Der Sachbezugswert ist ein gesetzlich festgelegter Betrag, der als Mindest-Ausgabepreis für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten in der Betriebsgastronomie gilt. Da dieser Wert jährlich durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) angepasst wird, müssen Unternehmen sicherstellen, dass der Mindestpreis für Mahlzeiten stets dem aktuellen Sachbezugswert entspricht. Ein Verstoß gegen diese Regelung kann steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmende mit sich bringen. Da der Sachbezugswert als Mindest-Ausgabepreis gilt, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Betriebsgastronomie diesen Betrag mindestens einnimmt. Die beste Möglichkeit, dies rechtssicher und effizient zu gestalten, ist eine Betriebsvereinbarung zur automatischen Preisanpassung. Für Arbeitgeber bedeutet dies weniger Verwaltungsaufwand, steuerliche Sicherheit und eine planbare Kostenstruktur. Für Arbeitnehmende sorgt es für Transparenz und eine faire Preisgestaltung. Unternehmen mit Betriebsgastronomie sollten eine automatische Anpassung zum Sachbezugswert in ihre Betriebsvereinbarung aufnehmen, um die jährliche Anpassung ohne zusätzliche Abstimmungen sicherzustellen.
Gesetzliche Grundlagen des Sachbezugswerts in der Betriebsgastronomie
Der Sachbezugswert wird in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) geregelt und jährlich auf Basis der Verbraucherpreisentwicklung angepasst.
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass der Eigenanteil der Arbeitnehmenden mindestens dem jeweils geltenden Sachbezugswert entspricht.
Liegt der Preis unterhalb des Sachbezugswerts, gilt die Differenz als geldwerter Vorteil und ist steuer- sowie sozialversicherungspflichtig.
Die Werte werden jährlich im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und treten am 1. Januar des jeweiligen Jahres in Kraft.
Auswirkungen bei Nichteinhaltung des Mindestpreises
Arbeitgeber tragen die steuerliche Mehrbelastung, wenn sie den Preis nicht anpassen.
Arbeitnehmende müssen höhere Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen, wenn der Sachbezugswert nicht korrekt angesetzt wird.
Eine rechtzeitige Preisanpassung stellt sicher, dass keine unnötigen Steuer- und Sozialversicherungskosten anfallen.
Automatische Preisanpassung durch eine Betriebsvereinbarung
Eine Betriebsvereinbarung zur automatischen Preisanpassung der Kantinenpreise stellt sicher, dass der Mindest-Ausgabepreis stets dem aktuellen Sachbezugswert entspricht. Dies vermeidet jährliche Diskussionen und sorgt für eine rechtssichere und effiziente Umsetzung.
Vorteile einer automatischen Anpassung
Vorteil
Auswirkung
Rechtssicherheit
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ohne jährliche Neuberechnung
Planbarkeit
Arbeitgeber und Arbeitnehmende wissen frühzeitig, wie sich die Preise entwickeln
Reduzierung des
Keine jährlichen Verhandlungen oder
Verwaltungsaufwands
Abstimmungen erforderlich
Vermeidung steuerlicher
Kein Risiko einer fehlerhaften Versteuerung
Nachteile
geldwerten Vorteils
Inhalt der Betriebsvereinbarung
Mindest-Ausgabepreis: Die Kantinenpreise werden jährlich automatisch an den aktuellen Sachbezugswert angepasst.
Zeitpunkt der Anpassung: Die Preisanpassung erfolgt zum 1. Januar jedes Jahres.
Informationspflicht: Arbeitnehmende werden rechtzeitig über die neuen Preise informiert.
Flexibilität für Unternehmen: Falls der Arbeitgeber zusätzliche Subventionen leisten möchte, kann dies in der Vereinbarung geregelt werden.
Arbeitgeberperspektive: Kostenmanagement und Steuerliche Optimierung
Weniger Verwaltungsaufwand durch automatische Anpassung statt jährlicher Diskussionen.
Steuerliche Sicherheit, da die Einhaltung der Sachbezugswerte gewährleistet ist.
Planbare Kostenstruktur, indem klare Regeln für die Preisgestaltung existieren.
Szenario
Auswirkung auf den Arbeitgeber
Preisanpassung an den neuen Sachbezugswert
Kein steuerlicher Mehraufwand, Planbarkeit für die Betriebsgastronomie
Verzicht auf Anpassung (Mahlzeiten unter dem Sachbezugswert)
Erhöhte Steuer- und Sozialversicherungspflichten für den Arbeitgeber
Höhere Subvention durch das Unternehmen
Mehrkosten für das Unternehmen, aber attraktive Zusatzleistung für Mitarbeitende
Keine steuerlichen Mehrbelastungen, wenn der Preis genau dem Sachbezugswert entspricht.
Planbare Kosten für Mahlzeiten, da Preisanpassungen vorhersehbar sind.
Mögliche Mehrkosten, falls der Kantinenpreis durch die Sachbezugswert-Anpassung steigt.
Jahr
Sachbezugswert Mittagessen
Bisheriger Preis
Neuer Mindestpreis
Mehrkosten pro Mahlzeit
2024
3,80 €
3,50 €
3,80 €
+0,30 €
2025
4,00 €
4,00 €
4,00 €
4,00 €
Steuerliche Vorteile für Arbeitnehmende in der Betriebsgastronomie
Arbeitnehmende profitieren steuerlich, wenn der Preis mindestens dem Sachbezugswert entspricht, da dann keine zusätzliche Versteuerung des geldwerten Vorteils erfolgt.
Direkte Preisanpassung
Automatische Anpassung an den neuen Sachbezugswert
Keine zusätzlichen Steuer- oder Sozialversicherungsbelastungen
Höhere Kosten für Arbeitnehmende
Subventionierung durch den Arbeitgeber
Keine Mehrkosten für Arbeitnehmende
Steuerliche Vorteile durch Pauschalbesteuerung (§ 40 Abs. 2 EStG)
