Neuordnung von Bestandsverträgen in der Betriebsgastronomie

Der erste Schritt der Neuordnung besteht in der systematischen Erfassung und Bewertung aller bestehenden Verträge.

• Vertragsgegenstand

• Laufzeiten

• Kosten

• Leistungsumfang

• Service-Level-Agreements (SLA)

• Besonderheiten und Schwachstellen

Die Analyse der vertraglich vereinbarten Leistungen im Vergleich zur tatsächlichen Erbringung zeigt, ob die aktuellen Anbieter den Anforderungen genügen.

• Werden die vereinbarten Leistungen vollständig und in der gewünschten Qualität erbracht?

• Sind die vertraglichen Bedingungen (z. B. Reaktionszeiten, Qualitätsstandards) noch zeitgemäß?

• Gibt es Redundanzen oder ineffiziente Strukturen?

• Veraltete Vertragsklauseln

• Unzureichende Flexibilität bei Bedarfsschwankungen

• Fehlende Nachhaltigkeitsaspekte

• Hohe Betriebskosten durch ineffiziente Strukturen

Ein zentrales Ziel der Neuordnung ist die Senkung der Kosten.

• Konsolidierung der Anbieter: Reduktion der Anzahl der Dienstleister, um Synergieeffekte zu nutzen und Verwaltungskosten zu senken.

• Nachverhandlungen: Verbesserung der bestehenden Vertragskonditionen durch Nachverhandlungen, insbesondere bei großen Volumen.

• Flexible Abrechnungsmodelle: Einführung von Pay-per-Use- oder dynamischen Preismodellen, um Kosten besser an den Bedarf anzupassen.

• Leistungsanpassung: Verträge sollten so gestaltet werden, dass sie den tatsächlichen Bedarf widerspiegeln. Überkapazitäten können durch Bedarfsanalysen vermieden werden.

• Ressourcenschonung: Durch klar definierte Service-Level-Agreements (SLA) lassen sich Verschwendung und Ineffizienzen minimieren.

Ein weiteres Element der Wirtschaftlichkeit ist die Integration von Nachhaltigkeitszielen. Anbieter, die umweltfreundliche Technologien und Prozesse nutzen, tragen zur Senkung der Betriebskosten bei und stärken das Image des Unternehmens.

• Einheitliche Vertragsvorlagen: Standardisierte Vertragsstrukturen erleichtern die Verwaltung und Vergleichbarkeit.

• Service-Level-Agreements: Klare Definition von KPIs wie Reaktionszeiten, Qualitätssicherung und Eskalationsmanagement.

• Interne Koordination: Klare Zuständigkeiten zwischen Facility Management, Einkauf und externen Dienstleistern sind essenziell.

• Transparenz: Ein zentrales Vertragsmanagementsystem ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle relevanten Vertragsdaten.

Regelmäßige Abstimmungen mit den Dienstleistern und der Belegschaft stellen sicher, dass alle Beteiligten über Änderungen informiert sind und Anpassungen effektiv umgesetzt werden.

• Lebensmittelhygiene: Anbieter müssen die Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV) einhalten.

• Arbeitsschutz: Dienstleister müssen sichere und faire Arbeitsbedingungen gewährleisten.

• Datenschutz: Digitale Systeme zur Bestell- und Abrechnungsmüssen DSGVO-konform gestaltet sein.

• Einsatz von regionalen und biologischen Lebensmitteln

• Reduktion von Einwegmaterialien

• Verpflichtung zu fairen Arbeitsbedingungen

• Bestellsysteme: Digitale Tools wie Apps oder Self-Service-Terminals verbessern die Effizienz.

• Bezahlsysteme: Bargeldlose Bezahllösungen erleichtern die Abwicklung.

• Monitoring: IoT-Lösungen überwachen Verbrauchsmuster und Lagerbestände.

• Energieeffiziente Geräte: Moderne Geräte senken den Energieverbrauch.

• Automatisierung: Automatisierte Systeme, z. B. für die Zubereitung oder Reinigung, steigern die Effizienz.

• Regelmäßige Wartung der technischen Anlagen wird durch Service-Level-Agreements sichergestellt.

• Flexibilität: Verträge sollten Optionen für unterschiedliche Ernährungsbedürfnisse (z. B. vegetarisch, vegan, allergikerfreundlich) enthalten.

• Feedbacksysteme: Regelmäßige Befragungen der Mitarbeitenden zur Qualität der Gastronomie.

• Verpackung: Reduktion von Einwegplastik durch nachhaltige Alternativen.

• Regionale Produkte: Förderung lokaler Lieferanten.

• Räumlichkeiten: Gestaltung einladender und moderner Essensbereiche.

• Themenwochen: Sonderaktionen und Events, die die Attraktivität steigern.

• Projektplan: Entwicklung eines detaillierten Plans mit klar definierten Meilensteinen und Verantwortlichkeiten.

• Pilotphase: Test neuer Vertragsstrukturen in einem begrenzten Bereich.

• Rollout: Flächendeckende Implementierung mit begleitender Kommunikation und Schulung.

• Monitoring: Regelmäßige Überprüfung der Vertragsumsetzung und kontinuierliche Optimierung.

Die Neuordnung von Serviceverträgen in der Betriebsgastronomie ist ein umfassender Prozess, der eine systematische Analyse, strategische Entscheidungen und klare Zielsetzungen erfordert. Durch die Integration von Wirtschaftlichkeit, Organisation, Compliance, technologischem Fortschritt und Nachhaltigkeit können langfristige Verbesserungen erzielt werden. Ein strukturierter Vertragsspiegel bietet die Grundlage, um Transparenz zu schaffen und gezielte Optimierungen durchzuführen. Langfristig stärkt dies die Attraktivität der Betriebsgastronomie und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.