Ein Vertragsspiegel ist ein zentrales Werkzeug zur Verwaltung und Optimierung von Serviceverträgen in der Betriebsgastronomie. Er dient der systematischen Erfassung und Analyse aller relevanten Vertragsinformationen, um Transparenz zu schaffen, Schwachstellen zu identifizieren und fundierte Entscheidungen für die Neuordnung oder Anpassung bestehender Verträge zu treffen. Der Vertragsspiegel erleichtert die kontinuierliche Überwachung der Leistungserbringung und die Sicherstellung der Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLA) sowie Compliance-Vorgaben. Neben der Transparenz und Effizienzsteigerung bietet er Erkenntnisse, die zur Verbesserung der Servicequalität, Kosteneinsparung und Nachhaltigkeit beitragen. Mit klar definierten Zugriffsrechten und einer strukturierten Nutzung kann der Vertragsspiegel langfristig einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Effiziente Vertragsverwaltung für optimierte Betriebsabläufe
System nicht mit neuen Bestellsystemen kompatibel, eingeschränkte Berichtsfunktion
Transparenz und Übersicht
Ein Vertragsspiegel ermöglicht es, alle relevanten Vertragsdetails auf einen Blick zu erfassen. Dies erleichtert die Bewertung und Anpassung bestehender Vereinbarungen.
Grundlage für Optimierungen
Die Identifikation von Schwachstellen und ineffizienten Strukturen wird durch den Vertragsspiegel vereinfacht. Dadurch können gezielte Nachverhandlungen oder Neuausschreibungen erfolgen.
Compliance-Sicherheit
Durch die systematische Erfassung aller Verträge wird sichergestellt, dass rechtliche und interne Vorgaben eingehalten werden. Dies reduziert das Risiko von Vertragsverletzungen.
Erkenntnisse aus dem Vertragsspiegel
Leistungsanpassung: Die Auswertung zeigt, ob die vertraglich vereinbarten Leistungen tatsächlich erbracht werden oder Anpassungen notwendig sind.
Kostenmanagement: Regelmäßige Preisanpassungen oder nicht gerechtfertigte Mehrkosten werden transparent und können adressiert werden.
Bedarfsanalyse: Der Vertragsspiegel hilft, Bedarfsänderungen frühzeitig zu erkennen und Verträge entsprechend anzupassen.
Nachhaltigkeit: Schwachstellen in Bezug auf umweltfreundliche oder regionale Ansätze werden offengelegt.
Zugriffsberechtigungen
Facility Management: Hauptverantwortlich für die Verwaltung und Pflege des Vertragsspiegels. Diese Abteilung koordiniert die Optimierung und Umsetzung der Verträge.
Einkaufsabteilung: Zuständig für Verhandlungen und Ausschreibungen. Sie nutzt den Vertragsspiegel, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Geschäftsleitung: Erhält Zugriff auf Übersichtsberichte, um strategische Entscheidungen zu treffen.
Compliance-Abteilung: Überprüft, ob die Verträge den gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben entsprechen.
Externe Berater: Falls notwendig, können Berater mit eingeschränktem Zugriff beauftragt werden, Optimierungen vorzunehmen.
