Schnittstellen zwischen Betriebsgastronomie und Facility Management
Das Service Desk des Facility Managements ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Zusammenarbeit zwischen Betriebsgastronomie und FM. Es übernimmt eine zentrale Rolle in der Koordination, Kommunikation und Nachverfolgung von Anfragen. Durch klare Leistungsgrenzen, standardisierte Prozesse und eine enge Zusammenarbeit können beide Organisationseinheiten ihre Stärken optimal nutzen. Dies führt zu einer effizienteren Betriebsführung, minimierten Ausfallzeiten und einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Gäste.
Schnittstellen zwischen Betriebsgastronomie und Facility Management: Klärung von Leistungsgrenzen
Bedeutung des Service Desks im Schnittstellenmanagement
Zentrale Koordination: Das Service Desk fungiert als erster Ansprechpartner für die Betriebsgastronomie bei technischen Problemen, infrastrukturellen Anliegen oder Störungen.
Effizienzsteigerung: Durch eine strukturierte Erfassung und Bearbeitung von Anfragen werden Probleme schneller gelöst und die Betriebskontinuität sichergestellt.
Transparenz: Das Service Desk ermöglicht eine klare Nachverfolgung von Anfragen, Wartungsarbeiten und Reparaturen.
Kommunikation: Es fungiert als Kommunikationsschnittstelle zwischen der Betriebsgastronomie, dem Facility Management und externen Dienstleistern.
Anfragen und Störungsmeldungen
Erfassung von Störungen: Annahme und Dokumentation von Störungen, z. B. bei technischen Geräten (Küchengeräte, Lüftungsanlagen, Spülmaschinen)
Priorisierung von Anfragen: Bewertung der Dringlichkeit und Zuordnung der Anfrage an die zuständigen FM-Abteilungen oder externen Dienstleister.
Rückmeldung an die Gastronomie: Regelmäßige Statusupdates zur Bearbeitung der Anfragen, um Transparenz und Vertrauen zu fördern.
Koordination von Wartungsarbeiten
Geplante Instandhaltung: Koordination regelmäßiger Wartungen, z. B. von Fettabscheidern, Lüftungsanlagen oder Zentralkühlungen.
Terminabstimmung: Sicherstellung, dass Wartungsarbeiten außerhalb der Stoßzeiten der Betriebsgastronomie durchgeführt werden.
Überwachung von SLA (Service Level Agreements): Kontrolle der Einhaltung von vertraglich vereinbarten Reaktionszeiten und Qualitätsstandards durch interne und externe Partner.
Unterstützung im Energiemanagement
Monitoring: Überwachung des Energieverbrauchs in der Betriebsgastronomie und Identifikation von Optimierungspotenziale
Berichtswesen: Bereitstellung von Daten und Berichten zu Energieverbrauch und Kosten für die Gastronomieleitung.
Kommunikation mit Externen
Koordination externer Dienstleister: Beauftragung und Überwachung von Dienstleistern, z. B. für Reparaturen oder Reinigungsarbeiten.
Angebotsmanagement: Einholung und Vergleich von Angeboten für neue Geräte oder Dienstleistungen in Abstimmung mit der Betriebsgastronomie.
Eskalationsmanagement
Bearbeitung von Notfällen: Schnellstmögliche Weiterleitung kritischer Probleme, z. B. Ausfall der Kühlung, an die zuständigen Stellen.
Krisenmanagement: Unterstützung bei der Koordination von Maßnahmen bei größeren Ausfällen oder Störungen.
Vorteile der Integration des Service Desks
Effizienter Ressourceneinsatz: Das Service Desk bündelt alle Anfragen und leitet diese gezielt an die zuständigen Abteilungen weiter.
Reduzierung von Ausfallzeiten: Schnelle Bearbeitung von Störungen minimiert Unterbrechungen im Betrieb der Gastronomie.
Bessere Kommunikation: Klare Informationswege zwischen Gastronomie, Facility Management und externen Partnern.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Durch die Dokumentation aller Anfragen und Maßnahmen wird die Nachverfolgung erleichtert.
Verantwortlichkeiten der Betriebsgastronomie
Meldung von Störungen: Identifikation und Weitergabe von Problemen über das Service Desk.
Tägliche Betriebsführung: Überwachung und Pflege der eingesetzten Geräte (z. B. Reinigung von Küchengeräten).
Eskalation dringender Probleme: Direkte Rückmeldung an das Service Desk bei Problemen, die den laufenden Betrieb gefährden.
Verantwortlichkeiten des Facility Managements
Reparaturen und Instandhaltung: Durchführung aller notwendigen technischen Arbeiten in den Räumlichkeiten der Gastronomie.
Bereitstellung von Infrastruktur: Sicherstellung, dass die Räumlichkeiten und technischen Anlagen betriebsbereit sind.
Monitoring und Optimierung: Überwachung des Zustands der Anlagen und Erarbeitung von Vorschlägen zur Effizienzsteigerung.
Standardisierte Prozesse
Ticketsystem: Einführung eines digitalen Ticketsystems, das alle Anfragen und Bearbeitungsstände zentral erfasst.
Workflows: Definition von standardisierten Prozessen für die Bearbeitung von Anfragen, einschließlich Eskalationsstufen.
Regelmäßige Abstimmungen
Feedbackrunden: Monatliche Meetings zwischen Betriebsgastronomie, Facility Management und dem Service Desk zur Evaluierung der Zusammenarbeit.
Optimierung der Prozesse: Kontinuierliche Verbesserung der Abläufe basierend auf gesammeltem Feedback.
Schulung der Mitarbeitenden
Einführung ins System: Mitarbeitende der Betriebsgastronomie werden im Umgang mit dem Service Desk-System geschult.
Sensibilisierung: Schulung zur Erkennung von Problemen und zur klaren Kommunikation von Störungen.
Aufgabenverteilung zwischen Betriebsgastronomie, Service Desk und Facility Management
