellen.

• Kosten- und Subventionsmanagement: Im FM-Bereich wird auch entschieden, inwieweit die Kantine vom Arbeitgeber subventioniert wird oder kostendeckend arbeiten soll. In Industrie und Verwaltung (insbesondere Großunternehmen) ist es üblich, die Preise für Mitarbeiter vergünstigt zu gestalten (Sachbezugswert berücksichtigen, siehe §8 EStG). Das Betriebskonzept sollte daher die finanzielle Strategie festlegen: Vollkostendeckung durch Verkaufspreise vs. Teilfinanzierung durch das Unternehmen als Sozialleistung. Hierbei hilft die enge Abstimmung mit der Geschäftsführung und evtl. dem Betriebsrat (Stichwort Betriebsvereinbarung über Kantinenzuschüsse).

Insgesamt ist die Betriebsgastronomie ein Schlüsseldienst im Facility Management: Sie wirkt als „weicher“ Standortfaktor, der jedoch harte betriebswirtschaftliche Auswirkungen haben kann (Mitarbeiterfluktuation, Krankenstand, Arbeitgeberimage). Ein professionell gemanagter Kantinenbetrieb nach FM-Grundsätzen kann so zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden.

Ein zentraler Bestandteil des Betriebskonzepts ist das kulinarische Leitbild der Kantine. Dieses legt fest, welche Art von Speisen und Getränken angeboten werden, mit welcher Qualität und welchem Servicelevel. Die Erwartungen moderner Mitarbeiter an die Betriebsgastronomie sind hoch – sie orientieren sich an Trends der Gastronomiebranche und legen Wert auf Genuss und Gesundheit.

• Abwechslungsreiches und ausgewogenes Speisenangebot: Das Menü sollte eine Vielfalt an Gerichten umfassen, die unterschiedliche Geschmäcker und Ernährungsbedürfnisse abdecken. Dazu gehören täglich fleischhaltige und vegetarische Gerichte, regelmäßige vegane Angebote, Salatbuffet, leichte Optionen sowie internationale Spezialitäten im Wechsel. Wichtig ist die Einhaltung ernährungswissenschaftlicher Empfehlungen, z.B. gemäß dem DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Betrieben (Deutsche Gesellschaft für Ernährung). Dieser Standard definiert Kriterien für eine gesundheitsfördernde und ausgewogene Verpflegung, u.a. ausreichendes Gemüse-/Obstangebot, begrenzter Einsatz von Fett und Zucker, Vollkornprodukte, und Reduktion von Salz. Durch eine zertifizierte Umsetzung der DGE-Kriterien kann das Betriebsrestaurant seine Qualität nach außen belegen (z.B. "Job&Fit" Zertifikat der DGE).

• Regionalität, Saisonalität und Nachhaltigkeit: Das kulinarische Konzept sollte berücksichtigen, dass immer mehr Gäste Wert auf nachhaltige Ernährung legen. Daher werden regionale Lieferanten bevorzugt, saisonale Produkte eingesetzt und Fleisch aus artgerechter Haltung (ggf. mit Bio-Siegel) angeboten. Ein Trend ist der "Plant-Forward"-Ansatz, bei dem pflanzliche Lebensmittel im Vordergrund stehen (Gemüse, Hülsenfrüchte, Getreide) und Fleisch als Beilage oder in geringerem Umfang vorkommt. Dies schont nicht nur die Gesundheit, sondern auch die Umwelt (Reduktion der CO₂-Emissionen pro Mahlzeit durch weniger Fleischverbrauch). Einige Kantinen deklarieren mittlerweile zu jedem Gericht die CO₂-Bilanz oder haben Kennzeichnungen für besonders klimafreundliche Speisen (z.B. ein Symbol für < CO₂-armes Menü >). Software kann unterstützen, die CO₂-Emission pro Gericht zu berechnen. Solche Maßnahmen unterstreichen das Nachhaltigkeitsengagement des Unternehmens.

• Deutsche Küche und internationale Vielfalt: In vielen Großunternehmen ist die Belegschaft international oder erwartet zumindest eine gewisse kulinarische Abwechslung. Das Konzept sollte daher sowohl beliebte Hausmannskost (für Tradition und Vertrautheit) als auch trendige internationale Gerichte (für Abwechslung und Attraktivität) vorsehen. Themenwochen (z.B. italienische Woche, asiatische Woche) oder Aktionsgerichte erhöhen die Spannung. Dabei ist zu beachten, dass bestimmte Gerichte auch kulturelle/religiöse Anforderungen erfüllen (z.B. Verfügbarkeit von schweinefleischfreien Menüs, ggf. Halal-Angebote, etc., je nach Mitarbeiterstruktur).

• Qualität der Zutaten und Frische: Ein Merkmal von Exzellenz ist der konsequente Einsatz frischer, qualitativ hochwertiger Zutaten. Convenience-Produkte sollten – wo immer möglich – reduziert werden. Die Frischeküche mit eigenem Kochen (im Gegensatz zum Aufwärmen fertiger Komponenten) wird von Mitarbeitern geschätzt und wirkt sich positiv auf den Geschmack aus. Auch Salate sollten frisch vor Ort zubereitet und nicht in Schalen vorportioniert vom Vortag sein. Ein Kennzeichen moderner Betriebsgastronomie ist eine gläserne Küche oder Frontcooking-Bereiche, wo die Gäste die Zubereitung mitverfolgen können – das schafft Vertrauen in die Frische und Kompetenz der Küche und erhöht die Attraktivität des Angebots.

• Servicestandard und Gästekomfort: Serviceexzellenz bedeutet auch, wie die Leistung erbracht wird. Wichtig sind ausreichend Kassen und Ausgabestationen, um Wartezeiten kurz zu halten (Ziel z.B.: kein Mitarbeiter soll länger als 5–10 Minuten in der Schlange stehen, selbst zu Peak-Zeiten). Das Personal an Ausgabe und Kasse sollte freundlich, hilfsbereit und geschult im Umgang mit Gästen sein – sie sind die Visitenkarte der Kantine. Ein Lächeln und ein kurzer Dialog können viel zur Zufriedenheit beitragen. Ebenso zählen zum Service Aspekte wie Sauberkeit im Gastraum (Tische zügig abräumen, Reinigung), ansprechende Präsentation der Speisen (Dekoration, Garnitur, Beschriftung der Gerichte) und kleine Aufmerksamkeiten (z.B. Gratis-Karaffen mit Wasser, Geburtstags-Aktionen für Mitarbeiter, o.ä.). Auch Öffnungszeiten spielen eine Rolle: In Verwaltungskantinen genügen oft Kernzeiten mittags, aber in Produktionsbetrieben mit Schichtarbeit muss ein Konzept zur Versorgung in Früh-/Spätschicht (Frühstück, Abendessen) vorhanden sein. Hier kann z.B. ein 24/7-Automatenshop oder ein erweitertes Snackangebot in Randzeiten Teil des Konzepts sein.

• Zusatzangebote und Ernährungsberatung: Exzellenz zeigt sich auch darin, Zusatznutzen zu bieten. Manche große Betriebe richten z.B. eine Café-Barista-Ecke ein, die ganztägig Specialty Coffee und gesunde Snacks anbietet (besonders in Unternehmen mit hoher Meeting-Kultur beliebt). Auch To-Go-Angebote (für die schnelle Mahlzeit am Arbeitsplatz oder Home-Office Mitnahme) sind zeitgemäß. Eine weitere Idee ist die Zusammenarbeit mit der Betriebsärztin oder Gesundheitsabteilung, um Beratungen oder Informationsmaterial zur Ernährung anzubieten (“Lunch & Learn”-Sessions, Infotafeln mit Nährwertinformationen, Teilnahme an Aktionen wie “Veggie-Day” etc.). Solche Initiativen betonen die Gesundheitsorientierung des Betriebsrestaurants.

Es soll das kulinarische Konzept die Balance zwischen Genuss und Gesundheit schaffen. Die Mitarbeiter sollen gerne in die Kantine kommen, das Essen schmeckt und tut gut. Durch kontinuierliche Feedback-Einholung (siehe weiter unten) kann das Angebot stetig angepasst werden an die Präferenzen der Gäste. Die Qualität der Speisen und Services bildet das Herzstück des Betriebskonzepts – alle weiteren Themen (Technik, Hygiene, Organisation) dienen letztlich dazu, diese Qualität effizient und sicher bereitzustellen.

Die Betriebsgastronomie unterliegt in Deutschland strengen gesetzlichen Vorgaben und Normen. Als Lebensmittelbetrieb muss eine Kantine sämtliche Lebensmittelhygiene-Vorschriften erfüllen; zugleich gelten Arbeits- und Arbeitsschutzgesetze für den Küchenbetrieb. Im Folgenden werden die wichtigsten rechtlichen Grundlagen und Normen aufgeführt, die beim Betriebskonzept zwingend zu berücksichtigen sind:

• EU-Verordnung (EG) Nr. 852/2004 (Lebensmittelhygiene): Diese Verordnung bildet die Basis des europäischen Lebensmittelhygienerechts und schreibt vor, dass jeder Lebensmittelunternehmer (darunter fällt auch die Betriebskantine) ein umfassendes Eigenkontrollsystem nach den HACCP-Grundsätzen einführen und anwenden muss. HACCP steht für Hazard Analysis and Critical Control Points und verlangt die Identifizierung kritischer Kontrollpunkte im Prozess (z.B. Temperaturführung) sowie deren Überwachung und Dokumentation. Die Implementierung eines HACCP-Konzepts ist Pflicht und wird regelmäßig von den Lebensmittelüberwachungsbehörden kontrolliert. Verstöße – wie unzureichende HACCP-Dokumentation oder Hygienemängel – können zu Auflagen, Bußgeldern oder in gravierenden Fällen zur Schließung der Kantine führen.

• Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV): Die nationale LMHV konkretisiert die EU-Vorgaben in deutsches Recht. Sie fordert ebenfalls ein auf HACCP basierendes Eigenkontrollsystem und regelt z.B. auch die Schulung des Personals in Lebensmittelhygiene. Besonders wichtig ist die lückenlose Dokumentation aller hygienerelevanten Prozesse – vom Wareneingang über Lager und Zubereitung bis zur Ausgabe und Reinigung. Die LMHV schreibt vor, dass Temperaturkontrollen, Reinigungspläne, Rückstellproben etc. dokumentiert werden, damit im Falle eines Falles die Rückverfolgung gewährleistet ist. Moderne Online-Systeme ermöglichen diese Dokumentation effizient. Die Dokumentationspflicht ist also kein Selbstzweck, sondern gesetzlich verankert, um Lebensmittelsicherheit transparent zu machen.

• Lebensmittelinformations-Verordnung (LMIV, EU 1169/2011): Diese Verordnung betrifft die Kennzeichnung von Lebensmitteln. Für Kantinen relevant ist insbesondere die Allergenkennzeichnungspflicht seit 2014. Alle zwölf kennzeichnungspflichtigen Allergene sowie bestimmte Zusatzstoffe müssen bei unverpackten Speisen für den Endverbraucher kenntlich gemacht werden – z.B. mittels Allergensymbolen oder Angaben auf dem Speiseplan. Ein Betriebskonzept muss vorsehen, wie die Allergenkennzeichnung praktisch umgesetzt wird (z.B. nummerierte Allergenlisten, Schulung des Ausgabe-Personals, regelmäßige Aktualisierung bei Rezepturänderungen). Die LMIV trägt dem Schutz von Allergikern Rechnung und Nichtbeachtung kann Abmahnungen oder Behördenmaßnahmen nach sich ziehen. Ebenso regelt die LMIV andere Verbraucherinformationen wie die Deklaration von Zusatzstoffen (z.B. Farbstoffe, Konservierungsstoffe mit dem Hinweis „mit Farbstoff“ etc. auf Speiseplänen gemäß §9 ZZulV). Eine rechtskonforme Beschilderung der Speisen ist somit Bestandteil des Betriebskonzepts.

• Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB): Das LFGB ist das deutsche Rahmen-Gesetz für Lebensmittelrecht. Es enthält u.a. das Verbot, unsichere Lebensmittel in den Verkehr zu bringen, und Regelungen zur Rückverfolgbarkeit (Art. 18 VO 178/2002). Für die Kantine heißt das: Es müssen Lieferlisten, Chargen und Lieferanten bekannt sein, um bei einem Problem (z.B. Rückruf einer Zutat) alle betroffenen Speisen ermitteln zu können. Zudem sind regelmäßige behördliche Kontrollen vorgesehen. Ein Grundsatz im LFGB ist der Schutz der Gesundheit der Verbraucher vor Täuschung – daher dürfen z.B. keine abgelaufenen Lebensmittel verwendet, keine Hygiene-Mängel kaschiert oder falsche Deklarationen gemacht werden.

• Überwachung durch das Amt für Lebensmittelsicherheit/Gesundheitsamt: In Deutschland werden Betriebskantinen von den kommunalen Lebensmittelüberwachungsämtern (häufig beim Veterinär- oder Gesundheitsamt angesiedelt) kontrolliert. Das Konzept sollte darauf ausgelegt sein, „audit-sicher“ zu sein, d.h. jederzeit einer Kontrolle standzuhalten. Die Behörden prüfen z.B. Kühlschrank-Temperaturprotokolle, Reinigungskontrollen, Personalschulungsnachweise und entnehmen Proben von Speisen oder Oberflächen. Daher ist ein engmaschiges internes Hygienemanagement notwendig, das diese Aspekte kontinuierlich im Blick hat. Durch Proaktive Zusammenarbeit mit den Behörden (z.B. freiwillige Hygienefortbildungen, Rücksprache bei Unklarheiten) kann die Kantine zudem sicherstellen, stets auf dem aktuellen Stand rechtlicher Anforderungen zu sein.

• Infektionsschutzgesetz (IfSG) §43: Alle Personen, die gewerbsmäßig mit leicht verderblichen Lebensmitteln umgehen (insb. in Küchen), benötigen eine Erstbelehrung durch das Gesundheitsamt und ein entsprechendes Zertifikat („Gesundheitszeugnis“). Ohne diese Belehrung dürfen Mitarbeiter nicht in der Küche beschäftigt werden. Zudem schreibt das IfSG Folgebelehrungen im Abstand von 2 Jahren vor, die i.d.R. vom Arbeitgeber organisiert werden (können auch durch schriftliche Unterweisung erfolgen). Das Betriebskonzept muss also vorsehen, dass kein Personal ohne gültige Bescheinigung eingesetzt wird und dass Belehrungen dokumentiert werden. Außerdem besteht nach IfSG Meldepflicht bei bestimmten Erkrankungen: Sollte ein Küchenmitarbeiter z.B. an Salmonellen, Hepatitis A o.ä. erkranken, muss dies gemeldet und der Mitarbeiter sofort von der Lebensmittelarbeit freigestellt werden. Darauf muss das Hygienemanagement vorbereitet sein (inkl. Vertretungsregelungen).

• Personalhygiene-Vorschriften: Neben IfSG gibt es konkrete Verordnungen und Regeln (u.a. in LMHV, DIN 10514 etc.), die festlegen, wie das Personal sich hygienisch zu verhalten hat. Dazu zählt: Tragen geeigneter Schutzkleidung (Kochjacke, Schürze, Haarnetz/Mütze, rutschfeste Schuhe), Verbot von Schmuck an Händen/Armen, kurze saubere Fingernägel, kein Arbeiten mit ansteckenden Wunden oder Krankheiten, tägliche Körperhygiene. Das Konzept muss Schulungen dieser Regeln einschließen und überwachen, dass sie eingehalten werden. Des Weiteren sind in Küchen Waschgelegenheiten und Desinfektionsmittelspender vorzusehen, damit Mitarbeiter regelmäßig Hände waschen/desinfizieren können (speziell nach kritischen Tätigkeiten wie Rohfleisch anfassen).

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Diese Verordnung enthält Anforderungen an Räume, in denen gearbeitet wird – also auch Küchen und Kantinenräume. Relevant sind z.B. Regelungen zur Mindestlufthygiene, Raumtemperaturen, Sanitärräume für Personal (Umkleiden, Duschen bei Bedarf), Pausenräume etc. Eine Küche muss als Arbeitsstätte ergonomisch und sicher gestaltet sein. Die ArbStättV verweist auch auf Technische Regeln (ASR). Für Kantinenräume gilt etwa, dass ausreichend Sitzplätze für die Mitarbeiter vorhanden sein müssen, wenn die Mittagspause dort verbracht wird, Beleuchtung und Lärmschutz angemessen sind usw. Im Konzept sollten daher die baulichen und ausstattungsbezogenen Aspekte aufgeführt werden, um ArbStättV-Konformität sicherzustellen (z.B. schallabsorbierende Decken im Speisesaal, rutschhemmender Boden in der Küche, Notausgangswege markiert).

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): In der Kantine werden diverse Arbeitsmittel eingesetzt (Küchenmaschinen, elektrische Geräte, Gasgeräte). Die BetrSichV fordert, dass alle Geräte sicher betrieben und regelmäßig geprüft werden. Beispielsweise müssen elektrische Küchengeräte gemäß DGUV Vorschrift 3 in regelmäßigen Intervallen von einer elektrotechnisch befähigten Person geprüft werden (Prüfplaketten). Druckgeräte wie Dampfgargeräte benötigen ggf. TÜV-Abnahmen. Das Konzept muss ein Instandhaltungs- und Prüfkonzept für alle technischen Anlagen der Küche vorsehen, um die Sicherheit für Mitarbeiter und Gäste zu gewährleisten. Ebenso gilt es, Gefährdungsbeurteilungen nach ArbSchG für alle Arbeitsmittel und -abläufe zu erstellen.

• Arbeitszeitgesetz und Jugendarbeitsschutz: Für das in der Kantine beschäftigte Personal müssen die arbeitszeitlichen Regelungen beachtet werden. Küchenpersonal arbeitet häufig früh (Vorbereitung Frühstück) bis spät (Reinigung nach dem Mittagsservice). Schichtpläne sind so zu gestalten, dass Ruhezeiten und maximale Tagesarbeitszeiten eingehalten werden. Falls im Betrieb Lernende (Azubis als Köche) oder Aushilfen unter 18 beschäftigt würden, greifen Jugendarbeitsschutzbestimmungen (keine gefährlichen Arbeiten, keine Nachtarbeit, besondere Pausenzeiten etc.). Diese Feinheiten sind Teil der Personalplanung im Konzept.

• Baurechtliche Auflagen: Großküchen fallen in der Regel unter die Versammlungsstätten- oder Sonderbauverordnungen der Länder, je nach Größe. Insbesondere die Abluftanlagen und Wärmequellen bedingen Brandschutzmaßnahmen. Zum einen ist nahezu immer ein Fettabscheider nach DIN EN 1825 in der Abwasserleitung Pflicht (um Fett in Abwässern zurückzuhalten) – dieser muss regelmäßig gewartet werden. Zum anderen muss eine Küchenabluftanlage mit Fettfilter und Brandschutzklappen vorhanden sein, oft ergänzt um automatische Löschanlagen (z.B. Küchenlöschanlagen nach VdS 2092) in Dunstabzugshauben. Die VDI-Richtlinie 2052 regelt z.B. die Auslegung von Küchenlüftungen. Ein Neubau-Küchenprojekt ist eng mit der Brandschutzplanung abzustimmen (Thema F90-Abtrennung der Küche, Feststellanlagen an Türen, etc.). Im Betriebskonzept sollte dargelegt werden, wie der bauliche und technische Brandschutz umgesetzt ist und welche Wartungen vorgeschrieben sind (z.B. Fettablagerungen in Abluft reinigen alle 6 Monate). Auch Feuerlöscher (Brandklasse F für Fettbrände) und Mitarbeiterschulungen im Umgang damit gehören dazu.

• Arbeitsschutzvorschriften in der Küche: Die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) gibt zahlreiche Unfallverhütungsvorschriften und Informationsschriften für Küchen heraus. Z.B. müssen Schneidemaschinen über Zweihandschaltung oder Schutzvorrichtungen verfügen, Kippkessel über Arretierungen, Messer in Halterungen aufbewahrt werden etc. Das Konzept sollte die wichtigsten Gefährdungen aufführen (Schnittverletzungen, Verbrennungen, Stolpern/Rutschen, psychische Belastung durch Stress) und entsprechende Gegenmaßnahmen (Unterweisungen, Persönliche Schutzausrüstung, Organisation) darlegen. Insbesondere die DGUV Regel 110-002 (“Branche Küche”) gibt hier praxisnahe Vorgaben, etwa rutschhemmende Böden und Matten, Verbrennungsvermeidung durch gekennzeichnete heiße Flächen, das Tragen von Schnittschutzhandschuhen beim Öffnen von Dosen etc.

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Falls im Kantinenbetrieb personenbezogene Daten erhoben werden (z.B. bei Nutzung einer Kantinen-App, beim bargeldlosen Zahlungssystem mit Personal-ID, Videoüberwachung im Ausgabebereich zur Diebstahlprävention, etc.), sind die Datenschutzvorgaben strikt einzuhalten. Im Konzept ist zu berücksichtigen, dass bei digitalen Systemen Datenschutz-Folgenabschätzungen nötig sein könnten und dass eine Datenschutzerklärung vorhanden ist, die den Mitarbeitern transparent macht, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Technisch-organisatorische Maßnahmen (Zugriffsbeschränkung auf Daten, Verschlüsselung bei Bezahltransaktionen, begrenzte Aufbewahrungsfristen von z.B. Essensbestellungen) müssen beschrieben werden.

• Betriebsrat und Mitbestimmung: Der Betriebsrat hat nach §87 Abs.1 BetrVG in mehreren relevanten Punkten ein Mitbestimmungsrecht, z.B. bei Beginn und Ende der Pausenzeiten (Abs.2), bei der Einführung von technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung (Abs.6) – hierzu zählen z.B. elektronische Kassensysteme oder Apps, die möglicherweise Auswertungen über individuelles Essverhalten ermöglichen, sowie bei Regelungen zum Gesundheitsschutz (Abs.7). Daher sollte früh eine Abstimmung mit dem Betriebsrat erfolgen. Oft wird eine Betriebsvereinbarung Kantine geschlossen, in der Themen geregelt sind wie Preisgestaltung/Subvention, Öffnungszeiten, Personalrabatte, Umgang mit digitalen Daten (z.B. keine individualisierte Auswertung von Essensdaten der Mitarbeiter) etc. Auch bei Videoüberwachung im Kantinenbereich (zur Sicherheit oder Kassenzone) ist Mitbestimmung nötig und es müssen die engen rechtlichen Grenzen (DSGVO, KunstUrhG) beachtet werden. Das Konzept sollte aufzeigen, dass alle geplanten Maßnahmen konform mit Arbeitsrecht und Mitbestimmung erfolgen.

Es bildet der rechtliche Rahmen die Mindestanforderungen, die die Betriebsgastronomie erfüllen muss. Ein Großteil des Konzepts – insbesondere Hygienemanagement und Sicherheitskonzept – leitet sich aus diesen Vorschriften ab. Durch gründliche Beachtung aller Normen (und Dokumentation der Erfüllung) wird nicht nur Rechtssicherheit erreicht, sondern auch ein hoher Qualitätsstandard gehalten, der letztlich dem Vertrauen der Gäste zugutekommt.

Ein stringentes Hygiene- und Sicherheitsmanagement ist das Rückgrat jeder Betriebsgastronomie. Es stellt sicher, dass die oben genannten rechtlichen Vorgaben im Alltag gelebt werden und dass Risiken für die Gesundheit der Gäste oder Mitarbeiter minimiert werden. Das Konzept muss sowohl Lebensmittelhygiene als auch Arbeits- und Gesundheitsschutz umfassen, da beide Bereiche ineinandergreifen (ein sicherer Arbeitsplatz ermöglicht hygienisches Arbeiten und umgekehrt). Die wichtigsten Bausteine sind:

Wie bereits erwähnt, bildet ein HACCP-Konzept den Kern. Im Betrieb wird dafür ein Hygienehandbuch erstellt, das alle relevanten Verfahren und Pläne enthält – z.B. Reinigungs- und Desinfektionsplan, Temperaturüberwachungsplan, Schädlingsmonitoring, Personalhygienevorschriften und einen Krisenplan (was tun bei Verdacht auf Lebensmittelvergiftung etc.).

• Für jeden Prozessschritt vom Wareneingang bis zur Ausgabe sind Kritische Kontrollpunkte (CCP) definiert. Beispiele: Wareneingang: Kontrolle der Anliefer-Temperatur (Kühlware ≤ +7°C, TK-Ware ≤ -18°C) und sensorische Prüfung; Lagerung: tägliche Kühlraum-Temperaturkontrolle und automatische Aufzeichnung (z.B. IoT-Temperatursensoren mit Alarmfunktion bei Abweichung); Speisenzubereitung: Erhitzungsrichtlinien (Kern-Temperatur bei Fleisch mind. +72°C für 2 Min.), Warmhalten max. 3 Stunden über +65°C etc.; Ausgabe: Stichprobenkontrolle von Buffet-Temperaturen, Trennung von reinen und unreinen Bereichen (Tablett-Rückgabe getrennt von Essensausgabe); Rückstellproben: Von jedem Menü wird eine Probe 100g gekühlt 48h aufbewahrt (für mikrobiologische Untersuchung im Fall X). All diese CCPs werden in Checklisten festgehalten, die täglich abgehakt werden müssen. Moderne digitale HACCP-Tools erleichtern dies: Mitarbeitende können per Tablet abhaken, teils mit Sensorintegration (z.B. Kühlschrankthermometer funkt automatisch an HACCP-Software). Das Konzept sollte ein solches System vorsehen, da es die lückenlose Nachweisführung sicherstellt und Fehler reduziert.

• Reinigung und Desinfektion: Ein detaillierter Reinigungsplan listet alle Bereiche und Gegenstände mit Frequenz und Reinigungsmittel auf. Z.B.: Böden täglich nass reinigen; Arbeitsflächen nach jeder Schicht desinfizieren; Schneidebretter farbcodiert (Rot für Fleisch, Grün für Gemüse etc.) und nach Gebrauch in Spülmaschine; Maschinen wie Aufschnittmaschinen nach jeder Benutzung zerlegen und reinigen; Abflüsse wöchentlich mit Fettreiniger spülen; jährliche Grundreinigung mit externem Hygienedienst etc.. Verantwortlichkeiten sind zu klären (Eigenreinigung durch Küchenpersonal vs. Reinigungsteam der Gebäudereinigung). Kritische Punkte wie Dunstabzüge brauchen besondere Aufmerksamkeit (Fettbrandgefahr bei Vernachlässigung). Alle Reinigungsmaßnahmen werden in Reinigungsplänen dokumentiert, die vom Küchenleiter kontrolliert und unterschrieben werden. Bei digitalen Lösungen werden z.B. Reinigungs-Checklisten auf einem zentralen Dashboard abgebildet, was Auswertung und Audit erleichtert.

• Personalhygiene-Schulung: Jeder Mitarbeiter in der Küche erhält bei Eintritt und danach mindestens jährlich eine Hygieneschulung. Inhalte: rechtliche Grundlagen (IfSG, HACCP), persönliches Hygieneverhalten (Handhygiene, Arbeitskleidung), Meldepflicht bei Krankheiten, richtiges Reinigen von Geräten, Vermeidung von Kreuzkontamination (z.B. Schneidbretter, getrennte Lagerung). Diese Schulungen werden dokumentiert (Teilnehmerlisten, Testfragen). Im digitalen HACCP-System können etwa E-Learning-Module mit Prüfungen integriert werden. Wichtig ist auch tägliche Eigenkontrolle: z.B. Check vor Schichtbeginn (kurze Selbsteinschätzung: bin ich gesund, saubere Kleidung an, Hände gewaschen?). Hier kann der Küchenchef Vorbild sein und stichprobenartig kontrollieren.

• Lebensmittelsicherheit und Lieferantenmanagement: Nur ein Aspekt der Hygiene ist intern, ein anderer betrifft die Lieferkette. Das Konzept muss sicherstellen, dass nur einwandfreie Waren in die Küche gelangen. Daher sollten bevorzugt zertifizierte Lieferanten eingesetzt werden (z.B. solche mit IFS- oder Bio-Zertifikat, je nach Anforderungen). Wareneingang ist ein CCP: jede Lieferung wird geprüft – Temperatur messen (mit kalibriertem Thermometer), Verpackung unversehrt, Datum ok, Qualität visuell/olfaktorisch prüfen. Mängel werden fotografiert und gemeldet. Im Idealfall ist das Warenwirtschaftssystem mit der HACCP-Doku verknüpft: bei Abweichungen kann direkt eine Lieferantenreklamation generiert werden. Außerdem sollte das Konzept Rückverfolgbarkeit gewährleisten: Chargennummern von kritischen Waren (z.B. Eier, Fleisch) werden erfasst, sodass bei Rückruf schnell identifiziert werden kann, welche Gerichte betroffen waren.

• Überwachung und Kontrollen: Intern wird der Hygienestatus durch regelmäßige Auditrundgänge überprüft. Der Küchenleiter (ggf. zusammen mit der Fachkraft für Lebensmittelhygiene, falls vorhanden) führt z.B. wöchentlich einen Check mit einer Hygieneliste durch: sind Kühlhäuser sauber und beschriftet, sind Vorräte abgedeckt und datiert (First-In-First-Out), funktionieren alle Thermometer, werden Proben korrekt gelagert etc. Festgestellte Mängel werden sofort korrigiert und dokumentiert. Extern kann 1–2x im Jahr ein unabhängiger Lebensmittelgutachter hinzugezogen werden (Hygieneaudit), um Betriebsblindheit vorzubeugen. Des Weiteren werden selbstverständlich die amtlichen Kontrollen unterstützt – das Personal ist geschult, wie bei einer behördlichen Kontrolle vorzugehen ist (freundliche Kooperation, sofortige Bereitstellung aller Doku). Nach jeder Kontrolle wird ein Bericht erstellt und etwaige Auflagen sofort umgesetzt.

Neben der Lebensmittelsicherheit muss die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleistet sein. Küchen sind unfallträchtige Arbeitsplätze (nass-glatte Böden, scharfe Messer, heiße Flächen, Zeitdruck).

• Gefährdungsbeurteilungen: Für alle relevanten Tätigkeiten (z.B. Arbeiten am Kippkessel, Reinigen der Dunstabzugshaube, Umgang mit der Fritteuse, Heben von schweren Töpfen) werden Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt und schriftlich dokumentiert. Darin werden Gefahren identifiziert (Verbrennung, Absturz, Muskel-Skelett-Belastung etc.) und Schutzmaßnahmen abgeleitet. Beispiel Fritteuse: Gefahr Fettbrand und Spritzer -> Maßnahme: Abdeckung nutzen, Handschuhe tragen, Fettfilter regelmäßig wechseln. Beispiel Heben: schwere Lasten -> Schulung in Hebetechnik, Bereitstellung von Hebehilfen (Rollwagen, Hubtisch). Die Ergebnisse fließen in Betriebsanweisungen ein, die in der Küche aushängen (mit Piktogrammen für Tragen von Schutzhandschuhen, Gehörschutz etc. wo nötig).

• Schulungen und Unterweisungen: Sicherheitsschulungen überschneiden sich teilweise mit Hygieneschulungen (Thema z.B. richtiger Umgang mit Reinigungs-Chemikalien ist beides). Alle Mitarbeiter werden mindestens jährlich arbeitssicherheitstechnisch unterwiesen: Umgang mit Geräten (z.B. nicht in laufende Maschine greifen – entsprechende Schutzvorrichtungen nicht überbrücken), Verhalten bei Unfällen (Verbandkasten, Notdusche etc.), Brandschutz (Löschdecke, Feuerlöscher F, Evakuierungswege). Neu eingeführte Geräte erfordern eine Einweisung. Die Unterweisungen werden dokumentiert. Zusätzlich sollte ein Sicherheitsbeauftragter aus dem Team ernannt werden, der ein Auge auf die Einhaltung der Sicherheitsregeln hat und als Ansprechpartner dient.

• Schutzausrüstung und Arbeitskleidung: Das Konzept muss definieren, welche PSA gestellt wird: z.B. schnittfeste Handschuhe beim Gemüseschneiden, Hitzeschutzhandschuhe beim Backofen, rutschfeste Sicherheitsschuhe (die müssen allen Küchenmitarbeitern kostenlos bereitgestellt werden nach ArbSchG), ggf. Gehörschutz falls sehr laute Maschinen (≥85 dB). Ebenso: Kochjacken aus schwer entflammbarem Stoff, Schürzen, Kopfbedeckungen – alles in ausreichender Anzahl, damit bei Verschmutzung gewechselt werden kann. Ein Aspekt der Sicherheit ist auch Ergonomie: z.B. rutschfeste Matten an den Arbeitsplätzen, höhenverstellbare Arbeitsflächen (oder zumindest Podeste für kleinere Mitarbeiter an hohen Arbeitsplatten), Hebehilfen wie Rollwagen statt schwere Töpfe zu tragen. In der Planung (insbesondere Neubau) sollten ergonomische Prinzipien einfließen.

• Betriebsarzt und Gesundheitsförderung: Kantinenpersonal ist physischen Belastungen ausgesetzt (langes Stehen, Hitze) – regelmäßig sollte der Betriebsarzt anbieten, die Beschäftigten zu untersuchen (Pflichtvorsorge z.B. für Lärm oder hitzebelastete Arbeitsplätze). Auch Hauterkrankungen sind in Küchen durch viel Händewaschen ein Thema – der Betriebsarzt empfiehlt geeignete Hautschutzmittel. Die Zusammenarbeit mit Arbeitsmedizin und Fachkraft für Arbeitssicherheit ist im Konzept festzuhalten (z.B. Teilnahme an ASA-Sitzungen, um Unfallzahlen zu besprechen). Ggf. können gesundheitsfördernde Maßnahmen auch auf das Kantinenpersonal ausgedehnt werden (rückenschonendes Arbeiten, Gymnastik in Pausen etc.), denn ihre Gesundheit ist ebenso wichtig.

• Notfallmanagement: Trotz aller Vorsicht müssen Notfälle eingeplant sein: Der Küchenleiter und Schichtleitungen sollten in Erster Hilfe geschult sein, Verbandskästen griffbereit und vollständig, Telefonnummern (Notarzt, Giftnotruf bei chemischen Reinigern) ausgehängt. Bei Arbeitsunfällen erfolgt Meldung an die BG. Bei Ereignissen wie Stromausfall oder Wasserausfall braucht es Pläne: z.B. Notfallplan Stromausfall – was tun, wenn Kühlung ausfällt? (Schnell TK-Ware zudecken, Generator falls vorhanden einschalten, Menü ggf. auf kalte Kost umstellen). Brandschutzplan: regelmäßige Brandübungen, definierte Sammelplätze für Personal und Gäste bei Evakuierung. Pandemieplan: wie läuft Betriebsgastronomie weiter bei Pandemien (z.B. Essensausgabe in Schichten, Einwegverpackung, Abstandskonzepte – die COVID-19-Erfahrungen sollten hier einfließen). Diese Pläne sind Teil des Qualitätssystems. Speziell für Lebensmittelvorfälle (Lebensmittelvergiftung) sollte ein Ablauf bereitliegen: sofortiger Stopp der Ausgabe, Information Betriebsarzt/Behörde, Ursachenanalyse, Kommunikation an Mitarbeiter (transparente Info, welche Gerichte betroffen waren) – um Vertrauen zu halten und schnell zu reagieren.

Insgesamt hat Hygiene- und Sicherheitsmanagement oberste Priorität. Es schützt die Gäste vor gesundheitsgefährdenden Lebensmitteln und die Mitarbeiter vor Unfällen und Krankheiten. Die Kultur der Achtsamkeit in diesem Bereich muss von oben vorgelebt werden: Die Unternehmensleitung muss die Wichtigkeit unterstreichen (z.B. durch ausreichend Budget für Hygiene und Sicherheit, Lob für gute Audit-Ergebnisse, kein Druck „auf Kosten der Hygiene zu sparen“). Ein transparenter Umgang – etwa Aushang von letzten Kontrollberichten (in einigen Ländern wie Dänemark gibt es Smiley-Systeme öffentlich, in Deutschland z.T. Hygieneampel geplant) – kann zudem das Vertrauen der Gäste erhöhen. Bewährte Methoden und Standards einzuhalten, sichert nicht nur die Gesundheit, sondern auch den Ruf der Betriebsgastronomie.

Die bauliche Gestaltung und technische Ausstattung einer Betriebskantine legt den Grundstein für effiziente Abläufe und Einhaltung der Standards. Hier unterscheiden sich Neubauprojekte von der Situation in Bestandsimmobilien deutlich: Während man bei einem Neubau optimal planen und auf dem Reißbrett entwerfen kann, ist man im Bestand oft mit räumlichen Zwängen und vorhandener Technik konfrontiert. Das Betriebskonzept muss beide Fälle berücksichtigen und entsprechende Lösungen anbieten.

• Materialfluss und Zonierung: Eine gut geplante Küche folgt dem Prinzip der kurzen Wege und Trennung von Rein/Unrein. Das Layout wird so gestaltet, dass es kreuzungsfreie Wege gibt: Warenfluss einerseits (Anlieferung -> Lager -> Vorbereiten -> Kochen -> Ausgabe) und Geschirr-/Abfallfluss andererseits (Tablett Rücklauf -> Spülküche -> Müllentsorgung) sollten nicht kollidieren. In der Planung bedeutet das z.B.: Separate Anlieferzone mit Kühlraum in unmittelbarer Nähe (damit Ware schnell eingelagert wird), zentrale Küchenbereiche mit logischer Abfolge (Gemüsevorbereitung neben Kochbereichen, damit vorbereitetes Gemüse direkt in Töpfe wandern kann, etc.), und Spülküche räumlich getrennt von der Kochküche, damit schmutziges Geschirr nicht das Produktionsareal kontaminiert. Ebenso wird der Gästebereich klar vom Produktionsbereich getrennt (Zutritt für Gäste nur bis zur Theke). Diese Trennung verbessert Hygiene und Sicherheit (keine unbefugten in der Küche) und schafft gleichzeitig für Gäste ein angenehmeres Ambiente (kein Lärm oder Geruch aus der Küche).

• Dimensionierung nach Bedarf: Die Größe von Küche, Lager und Gastraum richtet sich nach der Anzahl der zu verpflegenden Personen und dem Verpflegungssystem. Wichtige Räume: Trockenlager, Kühllager (ggf. getrennt nach Fleisch, Milch, Gemüse – um Kreuzkontamination zu vermeiden), Tiefkühllager, Vorbereitungsräume (Gemüseputzen, Fleischzerlegung – oder Convenience-Anteil definiert, dann weniger), Kochbereich, Ausgabebereich, Spülküche, Müllraum (mit Kühlung für Speisereste), Personalräume (Umkleide, WC). Im Neubau kann man all diese Flächen ideal vorsehen; im Bestand fehlen häufig spezielle Räume (z.B. zu kleiner Müllraum – Problem Geruch). Daher sollte bei Neubau großzugig, aber effizient geplant werden. Wichtig ist die Dimensionierung der technischen Anlagen: z.B. ausreichende Lüftungskapazität (VDI 2052 gibt Abluftvolumina nach Geräteanzahl vor), genügend Elektroanschlusswert für alle Geräte, Reservekapazitäten für evtl. Erweiterung. In Planungsprojekten empfiehlt sich die Einbindung von Spezialplanern (Großküchenplaner), die die Anforderungen detailliert kennen.

• Moderne Küchentechnik: Ein Neubau erlaubt den Einsatz neuester Gerätegenerationen, was Effizienz- und Qualitätsvorteile bringt. Beispiele: Multifunktions-Kochgeräte (Kombi-Dämpfer), die dämpfen, backen, braten in einem und mit Programmsteuerung arbeiten – diese können auch vernetzt werden, sodass Rezepte zentral gesteuert sind. Vernetzte Gartechnik ermöglicht es, vom Büro aus alle Geräte zu überwachen (Temperaturen, Garzeiten) Induktionsherde statt Elektroplatten sparen Energie und sind schneller regulierbar. Cook&Chill-Systeme falls relevant (Speisen werden vorproduziert und gekühlt, dann bedarfsgerecht regeneriert) – insbesondere in sehr großen Betrieben oder bei satelliten Versorgung (wenn mehrere Standorte beliefert werden). Automatisierung hält Einzug: vom automatischen Rührwerk im Kessel, über Sensoren, die melden wenn ein Topf überkocht, bis zu Roboter-Fritteusen. Im Neubau kann man solche Innovationen leichter implementieren, weil baulich vorbereitet (Anschlüsse, Platz). Wichtig: alle Geräte sollten ergonomisch platziert sein (schwere Kessel evtl. absenkbar für einfacheres Entleeren etc.) Außerdem sollte Redundanz bedacht werden – z.B. zwei kleinere Kessel statt einem riesigen, damit bei Ausfall nicht der ganze Betrieb steht.

• Kantinenraum und Möblierung: Im Neubau lässt sich auch der Gästebereich optimal gestalten: ausreichend groß für Stoßzeiten (Faustformel: Sitzplätze für ~50% der gleichzeitig Anwesenden in Mittagspause, verteilt auf Zyklen). Variierende Sitzgruppen (4er-Tische, lange Tafeln, Hochtische) erhöhen die Aufenthaltsqualität und Nutzungsvielfalt. Eine moderne Kantine hat oft Café-Lounges integriert, WiFi, evtl. Bereiche die auch als Meetingraum außerhalb der Essenszeit genutzt werden können (Multifunktionalität). Gute Akustik (Schallschutzdecken, schallabsorbierende Wandpaneele) ist wichtig, damit es nicht zu laut wird. Ebenso spielt Beleuchtung eine Rolle (hell genug zum Essen, ggf. dimmbar für Veranstaltungen). Ein Aspekt im Neubau kann auch die Integration von Showküche sein – z.B. Frontcooking-Bereiche im Gastraum mit Wok-Station oder Grill, die extra Abzug benötigen und optisch inszeniert werden können.

• Investitionskosten und Lifecycle: Bei Neubau fließen alle technischen Komponenten ins Investitionsbudget ein. Hier lohnt oft ein Vergleich Total Cost of Ownership bei Geräten: Energiesparende Geräte sind teurer, rechnen sich aber über geringeren Strom/Gasverbrauch (Stichwort Induktion vs. Gasherd, Wärmerückgewinnung aus Kälteanlagen etc.). Auch Überlegungen zur Nachhaltigkeit können integriert werden, z.B. Anschluss an vorhandene Nahwärme des Betriebs für Küche, oder Einbau von Smart-Metern zur Überwachung von Energie/Wasserverbrauch (um später gezielt optimieren zu können). Planungsbegleitendes FM heißt, schon in der Planung die späteren Betriebskosten im Blick zu haben.

Effiziente Wege, modernste Technik, Kapazität passend zum Bedarf und höchste Nachhaltigkeitsstandards. Das Betriebskonzept sollte diese Ziele definieren, damit Architekten und Fachplaner entsprechend umsetzen.

In bestehenden Gebäuden sieht die Realität oft anders aus: Die Kantinenküche ist vielleicht 20 Jahre alt, hat verwinkelte Räume, nicht optimale Flüsse und veraltete Technik.

• Bestandsanalyse: Zunächst sollte eine gründliche Analyse der vorhandenen Infrastruktur erfolgen. Welche Engpässe gibt es? (z.B. zu kleiner Kühlraum – führt zu Platzproblemen und evtl. Hygieneproblemen, oder unzureichende Abluft – Hitze und Geruch in der Küche, oder Gästebereich zu klein – lange Schlangen). Auch der Zustand der Geräte (Störungen, Reparaturanfälligkeit, Energieverbrauch) wird bewertet. Diese Analyse ist Basis, um Prioritäten für Investitionen zu setzen.

• Optimierung der Abläufe im Rahmen der räumlichen Möglichkeiten: Manchmal lassen sich durch organisatorische Änderungen Verbesserungen erreichen, ohne gleich Umbauten vorzunehmen. Beispiel: Wenn es Engpässe an der Essensausgabe gibt (Schlange), könnte man zeitliche Steuerung einführen – etwa gestaffelte Pausenzeiten nach Abteilung oder Anreize, früher/später zu kommen (wie Early-Bird-Rabatt). Oder Self-Service-Kassen installieren, um Kassiervorgang zu beschleunigen. Wenn die Küche eng und kreuzende Wege unvermeidbar sind, müssen strikte Regeln etabliert werden (z.B. Einbahnstraßen-Markierungen am Boden, "kein Eintritt für Schmutzgeschirr in Produktionsbereich" usw.). Oft hilft kleine Umbauten: eine zusätzliche Tür, um getrennte Ein-/Ausgänge zu schaffen (für Anlieferer vs. Personal), oder mobile Wagen, um Transport zu erleichtern.

• Nachrüsten technischer Ausstattung: Im Bestand wird man nicht alles erneuern können, aber kritische Komponenten schon. Priorität haben z.B. Lüftung und Kühlung. Wenn die Abluft nicht den Vorschriften entspricht (z.B. keine Brandschutzklappen, zu geringe Absaugung), muss nachgerüstet werden – eventuell mit Kompromiss wie zusätzlichen mobilen Luftreinigern (UV-C-Anlagen in Abluft, falls Umbau deckenseitig nicht geht). Kühlräume lassen sich ggf. durch neue Kühlmöbel ergänzen (wenn kein Platz für Kühlzelle, dann mehr Kühlschränke mit Temperaturüberwachung). Alte Herde oder Kessel können step-by-step ersetzt werden durch effizientere Modelle, was auch Störungen verringert. Grease-Management: In älteren Bauten fehlen oft Fettabscheider; hier muss geprüft werden, ob einer extern eingebaut werden kann (z.B. im Hof eingegraben) – da dies Pflicht ist, wenn Speisefette in Abwasser gelangen. Solche Investitionen müssen eingeplant sein.

• Umbau während laufendem Betrieb: Eine besondere Herausforderung: Verbesserungen im Bestand müssen oft erfolgen, ohne den Kantinenbetrieb lange zu unterbrechen (da Versorgung der Mitarbeiter wichtig). Das Konzept sollte Möglichkeiten aufzeigen, wie Umbauten in Betriebsferien oder am Wochenende etappenweise erfolgen können. Oder während Umbauphasen könnten Interimslösungen greifen: z.B. Foodtruck eines Caterers als Ersatz, Ausweichen auf ein Zelt für Essensausgabe, Kooperation mit nahegelegenen Kantinen anderer Firmen etc. Dies bedarf guter Planung und Kommunikation, um Akzeptanz zu erhalten.

• Beschränkungen anerkennen und kompensieren: Manchmal kann man bauliche Nachteile durch Prozesse kompensieren. Beispiel: sehr kleine Küche – dann evtl. Auslagerung von Teilprozessen (z.B. Dessert wird nicht selbst gemacht sondern zugekauft, um Kapazität zu sparen; oder Zentrallager an anderem Ort nutzen). Oder wenn kein Platz für Spülküche ist, könnte auf Einweggeschirr (kompostierbar) umgestellt werden, was aber Nachhaltigkeitsnachteile hat – hier muss abgewogen werden. Das Konzept sollte kreativ sein: Bestandskantinen können auch durch Outsourcing einzelner Module entlastet werden (z.B. externer Lieferdienst für Salate/Sandwiches, während warmes Essen in kleiner Küche gemacht wird).

• Schrittweise Modernisierung: Im Gegensatz zum einmaligen Neubau empfiehlt es sich im Bestand, einen Stufenplan zu erstellen: welche Investitionen wann? Z.B. Jahr 1: neue Spülmaschine (alte verbraucht zu viel Wasser, oft kaputt) – bringt sofort Hygiene- und Effizienzgewinn. Jahr 2: Umbau der Ausgabetheke zur Frontcooking-Station, um Angebot zu erweitern (zugleich Umbau Lüftung dort). Jahr 3: Möblierung im Gastraum erneuern, um Ambiente aufzuwerten. Dieser Plan hängt von Budget und Notwendigkeit ab. Wichtig ist, Mitarbeiter und ggf. Gäste einzubinden – so ein "Relaunch" kann auch kommunikativ positiv begleitet werden ("Ihre Kantine wird moderner – danke für Ihr Verständnis während der Umbauphase").

Zusammengefasst erfordert der Bestand ein hohes Maß an Flexibilität und oft Kompromisse. Das Betriebskonzept sollte realistisch einschätzen, was erreicht werden kann. Ein suboptimaler Raum lässt sich nicht perfekt machen – aber man kann durch Organisation und Teilsanierungen die wichtigsten Risiken bannen und die Qualität steigern.

Im Neubau kann man die Idealvorstellung umsetzen, im Bestand muss man pragmatisch optimieren. Ein gutes Betriebskonzept erkennt die jeweiligen Rahmenbedingungen und passt die Maßnahmen entsprechend an. Wichtig ist, dass auch im Bestand die grundlegenden Anforderungen (Hygiene, Sicherheit) nicht verletzt werden – notfalls muss hier investiert werden, da gesetzliche Compliance nicht verhandelbar ist. Für alles darüber hinaus (Komfort, Ästhetik, Effizienz) gilt: mit Kreativität und Planung kann oft auch in alten Räumen viel erreicht werden. Schließlich zählt das Ergebnis für die Nutzer – ob alt oder neu, die Kantine muss funktionieren und überzeugen.

Neben Räumen und Technik sind es vor allem die organisatorischen Abläufe, die den Alltag der Betriebsgastronomie bestimmen. Ein schlankes Prozessmanagement stellt sicher, dass vom Einkauf der Waren bis zur Ausgabe an den Gast alles reibungslos ineinandergreift. Im Betriebskonzept werden diese Geschäftsprozesse beschrieben und optimiert. Hierbei sollte der gesamte Zyklus betrachtet werden, inklusive Feedbackschleifen zur kontinuierlichen Verbesserung. Im Folgenden die zentralen Prozesse einer Kantine, jeweils mit Hinweisen zur Gestaltung:

• Am Anfang steht die Frage: Was soll überhaupt angeboten werden und in welchen Mengen? Eine Menüplanung wird idealerweise für einen Speisezyklus (z.B. 4 Wochen) im Voraus erstellt. Sie berücksichtigt saisonale Aspekte (Spargelzeit, Wild im Herbst), Abwechslung (keine Wiederholung gleicher Gerichte zu häufig), ernährungsphysiologische Ausgewogenheit (jede Woche Fischgericht, täglich vegetarische Option etc.). Die Planung erfolgt durch den Küchenleiter oder einen Ernährungsberater in Abstimmung mit der Unternehmenspolitik (z.B. falls fleischlose Tage gewünscht sind, etc.). Tools können das erleichtern: Es gibt Catering-Management-Software, die Rezepte verwaltet, Nährwerte berechnet und sogar Speisepläne druckfertig ausgibt.

• Wichtig ist die Bedarfsermittlung: Wie viele Gäste werden erwartet? Hier fließen Erfahrungswerte (statistische Auswertungen früherer Absätze) und aktuelle Einflüsse ein. Herausforderungen sind schwankende Gästezahlen – etwa durch Urlaubssaison, Home-Office-Tage oder Sonderveranstaltungen (z.B. ein Firmenevent, das viele außer Haus essen lässt). Das Konzept sollte Methoden vorsehen, um den Bedarf möglichst präzise zu prognostizieren, da Überproduktion Food Waste erzeugt und Unterproduktion zu enttäuschten Gästen führt. Moderne Ansätze nutzen hier KI-gestützte Prognosen, die historische Verkaufsdaten, Wochentage, Wetter (an warmen Tagen ggf. mehr Salate) und Termine im Unternehmen berücksichtigen, um die erwarteten Portionen pro Gericht vorherzusagen. Selbst einfachere Software mit Statistik kann schon Trends aufzeigen. Zusätzlich kann man die Gäste einbinden, z.B. durch Online-Vorbestellung für das Mittagessen (eine App, in der Mitarbeiter morgens ihr Wunschgericht auswählen). So hat die Küche eine bessere Zahlengrundlage. Das Konzept sollte also einen Planungsprozess definieren: z.B. wöchentliche Menü-Besprechung montags für übernächste Woche, mit Anpassung falls letzte Woche z.B. bestimmtes Gericht besonders gut/schlecht lief (Feedback einarbeiten).

• Lieferantenauswahl: Ob in Eigenregie oder via zentrale Einkaufsgemeinschaft – die Kantine braucht zuverlässige Lieferanten für Lebensmittel in benötigter Qualität. Viele Großunternehmen nutzen Rahmenverträge oder einen Hauptlieferanten (Großhändler) für Standardwaren plus Speziallieferanten (z.B. Bäcker fürs Brot, Metzger für Fleisch, Obst-/Gemüsemarkt). Das Konzept sollte darstellen, welche Beschaffungsstrategie gewählt wird: Just-in-time (häufige kleinere Lieferungen für Frische, aber höherer Aufwand) oder Lagerhaltung (Wocheneinkauf, braucht große Lager aber weniger Lieferkosten). Ein FM-Ansatz bevorzugt oft wenige Lieferanten mit gebündelten Sortimenten (um Verwaltung zu erleichtern), jedoch darf das nicht zulasten der Qualität gehen.

• Bestellwesen: Wie wird bestellt? Traditionell per Fax/Telefon, heute besser elektronisch (über Warenwirtschaftssystem oder Webshop des Lieferanten). Ein integriertes Warenwirtschaftssystem (WWS) ist sehr empfehlenswert – es verwaltet Artikeldaten, Lagerbestände, erstellt Bestellvorschläge anhand der Menüplanung und ermöglicht Kontrollen. Das Konzept sollte die Einführung eines passenden WWS vorsehen, das auf Gastronomie zugeschnitten ist. Dadurch werden Bestellungen effizienter und Fehlmengen oder Überbestände vermieden. Im Idealfall ist das WWS verknüpft mit Rezepturen: aus dem Speiseplan generiert es automatisch eine Zutaten-Einkaufsliste (Ingredient-Liste pro Tag).

• Wareneingang und Lagerung: Der Prozess des Wareneingangs wurde im Hygieneteil schon behandelt (Kontrolle). Organisationell muss definiert sein, wer und wann der Wareneingang erfolgt – z.B. früh morgens durch den Lagerverantwortlichen. Nach Prüfung werden Waren eingelagert: First Expired – First Out Prinzip, d.h. neue Ware nach hinten, ältere nach vorn. Jede Lieferung wird im WWS verbucht (Menge, Chargen). Bei empfindlichen Sachen wie Fisch evtl. just-in-time: morgens geliefert, mittags verarbeitet. Das Konzept sollte auch Notfalllieferanten benennen (Plan B, falls Hauptlieferant ausfällt).

• Inventur und Lagerkontrolle: Regelmäßig ist Inventur nötig (meist monatlich oder quartalsweise, je nach Finanzanforderungen). Ein guter Warenwirtschaftsprozess minimiert Schwund. Das Konzept kann KPIs vorgeben wie Lagerumschlagshäufigkeit (z.B. Frischware < 7 Tage Lagerdauer) oder Schwundquote (Verlust durch Verderb < 1% des Wareneinsatzes). Durch Monitoring dieser KPIs kann man Effizienz steigern. So erkennt man z.B., wenn regelmäßig Salat weggeworfen wird, weil zu viel eingekauft wurde – dann Planung anpassen.

• In der Küche laufen mehrere Teilprozesse parallel: Vorbereitung (Schneiden, Rüsten), eigentliche Kochprozesse, Portionierung/Anrichten. Die Organisation der Küchenbrigade nach dem sog. Partie-System bewährt sich: es gibt Verantwortliche für bestimmte Bereiche (Gardemanger für Salate/Kalt, Entremetier für Beilagen, Saucier für Soßen/Fleisch etc.). Das Konzept sollte einen Produktionsablaufplan pro Tageszeit skizzieren: z.B. 7:00 Arbeitsbeginn, Warenannahme; 7:30 – 9:00 Frühstück produzieren; 9:00 – 10:30 Mise en Place Mittag (Gemüse schneiden, Fleisch marinieren); 10:30 – 11:00 Kochen Start (Suppen ansetzen, Beilagen in Kombidämpfer); 11:15 Ausgabe vorbereiten (Warmen Theken bestücken, Salatbar auffüllen); 11:30 – 13:30 Mittagsausgabe; ab 12:00 schon Nachproduktion wenn etwas ausgeht; 13:45 Ausgabe Ende, dann Reste verstauen, Beginn Reinigungsarbeiten, Vorbereitung Snack-Nachmittag falls vorgesehen, etc. Dieser Grobplan stellt sicher, dass es keine Lücken oder Überlast-Spitzen gibt.

• Zur Qualitätssicherung während der Produktion gehören ständige Eigenkontrollen: Gargrad prüfen, Abschmecken (Vier-Augen-Prinzip – jeder Koch lässt idealerweise einen Kollegen sein Gericht probieren), Temperaturen messen (Kernthermometer bevor Speisen auf Ausgabe gehen). Das Konzept betont die Kultur des “Qualitätsbewusstseins” – lieber einen Eintopf nachwürzen oder eine Charge Schnitzel verwerfen, wenn sie angebrannt ist, als minderqualitatives Essen auszugeben. Natürlich bedingt das einen gewissen Puffer und Kulanz, was durch Erfahrung gesteuert wird.

• Bei der Produktion ist auch der Convenience-Grad festgelegt: Soll alles „from scratch“ gekocht werden oder nutzt man Halbfertigprodukte? Viele Kantinen definieren z.B. eine Conveniencequote – etwa Soßenbasen vom Lieferanten, aber Frisch-Gemüse vor Ort zubereitet. Solche Entscheidungen beeinflussen Personalbedarf und Küchenausstattung. Ein höherer Conveniencegrad reduziert Aufwand, aber oft auf Kosten von Geschmack oder Akzeptanz. Das Konzept sollte argumentieren, wo convenience sinnvoll ist (z.B. sehr arbeitsintensive oder selten nachgefragte Komponenten) und wo Frischzubereitung sein muss (Hauptkomponenten).

• Ausgabesystem: Üblich ist entweder Self-Service (Gast nimmt sich Tablett, stellt Menü auf Teller selbst zusammen, Kassierer kontrolliert) oder Bediente Theke (Personal gibt aus). Viele Kantinen kombinieren: z.B. Hauptgang bedient (wegen Portionierung und Hygiene), Beilagen und Salat zum Selbstnehmen. Das Konzept muss definieren, wie die Buffetaufbauten gestaltet sind (Warmhaltewannen, Kühlvitrinen für Salate/Desserts, evtl. Live-Cooking Station an der Front). Bei Self-Service sind gute Beschilderungen nötig (Gerichtnamen, Allergene, evtl. Ampelsystem für Gesundheit). Bei bedientem Service ist Schulung des Thekenpersonals wichtig – etwa auf einheitliche Portionsgrößen (vermeidet Unzufriedenheit und erleichtert Kalkulation).

• Kassensystem: Kasse kann klassisch (Barkasse) oder besser bargeldlos sein (heutzutage Standard in Großunternehmen: Bezahlung mit Mitarbeiterchip oder Karte, teils schon via App). Ein modernes Kassensystem ist idealerweise mit dem WWS verknüpft, so dass Umsätze nach Warengruppen auswertbar sind (was hilft, das Angebot zu steuern). Das Konzept sollte die Implementierung eines digitalen Kassensystems vorsehen, das auch z.B. Self-Checkout-Kassen erlaubt, um Stoßzeiten zu entzerren. In Corona-Zeiten populär wurden auch Lösungen wie Scan & Pay: Mitarbeiter scannen ihr Tablett via Smartphone und bezahlen online – sowas kann optional in Betracht gezogen werden, je nach Tech-Affinität der Belegschaft.

• Servicequalität: Die Mitarbeiter an der Ausgabe und Kasse müssen freundlich und zügig agieren. Hier zählen Soft Skills: ein Lächeln, ggf. Speisen kurz erläutern (gerade bei neuen Gerichten interessant: „Das ist eine vegane Linsenbolognese, sehr zu empfehlen!“), bei Sonderwünschen flexibel sein (z.B. kleiner Teller, halbe Portion, extra Sauce – soweit machbar ohne Gesamtprozess zu stören). Das Konzept sollte Leitlinien für Service definieren, evtl. ein kleines Servicehandbuch für Kantinenmitarbeiter. Gerade Kassenkräfte sind auch Konfliktlöser (z.B. wenn ein Gast reklamiert: „Suppe ist kalt“ – Lösung freundlich anbieten, neu schöpfen, entschuldigen). Hierfür Schulungen in Kundenorientierung einplanen.

• Gästefluss steuern: In Spitzenzeiten gilt es Wartezeiten gering zu halten. Neben ausreichender Infrastruktur (mehrere Ausgaben, mehrere Kassen) kann man organisatorisch helfen: z.B. Staff-Einsatz flexibel – wenn Schlange an Kasse zu lang, springt Büromitarbeiterin vom Catering-Office kurz als zweite Kassiererin ein. Oder Informationen: wenn Wartezeit doch ansteigt, kleine Snacks in der Schlange anbieten (freie Mitarbeiter gehen rum mit Obststückchen o.ä. – ungewöhnlich aber netter Service). Ein gut ausgearbeiteter Einsatzplan stellt sicher, dass Stoßzeiten optimal mit Personal abgedeckt sind und Pausen der Mitarbeiter außerhalb dieser liegen.

• Nachfüll- und Nachproduktionsprozess: Während der Ausgabe muss laufend kontrolliert werden, ob Speisen nachgefüllt/nachgekocht werden müssen. Nichts ist ungünstiger fürs Image als 30 Minuten vor Schließzeit nichts mehr da zu haben (außer Salatresten). Das Konzept sollte festlegen, bis wann das volle Angebot garantiert wird (z.B. bis 13:15 Uhr von 11:30-13:30 Service) und wie Nachproduktion organisiert ist. Beispielsweise kann die Küche eine „Reserve“ einplanen: einige Komponenten warmhalten oder schnellfertige Gerichte in petto (z.B. wenn Schnitzel ausgehen, könnte man binnen 10 Minuten Spiegelei mit Bratkartoffeln als Ersatz anbieten). Kommunikation ist wichtig – falls ein Hauptgericht aus ist, sollte Personal Alternativen anbieten oder zumindest transparent mitteilen und ggf. Preisnachlass auf Alternativen geben, um Unmut zu vermeiden.

• Geschirrrücklauf und Spüle: Nach dem Essen bringen die Gäste Tabletts zurück zur Rückgabestation. Ein ausgeklügelter Prozess dort verhindert Rückstau: Förderbänder oder Durchschubregale nehmen Tabletts auf. Dahinter in der Spülküche werden Grobreste entsorgt (am besten eine Nassmüllanlage, die Speisereste zerkleinert und absaugt, damit Geruchsbelästigung gering ist). Das Konzept sollte auch Entsorgung klären: Trennung Bioabfall, Verpackungen etc. (siehe Nachhaltigkeit). In der Spülküche muss ausreichend Personal und Maschinenkapazität sein, um dem Geschirraufkommen standzuhalten – im Neubau dimensioniert, im Altbau oft Engpass, dann muss eventuell in Wellen gespült werden. Eine Bandspülmaschine mit Vorsortierung kann ab ~500 Essen/Tag sinnvoll sein. Wichtig: sauberes Geschirr wieder bereitstellen für nächsten Tag, dabei Lager für Geschirr ausreichend dimensionieren (auch Reserve für Spitzen).

• Kassenabrechnung und Buchhaltung: Das eingenommene Geld bzw. elektronische Zahlungen müssen verbucht werden. Bei elektronischen Kassensystemen läuft das automatisch ins System und kann von der Buchhaltung übernommen werden. Barbestände sind zu zählen und sicher zu verwahren (Tresor). Das Konzept sollte Cash-Handling-Regeln enthalten (z.B. 2-Mann-Kontrolle beim Geldzählen, regelmäßige Bankeinzahlungen wenn relevant, um Risiko zu minimieren). Falls ein Coupon- oder Zuschusssystem existiert (z.B. Mitarbeiter bekommen monatlich 30 € Kantine gutgeschrieben), muss das sauber administriert sein – evtl. Anbindung an Personalabteilung für Lohnsteuer etc.

• Kennzahlen-Controlling: Direkt nach dem Service (oder am Tagesende) werden Kennzahlen erhoben: z.B. Anzahl Essen pro Menü (Absatzstatistik), Umsatz, Wareneinsatz (ggf. via WWS), Abfallmenge Speisereste, Personalstunden. Diese Daten laufen ins Betriebsreporting. Ein guter Ansatz ist ein monatlicher Bericht der Kantine mit den wichtigsten KPIs: Gästezahlen, Zufriedenheitswerte, Umsatz, Kostendeckungsgrad, Abweichungen vom Plan etc. Diese Berichte gehen an das Facility Management und ggf. an einen Kantinenbeirat/Betriebsrat zur Information. Sie dienen zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und Qualität. Das Konzept sollte die KPI und Sollwerte.

• Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Unmittelbar nach dem Service ist ein guter Zeitpunkt für Feedback. Beispielsweise kann der Küchenleiter täglich eine kurze Besprechung mit dem Team machen: Was lief gut, was nicht? Wurde ein neues Gericht gut angenommen oder blieben Reste (Zeichen, dass es nicht schmeckte oder Kommunikation fehlte)? Gab es Beschwerden von Gästen? Solche Reflexionsrunden fördern eine Lernkultur. Ebenso kann man Gäste-Feedback einholen: z.B. Meinungsmonitor in der Kantine (Smileys zum Drücken an Ausgang – „Wie hat es heute geschmeckt?“) oder klassische Feedbackkarten. Immer mehr setzen Betriebe auf digitale Kanäle, z.B. eine Feedback-Funktion in der Kantinen-App oder regelmäßige Umfragen. Wichtig ist, dass das Konzept vorsieht, wie „die Stimme des Gastes“ systematisch erfasst wird und in Maßnahmen mündet. Bei gröberen Missständen (lange Wartezeit an einem Tag wegen Kassenausfall etc.) sollte das Team am nächsten Tag informiert werden, welche Lösung man erarbeitet hat (Transparenz, um Vertrauensverlust zu vermeiden). KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) sollte ein gelebtes Motto in der Kantine sein – immer gibt es Stellschrauben zur Optimierung, sei es ein Rezept anzupassen oder einen Prozessschritt zu eliminieren.

• Dokumentation: Alle relevanten Vorgänge werden dokumentiert, sei es HACCP-Logs, Temperaturaufzeichnungen, Inventurbücher oder Personalpläne. Diese Dokumentation muss ordentlich geführt und aufbewahrt werden (meist fordert LMHV z.B. 5-10 Jahre Aufbewahrung für Hygienenachweise). Im digitalen Zeitalter empfiehlt sich ein Küchen-Dashboard oder eine Intranet-Seite für die Kantine, wo all diese Doku zentral gespeichert und für Audit leicht auffindbar ist. Das Konzept kann hier ein "digitales Handbuch" anstreben, um Papier zu reduzieren und Aktualität zu gewährleisten.

• Catering für Meetings/Veranstaltungen: Oft betreut die Kantine auch Konferenzbewirtung (Kaffeepausen, belegte Brötchen, Fingerfood). Hierfür braucht es einen Bestellprozess (meist via Intranet-Bestellformular durch Sekretariat) und einen Liefer-/Serviceprozess (Bereitstellen der Getränke im Meetingraum etc.). Regeln z.B.: Bestellvorlauf mindestens 2 Tage, Lieferzeitfenster definieren, Bereitstellung von Geschirr und Abholung danach. Dieser Prozess muss gut mit dem Tagesgeschäft koordiniert sein (Personal muss parallel leisten). Ein Veranstaltungs-Catering-Team kann gebildet werden, oder Dienst nach Bedarf.

• Dezentrale Angebote: In Werkstätten oder Außenstellen gibt es evtl. keine Kantine, aber man betreibt Automaten oder beliefert “Kaffeeküchen”. Das Konzept muss auch festlegen, wie diese versorgt werden (z.B. Küchenteam bestückt morgens Automaten mit frischen Sandwiches, holt abends Rückläufer). Ebenso Themen wie Foodtruck am Standort (manche Unternehmen ergänzen ihr Angebot 1x die Woche mit externen Foodtrucks – Koordination?), Home-Office Lieferangebote (gerade in Pandemie-Zeiten gab es Ideen, Mitarbeiter zuhause zu beliefern oder Lunchpakete abholbar zu machen). Solche innovativen Angebote müssen prozessual gestaltet werden (Bestellung, Abrechnung, Logistik).

• Outsourcing vs. Eigenbetrieb-Prozesse: Noch ein organisatorischer Aspekt: Wird die Kantine vom Unternehmen selbst betrieben oder ein externer Caterer beauftragt? In diesem Konzept gehen wir implizit von einem Eigenbetrieb aus (da wir sehr detailliert intern planen). Bei Fremdvergabe ändern sich einige Prozesse: Das Unternehmen würde eher Zielvorgaben machen und der Caterer organisiert selbst im Rahmen des Vertrags. Allerdings muss das Betriebskonzept auch in dem Fall enthalten, wie der Dienstleister gesteuert wird (Contract Management, SLA-Kontrolle, Schnittstellen). Beispielsweise muss das Unternehmen weiterhin gewisse Pflichten wahrnehmen. Die Prozesse „im Hintergrund“ bleiben aber ähnlich – nur sind es dann Caterer-interne Abläufe.

Insgesamt sollten die Betriebsprozesse so gestaltet sein, dass sie effizient (keine unnötigen Schritte, keine doppelten Arbeiten), transparent (jeder weiß, was wann zu tun ist) und kundenorientiert (fokussiert auf pünktliche Bereitstellung guter Speisen) sind. Durch klare Prozessbeschreibungen – eventuell als Flussdiagramm oder Prozesslandkarte im Qualitätsmanagementhandbuch – wird neuen Mitarbeitern Einarbeitung erleichtert und es können bei Abwesenheiten andere einspringen, da Abläufe standardisiert sind.

Wo sind mögliche Sollbruchstellen (z.B. was tun, wenn Lieferant X morgens nicht liefert? -> definierte Alternativen; was tun, wenn Koch krank ausfällt? -> Springerkraft oder Menü vereinfachen)? Diese Eventualfälle sollte man in Prozessen mitdenken, um handlungsfähig zu bleiben. Business Continuity im Kleinen ist Teil des Prozessmanagements.

Das Betriebskonzept macht diese unsichtbaren Abläufe sichtbar und optimiert sie nach FM-Grundsätzen (Effizienz, Qualität, Wirtschaftlichkeit).

Ein entscheidender Erfolgsfaktor der Betriebsgastronomie sind die Menschen, die darin arbeiten. Von der Küchenbrigade über Servicekräfte bis zur Administration müssen alle im richtigen Maß eingeplant, qualifiziert und geführt werden.

Die Personalstärke bemisst sich nach Betriebsgröße und Konzept. Für eine klassische Kantine mit Frischküche und z.B. 500 Essen pro Tag könnte ein Richtwert sein: 1 Küchenleiter, 2–3 Köche, 2 Küchenhilfen, 2 Spülkräfte, 2 Kassen-/Ausgabekräfte, 1 Verwaltungsmitarbeiter (Bestellung/Controlling). Allerdings variieren diese Zahlen stark, je nach Öffnungszeiten (Frühstück? Abendessen?), Convenience-Grad, und betrieblichen Vorgaben (z.B. Einsatz von Teilzeitkräften). Das Konzept sollte idealerweise eine Dienstplan-Matrix erstellen, die zeigt, wie viele Personen zu welcher Tageszeit wo gebraucht werden.

• Teamleitung Betriebsgastronomie (Kantinenleiter/in): Verantwortlich für den gesamten Betrieb, Ansprechpartner für Management und Mitarbeiter, plant Menüs, ist HACCP-Verantwortlicher, kümmert sich um Budgeteinhaltung und Personalführung. Er/sie sollte eine Ausbildung als Koch oder Hauswirtschaftsleiter haben und idealerweise Betriebswirtschafts- und Führungskompetenz (oft Meister im Gastgewerbe oder vergleichbar). In einem größeren Betrieb kann diese Rolle auch als Objektleitung Gastronomie bezeichnet sein.

• Küchenleitung (Sous Chef/Chefkoch): Zuständig für die Speisenproduktion im Detail. Leitet das Küchenteam, teilt Aufgaben zu (wer kocht was), achtet auf Einhaltung der Rezepte und Qualität. Meist gelernter Koch mit viel Erfahrung, evtl. Küchenmeister. In kleineren Kantinen ist Küchenleiter und Kantinenleiter oft in Personalunion, in größeren getrennt (der Kantinenleiter übernimmt dann mehr organisatorisches/Verwaltung, Küchenleiter das Operative Kochen).

• Koch/Köchin: Führen die Zubereitung durch, jeweils für ihre Posten (Stationen). In Betriebsgastronomie sind Köche Allrounder, da sie häufig rotieren zwischen Suppen, Hauptgericht, Beilagen etc. Wichtig ist, dass sie neben dem handwerklichen Können auch die Mengenplanung beherrschen (für 300 Personen kochen, Timing etc.). Sie sind auch in HACCP-Aufgaben involviert (Temperaturen messen, eigenkontrollieren). Eine klassische Ausbildung zum Koch ist Standard, Quereinsteiger schwierig wegen der Fachlichkeit, aber Nachwuchsnot macht auch Hilfsköche notwendig.

• Küchenhilfe: Übernimmt zuarbeitende Tätigkeiten: Gemüse putzen, Salat waschen, Schnippeln, Ausgabe vorbereiten (z.B. Dessert anrichten), während Service eventuell Nachfüllen an Buffet, danach Reinigungsarbeiten. Qualifikation meist angelernt, kann ohne Ausbildung sein – hier wichtig: intensive Einarbeitung in Hygiene und Sicherheit, da sie oft gefährliche Aufgaben (mit Messer, an Spülmaschine etc.) haben ohne formale Ausbildung.

• Spülkraft (Spüler): Kümmert sich um Reinigung von Geschirr, Töpfen etc. und um Müllentsorgung. Körperlich anstrengende Arbeit, meist ungelernt, oft Teilzeit. Wichtig ist ausreichende Personalausstattung hier, da Engpässe in der Spüle den ganzen Betrieb stören. Gegebenenfalls rotieren Küchenhilfen und Spüler, um Arbeit zu verteilen.

• Service- oder Thekenkraft: Steht an der Essensausgabe, portioniert und gibt an Gäste aus, oder an der Kasse zum Abrechnen. Hier ist Kundenkontakt, daher sollten diese Kräfte kommunikativ sein und Deutsch sicher beherrschen (für Ansagen z.B. Allergiefragen). Oft werden hier auch Teilzeitkräfte eingesetzt (z.B. 11-14 Uhr nur für Service). Einarbeitung auf Menüplan (damit sie Auskunft geben können was im Essen ist) ist wichtig. Kassenkräfte müssen zudem zuverlässig mit Geld umgehen; hier kann durchaus eine kaufmännische Ader nicht schaden.

• Verwaltungskraft (kaufmännische Sachbearbeitung): Je nach Größe der Kantine gibt es jemanden, der Bestellungen schreibt, Inventur erfasst, Zahlen auswertet, ggf. das Budget und die Kasse verwaltet und mit Controlling zusammenarbeitet. In kleineren Betrieben macht der Kantinenleiter das mit, in größeren gibt es dafür z.B. eine/n Bürokaufmann/-frau oder Hauswirtschaftsmeisterin, die Büroarbeiten erledigt. Diese Person ist auch oft Bindeglied zum zentralen FM-Controlling und führt Berichte (Wareneinsatzquote, Personalstunden etc.).

Zusätzlich können Spezialrollen existieren, z.B. Barista für eine Kaffeebar (wenn hochwertige Kaffeebereitung gewünscht, mit entsprechender Ausbildung), oder Event-Servicemitarbeiter falls viele Veranstaltungen (in der Nav-Liste waren z.B. Serviceleiter Veranstaltungscatering genannt). In unserem Rahmen jedoch sind die oben genannten die Kernrollen.

Das Betriebskonzept sollte auch aufzeigen, wie das Team geführt wird. Eine klare Organisationsstruktur (Organigramm) verdeutlicht, wer wem unterstellt ist – z.B. alle Köche dem Küchenleiter, der dem Kantinenleiter, der wiederum dem FM-Leiter oder direkt Unternehmensleitung (je nach Einbindung).

Regelmäßige Teamsitzungen fördern den Informationsfluss – z.B. wöchentlich kurze Besprechung zu Menuplanung, besonderen Events, Feedback. Mitarbeiter sollen die Möglichkeit haben, Ideen einzubringen (vielleicht schlägt ein Koch ein neues Rezept vor oder eine Servicekraft merkt an, dass viele nach Sojamilch für den Kaffee fragen).

Weiterbildung: Qualifikation ist ein Thema, da viele FM-Bereiche (auch Gastronomie) unter Fachkräftemangel leiden. Das Konzept sollte vorsehen, dass Mitarbeiter regelmäßig geschult werden – fachlich (neue Kochtechniken, z.B. Sous-vide Garen, oder neue Hygienevorschriften) und auch in Sachen Service oder Diätetik (Allergenmanagement, vegetarische Ernährungstrends etc.). Kooperation mit externen Bildungsträgern (IHK, DEHOGA) oder Inhouse-Workshops sind Möglichkeiten.

In der Betriebsgastronomie schwankt die Arbeitsbelastung übers Jahr (Urlaubszeit weniger Gäste, Jahresendfeier mehr Catering etc.). Das Konzept muss daher auf Flexibilität setzen. Möglich sind Zeitkonten bzw. Arbeitszeitmodelle, die Saisonspitzen glätten. Auch Aushilfen oder Pool-Mitarbeiter (Springer) können im Bedarfsfall eingesetzt werden.

Ein neuralgischer Punkt: “Keine Ausbildung im Nichtkerngeschäft” – dieser Satz taucht oft in FM-Diskussionen auf und auch im Menü der FM-Connect-Seite. Viele Unternehmen möchten keine eigenen Auszubildenden in der Kantine ausbilden, da Gastronomie nicht ihr Kerngeschäft ist (und evtl. die Ausbildungsqualität in privatwirtschaftlichen Kantinen nicht ausreichend angesehen wird). Das kann zum Mangel an Nachwuchs führen. Hier muss entschieden werden: bildet man selber Köche aus (als Beitrag zur Fachkräftesicherung, Corporate Social Responsibility), oder überlässt man das dem Markt und stellt nur fertige Kräfte ein? Das Konzept sollte die Vor- und Nachteile beleuchten. Ausbildung im Unternehmen könnte Bindung schaffen – aber man braucht Kapazitäten (Ausbilder, genügend Abwechslung laut IHK-Lehrplan). Viele Unternehmen lösen es so, dass sie Auszubildende im Verbund mit einem Caterer ausbilden (Rotationsprinzip). Wenn der Betrieb klein ist, ist Ausbildung tatsächlich schwierig. Dann sollte man eher auf Weiterbildung der Quereinsteiger setzen, um Qualität zu halten.

Im Eigenbetrieb sind die Mitarbeiter Angestellte des Unternehmens, meistens nach Haustarif oder normalem Tarif für Gastgewerbe bezahlt (in der Industrie oft übertariflich plus Sozialleistungen, was Kosten treibt). Bei Outsourcing an Caterer werden oft Tarife des Gastgewerbes zugrunde gelegt, die niedriger sind als Industrieniveau – daher war Equal Pay ein Thema (im Menu auch erwähnt) und führt intern manchmal zu Unmut, wenn Wechsel stattfindet. Das Konzept kann nicht alle sozialen Implikationen lösen, aber sollte sie benennen: Motivation und Fluktuation können problematisch werden, wenn Personal schlecht bezahlt oder unsicher ist. Ein qualitativ hochstehendes Betriebsrestaurant braucht auch motiviertes Personal – und das erreicht man durch faire Bedingungen, Wertschätzung und Entwicklungsmöglichkeiten.

Auch auf die Vereinbarkeit mit dem FM-Team ist zu achten: in FM hört man manchmal, Gastronomiepersonal fühle sich isoliert oder zweitklassig gegenüber anderen FM-Kollegen. Integration ins Facility-Team (Teilnahme an FM-Meetings, Einbindung in FM-IT-Systeme z.B. für Arbeitszeiterfassung) kann dem entgegenwirken. Schließlich verfolgt man im FM gemeinsame Ziele (Zufriedenheit der internen Kunden).

Angesichts generell knapper Personalsituation in der Gastronomie muss das Konzept auch aufzeigen, wie bei Unterbesetzung verfahren wird. Möglichkeiten: Kooperation mit Personaldienstleistern (die kurzfristig Köche/Küchenhilfen stellen können), Multiskilling (z.B. dass auch ein Koch an Kasse gehen kann zur Not oder umgekehrt eine Kantinenhilfe einfache Küche übernimmt, zumindest um Basisversorgung zu halten), oder im Extremfall Angebotseinschränkung (Kommunikation: "Wegen Krankheitswelle heute nur eingeschränktes Menü, Verständnis erbeten"). Besser ist aber, Puffer einzuplanen – z.B. einen Springer (bei großem Betrieb) oder Überstundenkonten, die man anzapfen kann.

Manche Leistungen im Kantinenbetrieb kann man auch extern vergeben, um eigenes Personal zu entlasten. Z.B. Reinigung: Oft übernimmt die allgemeine Gebäude­reinigung abends die Grundreinigung in der Küche. Dann muss aber klar vereinbart sein, was Kantinenpersonal reinigt (i.d.R. laufende Reinigung tagsüber, Maschinen) und was der externe Dienst nach Geschäftsschluss (Böden gründlich, Kippen der Mülltonnen etc.). Oder Wartung von Geräten wird extern durch Servicefirmen gemacht – die Mitarbeiter melden nur Störungen. Diese Schnittstellen sind im Organisationskonzept festzuhalten (z.B. "Wartungsverantwortung: Küchentechnik wird von FM-Technikern oder beauftragten Firmen nach Wartungsplan betreut").

Alles in allem hängt die Servicequalität stark von den Mitarbeitern ab. Daher sollte das Betriebskonzept auch eine Art Leitbild für das Kantinenpersonal formulieren – was erwartet das Unternehmen von ihnen und was bietet es ihnen. Etwa: "Wir erwarten Freundlichkeit, Zuverlässigkeit, Bereitschaft zur Weiterbildung; wir bieten einen sicheren Arbeitsplatz, geregelte Arbeitszeiten (üblicherweise attraktive Arbeitszeiten Mo-Fr tagsüber im Vergleich zur Gastronomie sonst), und Teilhabe an unserem Unternehmenserfolg." Solch ein Leitbild kann helfen, die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrer Kantine zu stärken – sie sind dann stolzer, Teil der Unternehmenskultur zu sein, statt nur Essen auszugeben.

Schlussfolgerung: Eine gute Personalorganisation sorgt dafür, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort arbeiten – mit klaren Aufgaben und Motivation. In Zeiten, wo Personal eine knappste Ressource ist, muss das Konzept innovativ und mitarbeiterorientiert sein, um die Gastronomie für Arbeitnehmer attraktiv zu machen (Stichwort Employer Branding für Kantinenmitarbeiter: das Unternehmen ist auch ihnen ein guter Arbeitgeber). Denn nur mit einem eingespielten und engagierten Team kann die Betriebsgastronomie ihren hohen Ansprüchen genügen.

Die Chancen der Digitalisierung machen auch vor der Betriebsgastronomie nicht halt. Im Gegenteil – moderne Technologien können helfen, Prozesse effizienter zu gestalten, die Qualität zu überwachen und das Nutzererlebnis zu verbessern.

Wie bereits im Hygieneteil erwähnt, bietet ein webbasiertes HACCP- und Kontrolldokumentationssystem enorme Vorteile. Statt papierbasierter Checklisten nutzt man Tablets oder Smartphones, um z.B. Temperaturen einzutragen, Reinigung abzuhaken oder Schulungen zu erfassen. Vorteile: Vollständigkeit (Pflichtfelder erzwingen Eingabe, Erinnerungsfunktion verhindert Vergessen), Zeitersparnis (kein Ordner wälzen bei Audits – Klick und PDF aller Protokolle verfügbar), Datenanalyse (man sieht Trends, z.B. welcher Kühlschrank öfter an der Grenze ist, was auf beginnenden Defekt hinweist). Das Konzept sollte also klar ein digitales HACCP-System vorsehen und eventuell Kandidaten benennen (es gibt am Markt Lösungen wie Hygiena, Check Cloud etc.). Integration in bestehende FM-Systeme ist zu bedenken – etwa Anschluss ans CAFM (Computer Aided Facility Management) System, damit Wartungen und Hygieneprüfungen an Geräten verknüpft sind.

Ebenso kann das Kantinenmanagement (Menüplanung, Einkauf, Rezepturen) digitalisiert werden. Eine Software, in der Rezepte mit Nährwerten liegen, die Speisepläne generiert und direkt Bestelllisten ausgibt, erleichtert die Arbeit enorm. Idealerweise sind diese Funktionen in einer Suite verbunden, aber realistisch nutzt man oft mehrere Tools, die aber Schnittstellen haben sollten (z.B. Kassensoftware exportiert Verkaufszahlen als Excel, die wieder ins Controlling-Tool eingespeist werden). Das Konzept sollte die IT-Landschaft beschreiben: Welche Module werden genutzt (Warenwirtschaft, Kassensystem, HACCP-Doku, Personalzeit vielleicht)? Sind sie vernetzt? – Integration ist ein Kernpunkt, da Insellösungen Mehrarbeit bedeuten.

• Beispiel Vernetzung: Wenn das Kassensystem mit dem Warenwirtschaftssystem kommuniziert, kann Letzteres automatisch Lagerbestände anhand Verkäufen anpassen und Auswertungen z.B. zu Rohwareneinsatzquote erstellen. Auch die digitale Lieferantenbewertung kann implementiert werden (System merkt, Lieferant XY hatte 3x zu spät geliefert, meldet Alarm).

• Temperatursensoren in Kühlräumen, TK-Truhen, Warmhaltegeräten: Sie übertragen permanent Werte an ein zentrales System. Bei Über-/Unterschreiten von Grenzwerten (Kühlung zu warm) gibt es Sofortalarm per SMS/E-Mail an Verantwortliche. Das verhindert, dass ein nächtlicher Ausfall unbemerkt bleibt und morgens verdorbene Ware vorgefunden wird.

• Elektronische HACCP-Fühler: Es gibt auch smarte Thermometer für Stichproben, die via Bluetooth ans System die Messwerte senden – so spart man sich das manuelle Notieren und etwaige Zahlendreher.

• Gerätevernetzung: Moderne Kombidämpfer oder Spülmaschinen sind netzwerkfähig. Sie können ihren Status melden (z.B. Wartung fällig, Störung aufgetreten). Das kann ins FM-Störmeldesystem integriert werden – praktisch bedeutet das: Der Techniker weiß sofort, wenn Gerät ausfällt, oder die Wartungsintervalle werden automatisch gemeldet. Auch kann man Rezepte und Garprofile zentral in die Geräte spielen (sinnvoll bei mehreren Kantinenstandorten: Standardisierung der Qualität).

• Kundenbewegungen per IoT: In manchen fortschrittlichen Kantinen testet man Systeme, die erkennen, wie stark frequentiert die Kantine gerade ist – z.B. via Bewegungssensoren an Türen oder WLAN-Nutzerzählung. Daraus kann eine Live-Auslastungsanzeige generiert werden („Ampel: Grün – wenig los, Rot – voll“), die Mitarbeiter via Intranet/App einsehen können. So verteilen sich Gäste besser (Vermeidung Stoßzeitpeak) – sowohl Serviceentlastung als auch Corona-Abstandsvorteil damals. Solche Innovationen kann man optional andenken.

• Speiseplan anzeigen (mit Nährwerten, Allergenen, vielleicht Bildern der Gerichte).

• Feedback abgeben (Sternebewertung pro Gericht, Kommentare).

• Bestellung vorab (vor allem für Sonderbestellungen wie vegetarisches Menü reservieren, oder Tischreservierung falls großes Haus).

• Bezahlfunktion (Wallet aufladen, Code scannen statt Karte, etc.).

• Informationen zu Aktionen (Push-Nachricht „Grillfest nächste Woche“).

• Evtl. auch Bonusprogramme (z.B. jedes 10. Menü gratis, wenn Unternehmen das möchte).

Das Konzept sollte prüfen, ob die Einführung einer digitalen Plattform für Gäste Mehrwert bietet. Viele jüngere Mitarbeiter erwarten digitale Kommunikation statt Papier-Speiseplan am Schwarzen Brett. Die Integration dieser App mit dem Kassensystem erleichtert die Implementierung (z.B. QR-Code am Tisch scannen, Bestellung abschicken, Küche sieht es auf Tablet – es gibt Startups, die sowas anbieten analog Restaurant-Apps). Allerdings muss dies zur Kultur passen – in Fabriken ohne Smartphone am Arbeitsplatz eher schwierig.

• Self-Service-Kassen: Kunden ziehen ihre Gerichte z.B. über Barcode selbst drüber und zahlen mit Karte. Diese Kassen (ähnlich Supermarkt Self-Checkout) können Personal sparen, aber klappen nur, wenn Vertrauen und Kultur passen (Missbrauchsgefahr, aber in Unternehmensumfeld vielleicht geringer). Einige Betriebe stellten auf komplett bargeldlose Bezahlsysteme um – z.B. Drehkreuz mit Kartenscanner am Ausgang (System bucht Menüpauschale, erfordert aber Pauschalpreise oder Erkennung was auf Tablett). So radikale Ansätze muss man gut durchdenken und testweise einführen.

• Automaten und Smart Fridges: Außerhalb der Kantinenöffnungszeiten oder an dezentralen Orten können Smart Fridges angeboten werden: Kühlschränke, die mit RFID erkennen, was entnommen wurde und automatisch abrechnen (z.B. Mitarbeiterkarte öffnet Kühlschrank, nimmt Sandwich, dieses ist getaggt und wird verbucht). Solche Systeme sind noch teuer, aber könnten Teil eines innovativen Versorgungskonzepts sein (gerade in Firmen mit 24/7 Betrieb).

• Küchenrobotik: Während im klassischen Restaurant schon Burger-Brat-Roboter experimentiert werden, ist in der Gemeinschaftsverpflegung Robotik noch selten. Denkbar sind automatische Salatausgabestationen (Gast wählt per Touchscreen Zutaten, Maschine mischt Salat – Pilotprojekte existieren) oder autonome Reinigungsgeräte (Bodenreinigungsroboter in großen Kantinenhallen nachts). Das Konzept kann hier Zukunftspotenzial anreißen, aber für den Plan in den nächsten Jahren ist der praktische Einsatz wohl beschränkt. Dennoch: das Bewusstsein, Entwicklungen zu beobachten (z.B. KI-optimierte Speisepläne basierend auf Wetter und Vorlieben, oder Einsatz von Virtual Reality für Mitarbeiterschulungen in Hygiene) zeigt die Innovationsbereitschaft der FM-Abteilung.

Digitalisierung ermöglicht auch eine bessere Datenaufbereitung für Stakeholder: Ein Echtzeit-Dashboard könnte z.B. dem Management zeigen, wie viele Gäste heute kamen, wie hoch die Zufriedenheit war (falls digital erfasst). Das FM-Reporting kann anschaulicher werden. Auch für die Gäste selbst: ein Display am Eingang zeigt „Heute schon 250 Essen verkauft, somit 30 kg CO₂ eingespart im Veggie-Day!“ – solche Sachen fördern Bewusstsein und Transparenz. Einige Kantinen nutzen Displays für Live-Kommunikation: Wartezeit ab Kasse noch X Minuten; oder Restportionen: „Von Gericht A noch 20 verfügbar“. Auch digitale Speiseanzeigen über der Ausgabe (Bild vom Gericht, Lauftext mit Inhaltsstoffen) tragen zur modernen Anmutung bei.

Das Konzept muss anmerken, dass alle digitalen Helfer auch Risiken mit sich bringen (IT-Ausfall, Datenlecks). Daher: Backup-Lösungen bereithalten. Z.B. falls Kassensystem ausfällt, auf Notfallblock manuell schreiben; wenn HACCP-Tablet streikt, gibt’s Papierliste als Fallback. Datenschutz muss gewährleistet sein – eine enge Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten ist nötig beim Einführen von Apps oder Monitoring, insbesondere bei allem, was Mitarbeiterverhalten betrifft. Die Mitbestimmung nach BetrVG §87 ist zu beachten (Betriebsrat entscheidet mit über technische Überwachungssysteme). Hier hilft es, früh zu informieren und vielleicht gemeinsame Lösungen (z.B. Datenauswertung nur anonymisiert etc.) zu finden.

• Pop-up und Aktionsstände: Z.B. einmal im Monat kommt ein Foodtruck auf den Hof mit Streetfood, oder es gibt ein Guest Chef-Programm wo ein bekannter Koch ein Menü kreiert – das bringt Abwechslung und PR-Effekt.

• Indoor-Farming: Manche Unternehmen bauen in oder nahe der Kantine Kräuter oder Gemüse an (Hydroponik-Schränke als Showelement). Das ist nachhaltig und pädagogisch (die Mitarbeiter sehen z.B. Basilikum wächst hier für die Pasta).

• Zero-Waste-Konzepte: Apps wie Too Good To Go oder eigene Initiativen, bei denen überschüssiges Essen am Nachmittag günstiger verkauft wird statt wegzuwerfen. Oder Bring your own container: Mitarbeiter dürfen eigene Gefäße für To-Go mitbringen, was Müll spart – hierfür muss aber Hygiene (kein Kontakt des Fremdbehälters mit Buffet) beachtet werden.

• Payment via Payroll: Eine Innovation mancher Firmen: die Kantinenzahlungen werden nicht bar oder per Karte beglichen, sondern gesammelt und vom Gehalt am Monatsende abgezogen (steuerlich max. Sachbezugsfreigrenze). Das ist komfortabel für Mitarbeiter (kein Bezahlen vor Ort nötig). Allerdings braucht’s dafür IT-Schnittstelle HR <-> Kantine. Sollte kurz im Konzept erwähnt werden, ob gewünscht oder nicht.

• Marktplatz-Konzepte: Statt einer Betreibergastronomie könnte man – insbesondere bei sehr großen Campus – ein Food-Court Modell betreiben, wo mehrere Anbieter (ggf. externer Franchise wie ein Subway, eine Kaffeebar-Kette etc.) innerhalb der Kantine koexistieren. Das gibt Vielfalt, aber organisatorisch schwieriger (Mietverträge, Abstimmung, Konkurrenz). Eher selten in DE, aber die Idee darf man kennen.

• Trendscouting: Teil des Konzepts ist auch, wie man zukünftige Trends erkennt und implementiert. Vielleicht richtet man einen Erfahrungskreis Betriebsgastronomie ein (so im Menu gesehen: Erfa-Kreis), wo sich Verantwortliche austauschen. Oder man besucht Fachmessen (Internorga etc.) und wertet Neuheiten aus. Innovationsmanagement in der Kantine heißt z.B. 1x pro Quartal ein neues Feature testen (sei es ein neues Gericht, ein digitaler Prozess, ein Event). Das hält die Kantine modern.

Abschließend kann man festhalten, dass Digitalisierung Werkzeug und Enabler ist, um die anspruchsvollen Ziele (Qualität, Effizienz, Transparenz) zu erreichen. Sie ersetzt aber nicht den Faktor Mensch – eine tolle App nützt nichts, wenn das Essen nicht schmeckt. Daher soll Technologie unterstützend und nicht Selbstzweck sein. Das Betriebskonzept setzt auf bewährte technische Lösungen (Warenwirtschaft, Kassensystem, digitale HACCP) und beobachtet neue Entwicklungen, um sie bei erwiesenem Nutzen einzuführen. So bleibt die Betriebsgastronomie am Puls der Zeit und kann auch für eine technikaffine Mitarbeiterschaft attraktiv gestaltet werden (Stichwort „Kantine 4.0“). Wichtig ist, die Akzeptanz bei Personal und Gästen zu beachten – jede Neuerung muss kommuniziert und ggfs. mit Schulung begleitet werden, damit sie wirklich Verbesserung bringt und nicht als zusätzlicher Ballast empfunden wird.

Nachhaltigkeit ist ein zentrales Thema unserer Zeit und gerade in der Gemeinschaftsverpflegung kann viel zur Schonung von Ressourcen beigetragen werden. Das Betriebskonzept muss Nachhaltigkeitsziele definieren und Maßnahmen festlegen, um ökologische und soziale Verantwortung umzusetzen. Viele Aspekte wurden bereits gestreift (regionale Produkte, Energiesparen etc.), hier fassen wir sie systematisch zusammen und ergänzen weitere:

• Reduktion von Food Waste: Lebensmittelverschwendung in Kantinen ist ein ethisches und ökonomisches Problem. Durchschnittlich landen in Großküchen bedeutende Mengen an zubereitetem Essen im Müll (überproduktion, Tellerreste). Das Konzept sollte das Ziel formulieren, Food Waste drastisch zu reduzieren. Maßnahmen umfassen: präzise Bedarfsermittlung (siehe Digitalprognosen), kleinere Portionseinheiten anbieten (z.B. zwei Größen, Nachschlag bei Bedarf – so nimmt niemand mehr als er isst), Mitnahme erlauben (Einrichtung eines „Restetisches“ nach 13:30, wo übrig gebliebene Speisen für Mitarbeiter kostenfrei oder gering bepreist mitgenommen werden können – unter Beachtung Hygiene: kühlen und schnell konsumieren), Kooperation mit Foodsharing-Initiativen (einige Kantinen spenden Überschüsse an Tafeln etc., muss aber logistisch und rechtlich passen). Ebenso Gäste einbinden: z.B. Kampagne „Nimm was Du isst – iss was Du nimmst“ zur Sensibilisierung. Monitoring ist wichtig: indem man täglich misst, wie viel vom Buffet übrig blieb und wie viel Tellerabfälle anfallen, kann man gegensteuern. Ein Waste-Coach könnte periodisch analysieren und das Team schulen.

Die ökologischen Vorteile davon sind klar: weniger Abfall = weniger Entsorgungsaufwand und klimaschädliche Zersetzung. Auch ökonomisch: man spart Einkaufskosten, wenn weniger weggeworfen wird. Dies lässt sich als Kennzahl verfolgen (z.B. Speiseabfälle in Gramm pro Essen, Ziel unter 100g/Essen).

• Klimafreundliche Speisen: Über die Angebotsgestaltung kann der CO₂-Fußabdruck der Kantine reduziert werden. Beispielsweise, indem der Fleischanteil im Sortiment verringert wird (Fleisch hat i.d.R. viel höhere Emissionen als pflanzliche Alternativen). Das Konzept könnte Zielwerte setzen, z.B. „drei vegane/vegetarische Tage pro Woche“ oder „max. 20% Rindfleischgerichte im Monat“. Ebenfalls sinnvoll: Saisonkalender folgen – keine Erdbeeren im Dezember (importiert per Flug). Regionale Produkte vermeiden lange Transportwege. Wenn möglich, Bio-Qualität für bestimmte Warengruppen (Bio-Gemüse, Fair-Trade-Kaffee etc.), wobei dies Abwägung Preis vs. Anspruch ist.

Manche Kantinen zeigen CO₂ je Gericht – dann wählen viele Gäste freiwillig klimafreundlicheres. Auch ein "Klimamenü der Woche" (besonders emissionsarm) kann beworben werden. Es gibt Tools, um Emissionen pro Zutat zu berechnen; diese kann man im Hintergrund nutzen, um z.B. Gerichte zu optimieren (vielleicht Erbseneintopf statt Rindereintopf ins Programm, weil Faktor 10 weniger CO₂).

• Energie- und Wasserverbrauch senken: Großküchen sind energieintensiv (Kühlen, Kochen, Lüften) und wasserintensiv (Spülen). Das Konzept sollte Maßnahmen für einen energieeffizienten Betrieb aufzählen: z.B. Schulung der Mitarbeiter, Geräte nur bei Bedarf laufen zu lassen (viele Küchen lassen z.B. den Herd den ganzen Vormittag an, anstatt punktuell – hier kann Timertechnik helfen). Nutzung von Restwärme: moderne Lüftungsanlagen können Abwärme aus der Küche zurückgewinnen und für Warmwasser nutzen. LED-Lampen im Kantinenraum sind Standard. Bewegungsmelder steuern Licht in Nebenräumen. Wasser sparen: Vorspülen mit Brause im Spülbecken nur mit Sprühpistole mit Sparstrahl, keine durchlaufenden Wasserstrahlen. Spülmaschine nur voll beladen starten. Eventuell Anlagen zur Wasseraufbereitung (Osmose für bessere Spülergebnisse, Regenwassernutzung für WC?). Diese einzelnen Maßnahmen summieren sich. Das FM-Energiemanagement sollte die Kantine als separaten Verbrauchsposten tracken, um gezielt Optimierungen anzugehen.

• Abfallmanagement und Recycling: Jenseits von Speiseabfällen fällt Verpackungsmüll (von Lieferungen), Einweggeschirr (falls To-Go) etc. an. Das Konzept muss eine Abfalltrennung konsequent etablieren – in Küche (Pappe, Glas, Metall, Kunststoff, Bio) und ggf. im Gastraum (für Gäste zumindest Rückgabe von Glasflaschen separat, falls verkauft). Für Speisereste (Bioabfall) sollte geprüft werden, ob eine Verwertung möglich ist – viele Kommunen haben Vergärungsanlagen, die aus Kantinenabfällen Biogas erzeugen. Man könnte mit Entsorger Verträge schließen, und als Benefit gilt es oft als Recyclingquote. Wichtig: Kühlmöglichkeiten für Abfall, um Hygiene zu sichern, hatten wir.

Umstellung auf Großgebinde (Gewürze, Öl etc. nicht in Kleinflaschen sondern Kanister, Milch vom Milchmann im Tank statt 1000 Packungen – in manchen Kantinen gibt’s sowas), Mehrwegsysteme (z.B. Pfand-Boxen fürs To-Go Essen statt Wegwerfschalen – es gibt inzwischen überregionale Systeme wie Relevo, die Schalen bereitstellen, Pfand via App verwalten, Abholung zur Reinigung organisieren). Auch im Kleinen: echte Geschirr/Metallbesteck statt Einweg (was Standard ist, aber z.B. bei Sommerfesten darf man auch dran denken). Selbst Kaffeemilch: Weg von Einportionen-Plastikdöschen hin zu Kännchen. Solche „Zero Waste“ Ansätze sollte das Konzept fördern.

• Mitarbeitergesundheit und Wohlbefinden: Dies war schon ein Ziel – hier nochmal im Kontext Nachhaltigkeit: Ein verlässlich gesundes Verpflegungsangebot trägt zur langfristigen Gesundheit der Belegschaft bei (reduziert Zivilisationskrankheiten). Das entlastet auch die Sozialsysteme und macht das Unternehmen nachhaltig erfolgreich durch weniger Krankheitsausfälle. Also kann man das als Nachhaltigkeitsbeitrag werten. Betriebe können z.B. das Kantinenkonzept in ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) integrieren und z.B. Krankenkassenzuschüsse dafür nutzen (Präventionsgesetz erlaubt Förderung gesundheitsförderlicher Kantinenangebote, wie in DGE-Qualitätsstandard erwähnt).

• Zufriedenheit und Gemeinschaft: Eine gut geführte Kantine erhöht die soziale Nachhaltigkeit im Unternehmen – sie schafft Gemeinschaft über Abteilungen hinweg. Das ist schwer messbar, aber essenziell. Man könnte Kennzahlen wie Zufriedenheitsindex der Mitarbeiter in Engagement-Surveys heranziehen, wo Kantine ein Faktor ist.

• Fairness und ethische Beschaffung: Nachhaltigkeit umfasst auch die Lieferkette. Wo immer möglich, sollte das Konzept auf fair gehandelte Produkte setzen (z.B. Kaffee, Tee, Schokolade Fair Trade; Fisch aus nachhaltigem Fischfang mit MSC-Siegel; Eier aus Boden- oder Freilandhaltung keine Käfighaltung; Fleisch aus Tierwohl-Programmen). Auch wenn es teurer ist, kann das Unternehmen damit seiner ethischen Verantwortung gerecht werden und gegenüber Mitarbeitern kommunizieren: "Wir stehen für Verantwortung – auch auf dem Teller." Das schlägt Brücke zur Unternehmens-CSR-Strategie.

Einkauf bei lokalen Bauern stärkt die Region (sofern praktikabel). Oder Zusammenarbeit mit Behindertenwerkstätten (z.B. Kuchen von dort beziehen) – das sind soziale Aspekte. Teilweise kann die Kantine auch Inklusion betreiben, indem Menschen mit Behinderung dort arbeiten (es gibt integrative Betriebe, oder man schafft einen Arbeitsplatz für z.B. einen Mitarbeiter mit Handicap im Spülbereich etc.). Solche Ansätze könnte man im Konzept erwähnen, falls Unternehmen Wert auf Inklusion legt.

Da Unternehmen heute meist Nachhaltigkeitsberichte erstellen, sollte die Kantine Kennzahlen liefern, z.B.: CO₂-Einsparung durch Veggie-Angebote, Bio-Anteil der Lebensmittel, Anteil regionaler Lieferanten, Abfall pro Gast, Anzahl gesunder Optionen pro Woche, etc. Einige dieser Daten kann man aus der Kantinen-IT ziehen oder durch regelmäßige Erhebungen. Das Konzept sollte definieren, welche Kennzahlen zur Nachhaltigkeits-Performance der Kantine erhoben werden und wie sie verbessert werden sollen (Zielwerte). Etwa: „Reduktion Speiseabfall um 20% im ersten Jahr“ oder „Steigerung Bio-Anteil auf 30% in zwei Jahren“.

Nachhaltigkeit gelingt besser, wenn alle mitmachen – auch die Gäste. Aktionen wie Veggie-Tag, Informationstafeln (etwa „Wussten Sie, dass 1kg Rind so viel CO₂ wie 80km Auto verursacht? Unser heutiges Linsencurry verursacht 90% weniger.“) können Verhaltensänderung fördern. Manche Firmen geben auch monetäre Anreize: z.B. vegetarisches Menü etwas günstiger anbieten als Fleisch (Klimarabatt). Oder Mitarbeiter, die eigene Gefäße mitbringen, bekommen Bonuspunkte. Das Konzept kann kreative Ideen vorschlagen, um eine nachhaltige Esskultur zu etablieren. Ein extremer innovativer Vorschlag war mal Fleisch-Freitage (statt freiTage) – aber sowas muss zur Kultur passen, sonst gibt es Unmut (man denke an polit. Diskussionen).

Letzten Endes sollte die Betriebsgastronomie als Leuchtturmprojekt der Nachhaltigkeit im Unternehmen fungieren können. Hier sieht man Nachhaltigkeit direkt: im täglichen Essen. Es ist eine Chance, das abstrakte Thema greifbar zu machen. Ein erfolgreiches nachhaltiges Kantinenkonzept kann vom Unternehmen auch nach außen dargestellt werden (Green Branding) – viele tun dies, indem sie DGE-Zertifikate oder Auszeichnungen (z.B. „Beste Biokantine“ Wettbewerbe) erlangen und im Nachhaltigkeitsbericht erwähnen.

Das Betriebskonzept stellt damit sicher, dass ökologische und soziale Verantwortung integraler Bestandteil der Betriebsgastronomie sind – nicht als add-on, sondern in den Prozessen verankert (von Einkauf über Zubereitung bis Entsorgung). Nachhaltigkeit ist kein Widerspruch zu Genuss und Wirtschaftlichkeit, sondern ein Qualitätsmerkmal, das zunehmend auch von Mitarbeitern erwartet und wertgeschätzt wird.

Um den Erfolg der Betriebsgastronomie messbar zu machen und eine stetige Optimierung zu ermöglichen, sind Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) und regelmäßiges Monitoring unerlässlich.

• Kundenzufriedenheit: Ermittelt z.B. durch regelmäßige Umfragen oder kontinuierliches Feedback. Kann ausgedrückt werden als Durchschnittsnote (z.B. 1-5) oder als NPS (Net Promoter Score) – Prozentsatz der Gäste, die die Kantine weiterempfehlen würden minus der Kritiker. Ziel: hohe Zufriedenheit, im grünen Bereich. Als Frühindikator kann auch die Beschwerdequote dienen (Anzahl Reklamationen pro 1000 Essen). Sollte sehr niedrig sein; einzelne Beschwerden werden qualitativ ausgewertet.

• Durchschnittliche Gästezahl pro Tag / pro Mahlzeit: Zeigt die Nutzung des Angebots. Kann relativ gesetzt werden zur Gesamtbelegschaft: Teilnahmequote in %. Ziel wäre z.B., dass mindestens 50% der Anwesenden täglich die Kantine nutzen – bei deutlicher Abweichung (z.B. nur 20%) müsste man Ursachen erforschen (liegt es am Angebot, am Preis?).

• Wartezeit an Kasse/Essensausgabe: Servicekennzahl, evtl. gemessen durch sporadische Beobachtungen oder modern per Sensor. Z.B. "95% der Gäste warten <5 min in Schlange". Wird das überschritten, gilt es Prozesse/Personal anzupassen. Auch die Öffnungszeiten-Einhaltung (kein vorzeitiges Schließen) und Verfügbarkeit aller Gerichte bis nahe Schließzeit sind qualitative KPIs.

• Speisenqualität-Bewertung: Dies ist schwer als Zahl zu messen außer über Zufriedenheitsumfragen je Gericht. Manche Betriebe machen z.B. tägliche Bewertungskarten, um einen Geschmacksindex pro Menü zu erhalten. Man könnte auch interne Prüfungen machen (Küchenchef beurteilt nach vorgegebenem Schema). Ein pragmatischer KPI: Anteil der Retoure-Essen (also Teller, die fast unberührt zurückkommen – Zeichen, dass es nicht schmeckte). Sollte sehr gering sein.

• Wareneinsatzquote (Food Cost Ratio): Anteil der Warenkosten am Umsatz. In kommerzieller Gastronomie ein Hauptindikator, in der Betriebsgastronomie wegen Subvention verzerrt, aber dennoch Indikator für Wirtschaftlichkeit. Typisch angestrebt: ~30% bis 40% je nach Konzept. Ist sie deutlich höher (50%+), kann das auf ineffizienten Einkauf oder viel Abfall hindeuten. Ist sie zu niedrig, könnte es sein, dass Qualität leidet (billige Zutaten). Mit WWS-Daten kann man das monatlich berechnen.

• Personalkostenquote: Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz oder pro ausgegebenem Essen. Auch diese muss beobachtet werden, da Personal teuerster Faktor ist. Allerdings im Sozialbetrieb gewollt unterstützt. Für interne Vergleiche aber relevant (z.B. bei Outsourcing-Überlegungen wird oft mit Personalkostendifferenz argumentiert).

• Subventionsbedarf pro Essen: Bei finanzieller Betrachtung wichtig für Unternehmen: Wie viel legt die Firma pro Essen drauf (wenn überhaupt)? Das kann aus Gesamtkosten minus Erlösen/Anzahl Essen ermittelt werden. Wenn Ziel ist, ein bestimmtes Budget einzuhalten, muss man diesen Indikator steuern. Manche Unternehmen deckeln Subvention pro Essen z.B. auf 2 €. KPI auch: Deckungsbeitrag der Kantine (Erlöse – variable Kosten). Einnegativer Deckungsbeitrag wird durch Subvention beglichen.

• Anteil Bio-/Regional-Einkauf: Für Nachhaltigkeitsreporting – wie viel vom Wareneinkauf (in € oder %) ist zertifiziert bio oder aus Region. Zielvorgaben können hier gesetzt sein (z.B. 20% Bio-Quote).

• Food Waste pro Tag: Wie oben diskutiert, z.B. kg Speisereste, oder %-Anteil vom Gekochten der weggeworfen wird. Ziel: Minimierung. Wird gemessen durch Abfallwiegung oder Schätzung.

• Hygiene-KPIs: z.B. Ergebnis interner Audit in % (Checkliste mit 100 Punkten, erreicht 95), Anzahl von Abweichungen in Behördenkontrolle (Ziel: 0 gravierende, max. 1-2 geringfügige), Mitarbeiterteilnahme an Schulungen (Ziel 100% jedes Jahr geschult). Auch simpler: Keine Erkrankungsausbrüche – wobei das eher ein Ziel als KPI ist (glücklicherweise selten, daher eher qualitatives Ziel "Lebensmittelsicherheit gewährleistet").

• Gerätestandzeiten/Störungen: Für den operativen Betrieb interessant – wie oft fällt z.B. Spülmaschine aus (Ziel: <1x pro Quartal). Wie viele Stunden Produktionsausfall durch Technik? Das geht schon ins FM-KPI (Verfügbarkeit Anlagen). Hierzu das FM-Team Kennzahlen liefert.

• Innovationskennzahlen: Eher weich, aber man könnte tracken: neue Gerichte eingeführt pro Jahr, Mitarbeiterideen umgesetzt, etc., um zu sehen ob KVP lebt.

Es empfiehlt sich, Zielwerte für wesentliche KPIs festzulegen, am besten in Absprache mit Stakeholdern (Geschäftsführung, Betriebsrat). Z.B.: Mitarbeiter-Zufriedenheit mit Kantine >= 80% "gut/sehr gut" in Umfrage; Wareneinsatz max. 40% vom Umsatz; Food Waste < 5% der produzierten Menge; 100% Hygiene-Compliance; Teilnehmerquote steigern auf 60%. Diese Ziele geben Orientierung und können jährlich überprüft und angepasst werden.

• Das Konzept soll darstellen, wie Daten erhoben werden. Vieles kann automatisiert: Kassensystem liefert Umsatz und Essenszahlen täglich; WWS kann Wareneinsatz ausrechnen; Feedback-App liefert Zufriedenheitswerte laufend. Für andere braucht man manuelle Methoden: z.B. Wiegung Abfall – das macht das Personal am Ende des Tages (vielleicht einmal pro Woche als Stichprobe).

• Ein monatlicher Bericht (z.B. „Kantinenreport“) wird empfohlen. Adressaten: FM-Leitung, ggf. Geschäftsleitung, Betriebsrat (sofern vereinbart) und natürlich intern für das Kantinenmanagement selbst. Dieser Bericht enthält: kurze Kommentierung des Monats (besondere Ereignisse, z.B. Grippewelle – wenig Gäste, oder Sommerfest – Sonderverpflegung), dann Kennzahlen in Tabellen/Grafiken mit Vergleich zum Vormonat und Vorjahr und zu Zielen.

• Beispiel: Monatsreport Juli 2025 – Ø Gäste/Tag: 480 (Ziel 500, Vj 450); Zufriedenheitsquote: 93% gut (steigend, dank neuem Wok-Angebot); Wareneinsatz: 38% (unter Ziel 40%); Speiseabfall: 4,5 kg/Tag (leicht höher durch Hitzewelle, weniger Appetit – anpassen!). Maßnahmen/Ausblick: ... etc. So ein Bericht schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Neben dem monatlichen taktischen Reporting sollte es jährlich einen Review geben – z.B. im Rahmen von Managementbewertung (falls ISO 9001 System). Darin wird grundsätzlich geschaut: Hat die Kantine die strategischen Ziele erreicht? Passt das Konzept noch? Gibt es neue Anforderungen (z.B. durch Mitarbeiterwachstum muss Kantine erweitert werden)? In dieses Jahresfazit fließen dann auch externe Benchmarks ein – man kann sich z.B. mit Branchendaten vergleichen: wie hoch ist in anderen Betriebsrestaurants der Umsatz pro Kopf oder die Kosten pro Essen? Manche Verbände (z.B. Deutscher Caterer Verband) liefern Kennzahlenvergleiche, oder man zieht externe Berater hinzu.

Daten alleine bringen nur was, wenn man daraus Verbesserungsmaßnahmen ableitet. Deshalb sollte im Konzept verankert sein, dass es regelmäßige KVP-Meetings gibt – z.B. einmal im Quartal ein Treffen Kantinenleitung mit FM-Controller und vielleicht einem Vertreter der Mitarbeiter (Kantinenbeirat), um die Performance durchzugehen und wo nötig Aktionen zu beschließen. Beispiel: Wartezeiten sind konstant etwas über Ziel – Maßnahme: eine zusätzliche Kassenkraft 12:00-12:30 für die Spitzenzeit einstellen (im Budget einplanen). Oder Zufriedenheit mit Geschmack sinkt – Maßnahme: Schulung der Köche, Rezeptüberarbeitung, evtl. Umfrage was fehlt (vielleicht vermissen Leute ein bestimmtes Gericht).

Ein Formblatt für Verbesserungsmaßnahmen kann eingeführt werden, das Problem, Ursache, Maßnahme, Verantwortlicher, Termin dokumentiert – klassisches Qualitätsmanagement-Instrument.

Auch Mitarbeiterideen gehören in KVP: z.B. ein Koch schlägt vor, den Braten anders zuzubereiten, um saftiger zu werden -> Testlauf, wenn erfolgreich, Standard ändern. Oder eine Kassiererin merkt, viele fragen nach einem kleineren Salatteller – Idee: Einführung eines kleinen Salattellers günstiger => umgesetzt, Kennzahl: Saladumsatz steigt.

Neben internen Kontrollen ist es sinnvoll, das System auch von außen prüfen zu lassen, z.B. durch interne Revision oder externe Auditoren. In einem großen Konzern schaut vielleicht alle paar Jahre mal die interne Revision auf die Betriebsgastronomie – da sollte man dann alle Zahlen schön parat haben und Regelkonformität beweisen (z.B. dass alle Ausschreibungsregeln eingehalten wurden beim Einkauf usw., aber bei Eigenbetrieb weniger Thema; bei Fremdcaterer durchaus Kontrolle der Vertragserfüllung). Externe Zertifizierungen (ISO 22000 für Lebensmittelsicherheit, oder der DGE-Standard) bringen ebenfalls Audits mit sich, die Verbesserungspotenzial aufzeigen. Das Konzept strebt an, solche Audits zu bestehen und als Lernchance zu nutzen.

Falls die Kantine durch einen Caterer betrieben wird, sind Kennzahlen auch in den Vertrag aufzunehmen als Service Level Agreements. Z.B. Zufriedenheit > 80%, Strafe wenn drunter oder Hygieneaudit-Noten <2,0. Monitoring erfolgt dann gemeinsam – der Caterer berichtet Kennzahlen, das Unternehmen überwacht und führt eigene Stichproben. Das Konzept sollte hier vorsehen, welche KPIs dem Caterer vorgegeben werden und wie die Zusammenarbeit im Reporting ist (z.B. monatliches Jour Fixe mit Caterer-Manager).

Es ist sinnvoll, einige Kennzahlen nicht nur intern zu behalten, sondern auch den Nutzern zu kommunizieren – natürlich auf positive Weise. Beispielsweise: “Bereits 60% unserer Zutaten kommen aus der Region – Ziel sind 70% im nächsten Jahr.” oder “Ihre Zufriedenheit ist uns wichtig: letzte Umfrage ergab Note 1,8 – danke, wir arbeiten weiter an noch besserem Service!”. So sehen Mitarbeiter, dass Feedback aufgenommen wird und die Kantine transparent agiert. Eine Pinwand oder ein Abschnitt in der Mitarbeiterzeitung könnte dafür genutzt werden.

Zusammengefasst etabliert das Betriebskonzept ein Regelkreis aus Messen -> Bewerten -> Verbessern. Diese Managementmethodik stellt sicher, dass die Betriebsgastronomie nicht statisch bleibt, sondern sich kontinuierlich am Optimum ausrichtet und auf Veränderungen reagieren kann. Sie schafft auch Vertrauen gegenüber der Unternehmensleitung, da klar belegt werden kann, was mit den investierten Mitteln erreicht wird (z.B. „durch Optimierung X konnten Kosten um Y gesenkt werden bei gleichbleibender Qualität“).

Kennzahlen sind also Steuerungsinstrumente – aber man darf nie vergessen, hinter jeder Zahl stehen Menschen (Gäste wie Mitarbeiter). Daher sollten KPIs mit Augenmaß eingesetzt werden: Der Fokus liegt auf Zufriedenheit und Qualität, die Zahlen sollen dies unterstützen, nicht verdrängen. In der Praxis hat sich gezeigt: Wo akribisch gemessen wird, steigt auch die Aufmerksamkeit für Verbesserungen (man spricht vom Hawthorne-Effekt – allein das Beobachten verändert das Verhalten). Also wird das Team schon aus Eigenantrieb versuchen, z.B. Abfall zu reduzieren, wenn sie wissen, dass es gemonitort wird und sie eigene Ideen einbringen können.

Trotz bester Planung können in einem laufenden Kantinenbetrieb unvorhergesehene Ereignisse eintreten, die den Betrieb gefährden oder stören. Ein umfassendes Betriebskonzept muss daher ein Risiko- und Notfallmanagement enthalten, um vorbereitet zu sein und im Ernstfall schnell und richtig zu reagieren. Dies betrifft sowohl lebensmittelsicherheitliche Risiken (z.B. Vergiftungsfälle) als auch betriebliche Risiken (Technikausfall, Brand, personelle Engpässe). Im Folgenden werden die wichtigsten Szenarien und entsprechende Vorsorgemaßnahmen sowie Notfallpläne dargelegt.

• Lebensmittelintoxikation / -infektion: z.B. massenhafte Übelkeit bei Gästen aufgrund kontaminierter Speise (z.B. Salmonellen in Geflügel). Wahrscheinlichkeit bei guter Hygiene gering, Auswirkung aber hoch (Gesundheitsschäden, Vertrauensverlust, evtl. behördliche Schließung).

• Allergischer Schock bei Gast: falls z.B. Allergen deklariert war und doch vorhanden oder Gast unbeabsichtigt etwas Falsches isst. Extrem selten, aber sehr ernst (lebensbedrohlich).

• Brand in der Küche: Fettbrand oder Elektrobrand. Wahrscheinlichkeit moderat (Küchen sind brandgefährdet), Auswirkung hoch (Feuerwehr, Betriebsunterbrechung, Gefahr für Leib/Leben).

• Stromausfall / Technikausfall: Strom weg -> Kühlung fällt aus, Kochgeräte gehen aus, Kassensystem tot. Kann von kurz (Minuten) bis lang (Stunden/Tage) gehen. Wahrscheinlichkeit Stromausfall länger als ein paar Minuten heute gering, aber möglich (Blackout). Auswirkungen: Speisen verderben, kein Kochen möglich -> evtl. Schließung bis behoben.

• Wasserversorgungsausfall / Kontamination: Kein Wasser bedeutet Hygieneproblem (nicht kochen, nicht spülen, Hände nicht waschen -> sofortiger Stop). Auch denkbar: Legionellenbefall im Warmwasser, etc. Eher selten, aber kritisch.

• Personalengpass extrem: Z.B. Grippewelle legt halbes Team lahm, oder Streik (wenn Fremddienstleister), oder plötzliche Kündigungen. Folge: Kantine kann evtl. nicht öffnen oder nur eingeschränkt.

• Evakuierung/Schließung der Räumlichkeiten: etwa durch externen Notfall (Chemieunfall auf Werksgelände -> Gebäude gesperrt, oder bauliche Mängel entdeckt -> Schließung von Mensa bis Reparatur).

• IT-Ausfall (Cyberangriff): z.B. Kassensystem unbrauchbar, Bestellwesen offline (im Worst Case hat man dann aber immer noch Kochen, nur Abrechnung/Planung gestört).

Für jedes identifizierte Risiko wird eine Bewertung vorgenommen (Risiko-Matrix). Hohe Risiken müssen mit Notfallplänen abgedeckt werden.

• Lebensmittelvergiftungs-Verdacht: Sobald mehrere Personen Symptome melden, die möglicherweise mit dem Essen zusammenhängen, ist Alarmstufe. Der Plan: 1) Sofort Info an Betriebsarzt / Sanitäter zur Versorgung der Betroffenen. 2) Kantinenleiter informiert Gesundheitsamt und Lebensmittelüberwachung unverzüglich (Meldepflicht). 3) Ausgabe des verdächtigen Essens sofort stoppen, vorhandene Reste sichern (für Analyse). 4) Rückstellproben dem Amt übergeben zur Untersuchung. 5) Transparent an Belegschaft kommunizieren (via E-Mail oder Aushang: „Es gab heute Vorfälle von Unwohlsein nach dem Essen, wir untersuchen, bitte meldet euch beim Betriebsarzt wenn...“). 6) Zusammenarbeit mit Behörden bei Ursachenfindung. 7) Cateringbetrieb ggf. vorübergehend schließen, gründliche Reinigung/Desinfektion aller Bereiche, Überprüfung aller Prozesse. 8) Nach Aufklärung – Ursachen beseitigen (z.B. Liefercharge verdorben, Lieferant wechseln; oder Kühlketteproblem, reparieren). 9) Vertrauen zurückgewinnen: evtl. externes Gutachten vor Wiedereröffnung, Kommunikation offen (sofern rechtlich zulässig).

Dieser Plan muss fertig in der Schublade liegen, inklusive Kontaktliste (Gesundheitsamt, Behörden, interne Entscheider). Wichtig: Ein solcher Vorfall hat auch PR-Relevanz – die Unternehmenskommunikation sollte involviert sein, um Gerüchte zu managen (im Intranet etc.).

• Allergie-Notfall: Plan: Kantinenpersonal erkennt Notfall (Person mit Atemnot, anaphylaktischer Schock) -> sofort Notruf 112, falls vorhanden Notfallset (Adrenalin-Pen) nutzen, Erste Hilfe leisten. Parallel prüfen, was die Person gegessen hat für Info an Ärzte. Präventiv: immer Allergene korrekt kennzeichnen, Personal schulen Alarmsymptome zu erkennen. Eher Teil der Erste-Hilfe-Schulungen.

• Brand: Hier greift der allgemeine Gebäude-Notfallplan, aber speziell Küche: alle Mitarbeiter wissen, wo Löschdecke und Feuerlöscher sind, Kleinbrände (Fettbrand) ersticken mit Decke oder speziellen Fettbrand-Löscher, keinesfalls Wasser. Sonst Brandmeldeanlage alarmiert eh Feuerwehr. Wichtig: Evakuierung Gastbereich geordnet (ggf. Hausalarm). Der Notfallplan schreibt z.B. vor: Küchenleiter übernimmt Räumung Gastraum, Köche treffen am Sammelplatz und überprüfen Vollzähligkeit Team, einer hat Aufgabe Gaszufuhr abzudrehen (not-Aus). Nach dem Brand: Betriebsleitung entscheidet über Fortführung (wahrscheinlich Tage zu wegen Reinigung/Reparatur, dann Notfallverpflegung organisieren – siehe unten Business Continuity).

• Stromausfall: Kurzfristig < 1h während Kochzeit: ggf. Wechsel auf Gas-Notkocher, falls vorhanden, oder improvisierte kalte Küche (Brote schmieren) falls länger. Wenn absehbar länger: Mitarbeiter per Mail informieren "heute leider nur kaltes Speisenangebot wegen Stromausfall". Kühlhäuser möglichst geschlossen halten (halten Kälte einige Stunden). Notstrom wenn vorhanden nutzen für kritische Kühlgeräte. Eventuell Trockeneis bei längerem Ausfall organisieren. Sollte es >4h dauern, muss man vermutlich Essen extern besorgen (z.B. Pizza-Service beauftragen) – das könnte Teil des Plan sein: Liste mit nahegelegenen Caterern, die in Not liefern könnten.

Es ist sinnvoll, in Kantine mindestens eine Notstrom-Steckdose an Kühlanlagen zu haben, falls Notstromaggregat im Gebäude vorhanden ist – Konzept sollte klären. Auch Notbeleuchtung im Gastraum (für geordnete Räumung) vorhanden.

• Wasserausfall: Falls kein Wasser = Hygieneproblem, ergo Speisenzubereitung nur, wenn absolut sicher (z.B. vorgegartes mit Einweggeschirr). Sonst Speisebetrieb einstellen, nur abgepacktes anbieten (Mineralwasserflaschen, Snacks). Plan: FM kontaktieren, Ursache und Dauer klären. Ab 1h+ Ausfall: Info an Mitarbeiter, alternative Verpflegung (z.B. Essensgutscheine für nahe Restaurants oder Bringdienste).

• Personalnotstand: Plan: Es gibt eine Liste von Springer-Kollegen (vielleicht aus benachbarter Kantine in anderem Standort, oder aus Verwaltung mit Kocherfahrung – je nach Firma). Man kann die Menüauswahl reduzieren (Not-Speiseplan mit nur 1-2 Gerichten, die auch mit halber Mannschaft machbar sind). Evtl. Catering zukaufen: z.B. im Notfall an Tag X Essen von externem Caterer komplett liefern lassen (Cook&Chill), und eigenes Team macht nur Ausgabe. Verträge dafür vorher auf Abruf vereinbaren. Bei Streik: Hier wäre es am Unternehmen, notfalls Führungskräfte einzusetzen (ist vorgekommen) – aber realistischer ist, vorher Einigung zu suchen. Der Plan sollte auch enthalten: Ab wann wird an Geschäftsleitung eskaliert (z.B. wenn <50% Personal anwesend, Betrieb kann nicht sicher gefahren werden -> Entscheidung: Schließung oder Minimallösung). Im Notfall immer: Gesundheit vorgehen, nicht um jeden Preis offenhalten.

• Gebäudeschließung/Externfall: Wenn Kantine als Ort ausfällt (z.B. Feuer hat Halle unbenutzbar gemacht oder Pandemielage untersagt Kantinenbetrieb vor Ort): Business Continuity fragt, wie Mitarbeiter sonst versorgt. Möglichkeiten: Ausweichen auf Ausweichkantine (ggf. Partnerunternehmen in der Nähe), Essensgutscheine ausgeben, damit Mitarbeiter extern essen gehen können (Kooperation mit Restaurants), Lunch-Boxen liefern lassen. Während Corona-Lockdown z.B. stellten manche Kantinen auf Lieferung ins Home Office um oder boten Drive-In für Abholung. Das Konzept kann solche Alternativstrategien grob skizzieren. Bei langen Ausfällen würde man wahrscheinlich temporär Foodtrucks engagieren oder mobile Kücheneinheiten (es gibt Caterer, die Containerküchen vermieten).

• IT-Ausfall: Wenn Kassensystem tot, gibt es Not-Kassenbons (Block + Stempel). Wenn WWS ausfällt, improvisiert man Bestellungen manuell. Wichtig, dass kritische Passwörter/Anleitungen offline verfügbar sind (z.B. wo Kassennot-Schlüssel etc.). Plan: IT sofort informieren, Übergangslösungen nutzen (z.B. in Bar kassieren und später nachbuchen). Nicht lebensbedrohlich, aber Chaos möglich, daher Standard Operating Procedure definieren.

• Ein wesentlicher Teil eines Notfallplans ist die Kommunikationsmatrix: Wen informiert man intern (Belegschaft, Betriebsrat, Unternehmenskommunikation), wen extern (Behörden, Presse eventuell)? Zum Beispiel beim Lebensmittelskandal wird Pressestelle involviert, um Anfragen zu managen, und Kunden (Mitarbeiter) müssen proaktiv informiert werden, damit keine Panik/ Gerüchte entstehen. Deshalb: im Konzept Verantwortliche benennen (im Notfall: Kantinenleiter -> FM-Leiter -> Krisenstab etc.). Ggf. hat die Firma generellen Krisenstab, in dem Kantine dann vertreten sein muss.

Man sollte erwähnen, dass Betriebshaftpflicht vorhanden sein muss, die auch Lebensmittelvorfälle abdeckt. Zudem Ausfallversicherungen (Betriebsunterbrechungsversicherung) bei Feuer/Wasserschaden etc., falls das finanziell relevant ist. Das ist mehr Randthema, aber gehört zur Risikovorsorge.

Wie in allen Notfallkonzepten ist es sinnvoll, Ernstfälle zu proben: z.B. jährliche Räumungsübung (Brandalarm) auch während Kantinenbetrieb, um zu sehen ob alle Gäste rauskommen (Absprache, natürlich mit Ankündigung). Oder Tischübung: Was tun bei Vergiftungsfall – Kantinenteam bespricht an Fallbeispiel. So etwas stellt sicher, dass im Stressmoment die Abläufe sitzen. Das Konzept sollte vorsehen, solche Schulungen/Drills regelmäßig zu machen, zumindest intern, möglicherweise zusammen mit der allgemeinen Notfallorganisation der Firma.

Zuletzt betont das Konzept, dass viele Notfälle durch Prävention vermieden werden können: strenge Hygiene verhindert Lebensmittelskandal, Wartung verhindert Geräteausfall, Ersatzteillager (z.B. gängige Verschleißteile vorrätig) verkürzt Reparaturzeiten. Auch Verträge mit Servicefirmen (z.B. 24h-Service für Kühlanlage) sind Teil von Risikomanagement. All dies sollte im technischen Anhang gelistet sein.

Durch ein vorausschauendes Risk Management wird die Betriebsgastronomie robuster gegen Störungen. Dennoch, absolute Sicherheit gibt es nicht – entscheidend ist, im Notfall professionell und ruhig zu handeln. Ein solides Konzept vermittelt dem Team auch Sicherheit: sie wissen, es gibt einen Plan, sie sind nicht allein gelassen. Und dem Unternehmen gibt es die Gewissheit, dass die Verpflegung – ein sensibler Bereich – auch in Krisen so gut wie möglich gewährleistet oder geordnet ausgesetzt wird.

In Summe integriert dieser Abschnitt den Gedanken der Resilienz in die Betriebsgastronomie: Prepared for the worst, hoping for the best. So wird das Betriebsrestaurant auch im Falle von Schwierigkeiten nicht zum unkalkulierbaren Risiko, sondern managt Krisen nach Plan.

Die Betreiberverantwortung im Facility Management bedeutet, dass das Unternehmen als Eigentümer oder Betreiber der Kantine bestimmte Pflichten hat – rechtlicher, organisatorischer und moralischer Art. Governance umfasst die Strukturen, Verantwortlichkeiten und Regeln, nach denen der Kantinenbetrieb geführt wird, einschließlich der Einbindung von Stakeholdern wie Geschäftsleitung und Mitarbeitervertretung. Ein klares Governance-Modell stellt Transparenz sicher und verhindert Haftungsrisiken durch Pflichtverletzungen.

Im Betriebskonzept sollte für alle wichtigen Aufgaben festgelegt sein, wer dafür Verantwortlich (R) ist, wer zur Genehmigung (A – accountable) zeichnet, wer zu Informieren (I) ist und wer zu Konsultieren (C) ist.

• Lebensmittelsicherheit/Hygiene: Verantwortlich: Kantinenleiter (R), letztlich Accountable: Geschäftsführung (denn rechtlich haftet der Lebensmittelunternehmer, hier vertreten durchs Unternehmen) – diese delegiert aber intern an z.B. FM-Leiter per Pflichtenübertragung. Konsultiert: Betriebsarzt/Arbeitssicherheit bei Schulungen, Informiert: Geschäftsleitung im Falle X.

• Arbeitsschutz im Küchenbetrieb: R: Küchenleiter für Umsetzung, A: Arbeitsschutzbeauftragter/Unternehmer, C: Fachkraft für Arbeitssicherheit, I: Betriebsrat (bei Unfällen).

• Budget/Kostenkontrolle: R: Kantinenleiter erstellt Budgetplan und überwacht Kosten, A: FM-Controlling/Leiter FM genehmigt Budget, I: Geschäftsführung (wenn Subvention betrifft), C: ggf. Betriebsrat falls Preise beeinflusst.

Eine Organisationsrichtlinie zur Kantine sollte diese Delegationen schriftlich fixieren, insbesondere die Pflichtenübertragung nach §13 ArbSchG und §9 LMHV (Belehrungspflicht) etc. In der Praxis heißt das: Unternehmensleitung überträgt dem Leiter FM, dieser dem Kantinenleiter die Fachverantwortung für Hygiene – aber entzogen ist die oberste Verantwortung nie, daher brauchen sie Berichtspflichten.

Viele Gesetze verlangen, dass der Unternehmer bestimmte Aufgaben wahrnimmt oder delegiert: z.B. Gefährdungsbeurteilungen durchführen (ArbSchG), Prüfungen veranlassen (BetrSichV), Unterweisungen (IfSG Belehrung). Das Konzept sollte aufzählen, wie dies gewährleistet ist: z.B. „Der Geschäftsbereich FM stellt sicher, dass jährlich alle Küchengeräte durch befähigte Personen geprüft werden. Verantwortlich: Technischer Dienst, Ergebnisdokumentation im Prüfbuch.“ Oder „Die Geschäftsführung hat Herrn X als verantwortliche Hygieneleitung benannt, schriftlich am …, womit dieser die Aufgaben nach VO 852/2004 (Artikel über Schulung, HACCP) erfüllt.“ – So ein formales Pflichten-Diagramm (Verantwortlichen-Diagramm) kann dem Konzept beiliegen.

In vielen Betrieben gibt es mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zur Kantine. Inhalte sind z.B.: Preisgestaltung/Subventionen, Öffnungszeiten, Personalrabatte, Mitspracherechte z.B. bei Sortimentsänderungen, Regeln bei Bewirtung von Gästen, ggf. kostenlose Getränke etc. Das Konzept sollte erwähnen, ob es so eine Vereinbarung gibt oder angestrebt wird. Eine BV könnte auch datenschutzrechtliche Aspekte klären (z.B. Nutzung von Apps und Tracking). Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat in Sachen Kantine ist wichtig, weil Kantinen oft emotionales Thema sind (Preiserhöhungen z.B. lösen schnell Diskussion aus). Daher sollte das Konzept vorsehen: Regelmäßige Besprechung mit Arbeitnehmervertretern (z.B. Kantinenkommission), um Anliegen aufzunehmen. So wird Governance partizipativ.

Falls ein externer Caterer betrieben wird, gehört zur Governance ein straffes Vertrags- und Leistungsmanagement. Es muss klar sein, wer Vertragspartner ist, wer die Einhaltung kontrolliert (oft FM-Controller oder Objektmanager als Schnittstelle). Der Vertrag sollte KPI enthalten (siehe SLA), und es braucht Mechanismen: regelmäßige Vertragsgespräche, Reporting durch Caterer, ggf. Bonus/Malus-Regelung. Auch Compliance: Der Caterer muss gesetzliche Vorgaben einhalten, aber als Auftraggeber darf man sich nicht völlig zurücklehnen – man muss sich vergewissern (Stichwort Auswahl- und Überwachungspflicht als Betreiber). Das Konzept muss also definieren, wie die Fremdleistung überwacht wird: z.B. monatliche Qualitätsmeetings, Stichproben-Hygienechecks durch Auftraggeber, jährliche Kundenzufriedenheitsumfrage die auch dem Auftraggeber berichtet wird.

Governance heißt auch, alles Tun nachweisbar zu machen (für Auditoren/Behörden). Das Konzept soll ein Dokumentenmanagement umfassen: welche Dokumente existieren (Hygienehandbuch, Reinigungsplan, Wartungsplan, Schulungsnachweise, Verträge etc.) und wo sie aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich, zentrale Ablage (digital oder in Ordnern) zu haben. Bei externem Caterer: vertraglich festhalten, dass Dokumente der Hygiene dem Arbeitgeber auf Verlangen vorzuzeigen sind. Transparenz schützt beide Seiten.

Neben Kennzahlenmonitoring sollte die Firmenleitung (oder FM-Leitung) z.B. einmal pro Jahr ein internes Audit im Betriebsrestaurant durchführen – um sicherzustellen, dass interne Vorgaben eingehalten werden und um dem Kantinenteam Wertschätzung sowie Feedback zu geben. So eine Überprüfung (vielleicht durch QM-Abteilung oder externen Auditor beauftragt) schaut auch: wird das Konzept gelebt? Die Ergebnisse fließen in Management-Review. Das ist Teil der Governance: Trust but verify.

Die Kantine hat mehrere Stakeholder: Geschäftsführung (will zufriedene Mitarbeiter und kosteneffizienten Betrieb), Mitarbeiter (wollen gutes Essen und Preise), FM-Abteilung (will reibungslosen Ablauf), Gesundheitsmanagement (will gesundes Angebot), Nachhaltigkeitsbeauftragte (will Bio und CO₂ runter), etc. Governance heißt, diese Interessengruppen einzubinden. Z.B. ein Kantinenbeirat könnte installiert werden, bestehend aus Vertreter HR, FM, BR, ein paar Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen. Dieser Beirat trifft sich quartalsweise und diskutiert strategische Fragen (Preisanpassung, größere Änderungen im Angebot). Er hat beratende Funktion. Das gibt den Nutzern ein Mitspracherelement und hilft der Kantine, breitere Akzeptanz zu finden.

Das Konzept sollte sich an einschlägigen Normen und Standards orientieren. Z.B.: ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – vieles, was wir beschreiben, wie KVP, Dokumentation, deckt sich damit. ISO 22000 (Lebensmittelsicherheits-Management) wäre spezifisch auf HACCP-System – könnte ein Fernziel sein, zertifiziert zu werden. Die ISO 41001 (FM-Managementsystem) ebenfalls, um zu zeigen, dass man im FM alles systematisch lenkt. VDI-Richtlinien (z.B. VDI 2055 zur Küchenplanung akustisch/klima; VDI 2168 evtl. zu Großkücheneinrichtungen) sollten eingehalten werden – hier kann man anführen, dass man Stand der Technik befolgt (wichtig im Haftungsfall, weil wer Normen einhält, ist meist aus dem Schneider).

Durch die definierte Governance minimiert das Unternehmen das Risiko persönlicher Haftung für Führungskräfte. Wenn klar delegiert ist und Kontrollen nachgewiesen werden, kann z.B. ein Geschäftsführer im Ernstfall belegen, alles Zumutbare getan zu haben. Wichtig ist, dass Pflichtenübertragungen schriftlich sind und die Personen geeignet und unterwiesen sind – das Konzept sollte davon ausgehen. Außerdem, falls Fremdfirma, eine Betreiberpflichtenübertragung nach DGUV Grundsatz auf diese (z.B. dass Caterer Verantwortung für Lebensmittelsicherheit übernimmt, aber das entbindet Betreiber nicht völlig – man muss überwachen). Hier kann man erwähnen: „Betreiberverantwortung wird aktiv wahrgenommen durch XYZ. Es wird ein Rechtskataster geführt (Liste aller relevanten Rechtsvorschriften) und regelmäßige Compliance-Checks durchgeführt.“ – Das zeigt, man hat systematischen Blick drauf.

Wenn digitale Systeme mit personenbezogenen Daten (z.B. App mit Account) im Einsatz sind, muss klar sein, wer die Datenhoheit hat. Inhouse-Kantine: der Arbeitgeber, muss DSGVO erfüllen (Verfahrensverzeichnis etc.). Fremdbetrieb: möglicherweise verarbeitet Caterer Daten – dann Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Das Konzept sollte darauf hinweisen, und dass z.B. Zugriffsberechtigungen auf Daten klar geregelt sind (z.B. Verkaufsdaten nutzt FM-Controller, aber keine Auswertung wer was wann gegessen hat auf Person, um Vertrauen zu erhalten).

Governance bedeutet auch, Regeln offen zu kommunizieren: z.B. wenn Preisanpassung, mit Vorlauf ankündigen und begründen (z.B. Rohstoffpreise gestiegen). Oder wenn Hygiene-Kontrollergebnisse intern veröffentlicht werden (manche Unternehmen hängen das Smiley-Ergebnis der Behörde aus – freiwillig transparent). All das schafft eine Kultur der Offenheit und zeigt Good Governance.

Auch relevant: gibt es Regelungen, wie mit Essensresten umgegangen wird (dürfen Mitarbeiter diese privat mitnehmen oder nicht – manche Betriebe verbieten es aus Haftungsangst, andere erlauben es zur Waste-Reduktion)? Wie ist es mit Einladung von Geschäftspartnern in Kantine – erlaubt, und falls ja, wer bezahlt? Diese kleinen Dinge gehören zu Policies, die man definieren sollte, um Gleichbehandlung zu gewährleisten. In der Regel: Betriebsfremde zahlen Gästepreis (kostendeckend). Mitarbeiter bekommen Zuschuss. Mitnahme von Speiseresten i.d.R. auf eigene Gefahr der Mitarbeiter, wenn gestattet, und Behälter müssen hygienisch sein. Diese Feinheiten kann man in einer Hausordnung oder Richtlinie festlegen.

Das Konzept sollte gelebt werden: regelmäßige Überprüfung des Konzepts selbst – ist es noch aktuell oder müssen Anpassungen (z.B. neue Gesetzeslage – dann Governance anpassen). Vielleicht festlegen, dass das Betriebskonzept alle 2 Jahre vom FM-Bereich offiziell fortgeschrieben wird, unterzeichnet von GF. So bleibt es ein lebendiges Dokument.

In der Gesamtschau sorgt gute Governance dafür, dass der Kantinenbetrieb regelkonform, effizient und unter klaren Verantwortungsstrukturen abläuft. Es verhindert Wildwuchs (z.B. keiner fühlt sich zuständig für xy) und stellt sicher, dass die Kantine als Teil des Unternehmens ein “gutes Governance-Beispiel” ist – sprich, den gleichen Standards folgt wie der Rest (Compliance, Transparenz, Nachhaltigkeit).

Nicht zuletzt bietet Governance auch Schutz für die Mitarbeiter: klare Verantwortlichkeiten bedeuten auch, dass Mitarbeitern nicht unrechtmäßig Vorwürfe gemacht werden können, wenn irgendwo ein Systemfehler war (dann greift Fehlermeldesystem statt Schuldzuweisung). Diese Just Culture fördert auch, dass Risiken offen angesprochen werden (z.B. Koch meldet „Kühlhaus war gestern über 10°C für 2h, weil Tür defekt“ ohne Angst – damit Problem gelöst statt vertuscht). Das kommt allen zugute.