Das Warenwirtschaftsmanagement der Betriebsgastronomie
EIN EFFEKTIVES WARENWIRTSCHAFTSSYSTEM IST EIN UNVERZICHTBARER BESTANDTEIL EINER ERFOLGREICHEN VERPFLEGUNGSKONZEPTION
Ein modernes Warenwirtschaftssystem ermöglicht eine schnelle und präzise Überwachung der Bestände und eine effiziente Steuerung der Warenströme. Mit dem Einsatz dieses Systems können Fehlerquellen minimiert und Kosten gesenkt werden. Es ist wichtig, dass das System an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und regelmäßig überprüft wird, um seine Effektivität zu garantieren.
Management der Waren ist mehr als Einkauf und Beschaffung
- Strategie
- Einkauf
- Operatives Management
- Ware
- Menge
- Zeitpunkt
- Preis
- Controlling
- Einkaufsportale
- Stolperfallen
- Warenwirtschaftssystem
Beschaffungsstrategie
ffiziente Prozesse zur optimalen Lagerbestandskontrolle
Der klassische Einkauf, der ausschließlich auf den Preis fokussiert ist, reicht für die aktuellen und zukünftigen Anforderungen an Verpflegungsbetriebe nicht mehr aus. Es wird eine ganzheitliche Beschaffungsstrategie erwartet, die sowohl die Prozesseffizienz aus Sicht des Verpflegungsmanagers als auch die Wirtschaftlichkeitsziele der Geschäftsleitung berücksichtigt. Die Verpflegungsbetriebe müssen daher unternehmerisch ausgerichtet werden.
Die aktuellen Herausforderungen im Markt und Wettbewerb erfordern ein neues Beschaffungskonzept. Statt eines rein preisorientierten Einkaufs wird ein ganzheitliches Supply Chain Management erwartet. Die Lieferanten werden zu strategischen Systempartnern, die nicht nur Produkte verkaufen, sondern auch innovative Lösungen und Mehrwert bieten. Durch die Vernetzung über das Internet werden neue Potenziale erschlossen, die es dem Lieferanten ermöglichen, Wert für den Kunden zu schaffen.
Der traditionelle Einkauf und das operative Warenwirtschaftssystem erfüllen die aktuellen und zukünftigen Marktanforderungen nicht mehr. Obwohl das operative Einkaufsmanagement einige Optimierungsmöglichkeiten bietet, fehlt ihm die wichtige strategische Komponente, um eine nachhaltige Marktposition und die Überlebensfähigkeit des Verpflegungsbetriebes sicherzustellen.
Der Verpflegungsmanager muss sein Geschäft strategisch auf die Zukunft ausrichten und nach Wertschöpfungsansätzen suchen, die die gesamte Lieferkette (Supply Chain) betreffen. Dies entspricht dem Trend, dass sich Verpflegungsbetriebe in der Gemeinschaftsgastronomie hinsichtlich ihrer Geschäftspraktiken an freien gastronomischen Betrieben und Konzepten orientieren.
Daher wird es darum gehen, innovative und lukrative Produkte und gastronomische Konzepte zu implementieren, die die Gesamtwirtschaftlichkeit des eigenen Verpflegungsbetriebes erhöhen. Der Verpflegungsmanager wird somit vom reinen Produkteinkäufer zum Gestalter gastronomischer Konzepte.
Der traditionelle Einkauf ist ausschließlich auf Preis und Macht ausgerichtet.
Die Kunden-Lieferanten-Beziehung ist durch häufige Lieferantenwechsel, hohes gegenseitiges Misstrauen und eine eingeschränkte Berücksichtigung möglicher Auswirkungen auf die Prozesse geprägt.
Die Hauptziele sind die Senkung der Einkaufskosten und die Verkürzung des Geldumlaufs (Cash Conversion Cycle), indem späte Zahlungszeitpunkte vereinbart werden.
Solche Kunden-Lieferantenbeziehungen sind aufgrund des bestehenden Kostendrucks noch weit verbreitet, besonders im Care-Markt. Allerdings wird immer deutlicher, dass eine langfristig erfolgreiche Unternehmensführung auf dieser Basis nicht möglich ist. Strategische Aspekte der Unternehmensführung werden vernachlässigt, Kundeninteressen wie "Qualität auf dem Teller" werden nicht berücksichtigt. Dadurch entsteht ein teilweise überwältigender, praktisch nicht mehr handhabbarer Kontrollaufwand, und es mangelt an einem effektiven Warenwirtschaftssystem.
In der Praxis sind die Folgekosten oft deutlich höher als die Preisverbesserungen, die durch die Einzelbetrachtung von wenigen "Schlüsselprodukten" (z. B. Kaffee) erzielt werden.
Operatives Warenwirtschaftsmanagement
Das operative Warenwirtschaftsmanagement umfasst die umfassende Verwaltung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse mit Fokus auf Kostentransparenz, kontinuierlicher Optimierung aller Einkaufsabläufe und ganzheitlicher Wirtschaftlichkeit bei Entscheidungen. Es deckt die gesamte Prozesskette von der Planung bis zur Lebensmittelausgabe und den damit verbundenen betrieblichen Folgeprozessen ab. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Reduzierung von Dispositions- und Beschaffungskosten unter Berücksichtigung der betrieblichen Rahmenbedingungen.
Die Hauptziele bestehen darin, das "richtige" Produkt in der "richtigen" Menge, Art und zum "richtigen" Zeitpunkt am "richtigen" Ort und zum "richtigen" Preis zu beschaffen. Dabei spielen EDV-Systeme für den Einkauf, die Warenwirtschaft und die Nährwertberechnung sowie die Möglichkeit zur Kooperation mit externen Einkaufsgemeinschaften eine wichtige Rolle.
Es ist wichtig zu beachten, dass das operative Warenwirtschaftsmanagement keine strategischen Aspekte berücksichtigt, die für die unternehmerische Ausrichtung des Unternehmens von Bedeutung sind. Für diese Aufgaben ist das strategische Warenwirtschaftsmanagement zuständig.
Die richtige Ware
Die Materialbedarfsermittlung beginnt mit der Speisenplanung, die auf die Bedürfnisse der Zielgruppen und das angestrebte Leistungsangebot abgestimmt werden muss. Anschließend wird durch die Sortimentsentscheidung festgelegt, welche Waren benötigt werden und welche Qualitätskriterien erfüllt sein müssen. Dabei wird die "richtige" Ware nicht immer durch den niedrigsten Preis bestimmt, sondern aus der gesamtwirtschaftlichen Perspektive eines Verpflegungsbetriebes betrachtet. Zum Beispiel kann die Verwendung von unterschiedlichen Fertigungsgraden der bezogenen Lebensmittel die Gesamtwirtschaftlichkeit des Betriebes beeinflussen.
Die Betriebsgastronomie nutzt internetbasierte Einkaufsportale, um Sortiments- und Produktvorgaben bereitzustellen. Dadurch können auch weniger qualifizierte Mitarbeiter Bestellungen durchführen. Eine alternative Möglichkeit besteht darin, Speisenpläne und Rezepturen vorzugeben, um die Vorgaben des Verpflegungsmanagers umzusetzen.
Die Vorteile einer Angebotsspezifikation reichen weit über die Wirtschaftlichkeit der Einkaufsentscheidung hinaus:
Die Qualitätsanforderungen des Kunden werden sichergestellt und täglich umgesetzt.
Lieferanten können als Systempartner entwickelt und im EDV-System hinterlegt werden, um kundenseitige Qualitäts- und Prozessvorgaben in passende Produkte umzusetzen.
Eine entsprechende Angebotsspezifikation ist eine Voraussetzung für weitere Optimierungen (z. B. Volumenbündelung).
Lieferanten können besser planen und dadurch Kostenvorteile an den Kunden weitergeben.
Die Innovationskraft der Industrie kann für spezifische Bedürfnisse gezielt genutzt werden.
Die richtige Menge
Das bedarfsgerechte Melde- und Bestellwesen spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Wareneinsatzkosten, neben der bloßen Preisgestaltung der erworbenen Produkte. Praxiserfahrungen zeigen, dass durch den täglichen Verlust und die Überproduktion, aufgrund mangelnder Warendisposition und fehlender Anwendung von Rezepturen im Produktionsprozess, Mehrkosten von bis zu 10% der geplanten Wareneinsatzkosten pro Verpflegungsteilnehmer entstehen können.
In der Praxis wird die Warendisposition häufig durch Mindestmengensteuerung und das First-in/First-out (FIFO)-Prinzip gesteuert. Das bedeutet, dass die zuerst gekauften Waren zuerst verbraucht werden und Nachbestellungen erst nach Unterschreitung eines bestimmten Mindestbestandes durchgeführt werden.
Eine alternative Methode besteht darin, Bestellungen auf Basis von Planmengen durchzuführen, die sich aus dem Speisenplan und den dazugehörigen Rezepturen ableiten. Diese Bestellvorschläge werden durch das EDV-System generiert und müssen vom Nutzer nur noch leicht angepasst werden. Dies reduziert den Dispositionsprozess und das Dispositionsrisiko erheblich, da die Bestellungen direkt auf den vorgegebenen Rezepturen des Speisenplans basieren.
Das wichtigste Ziel der Warenwirtschaft ist es, die Menge des Lagerbestands und damit die Kosten für das Lagerkapital zu minimieren. Die Inventur dient dazu, den Lagerbestand zu erfassen. In der heutigen Zeit ist eine Inventurerfassung ohne die Hilfe elektronischer Einkaufs- und Warenwirtschaftssysteme kaum noch wirtschaftlich umsetzbar.
"Just-in-Time"-Lieferungen zur Reduzierung von Lagerkosten
Um die Lagerhaltungskosten zu minimieren, erfolgt die Lieferung der bestellten Waren nur dann, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Dieses Vorgehen wird als "just-in-time" bezeichnet. Es können jedoch Ausnahmen von diesen Lieferzyklen vorkommen, je nach Produktionsverfahren oder Produktmix.
Die Überwachung der Liefer- und Qualitätsstandards durch die Lieferanten wird kontinuierlich dokumentiert und sollte mindestens die folgenden Kriterien berücksichtigen:
► Häufigkeit von Qualitätsproblemen (Reklamationen),
► Bearbeitung von Reklamationen durch den Lieferanten,
► Pünktlichkeit und Einhaltung der Lieferzeiten,
► Sortimentsbreite und -tiefe,
► Reaktionszeit auf Anfragen,
► Erreichbarkeit und Kontaktmöglichkeit.
Die Erfüllung dieser Kriterien wird kontinuierlich mithilfe eines Punktesystems bewertet und einmal jährlich zusammengefasst. Falls eine bestimmte Punktzahl nicht erreicht wird, ist eine Überprüfung durch den Lieferanten erforderlich.
Die Lieferzyklen werden in der EDV hinterlegt und vorgegeben:
Tägliche Lieferung der meistbenötigten Lebensmittel direkt in die Produktion zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt.
Wöchentliche Lieferung von Artikeln, die langfristig gelagert werden (z.B. Trockenwaren).
Die Überwachung der Liefer- und Qualitätsstandards durch die Lieferanten wird laufend dokumentiert und sollte mindestens die folgenden Kriterien berücksichtigen
Häufigkeit von Qualitätsproblemen (Reklamationen),
Bearbeitung von Reklamationen durch den Lieferanten,
Pünktlichkeit und Einhaltung der Lieferzeiten,
Sortimentsbreite und -tiefe,
Reaktionszeit auf Anfragen,
Erreichbarkeit und Kontaktmöglichkeit.
Der "richtige" Preis
Die Preisgestaltung ist von verschiedenen Faktoren auf Seiten des Kunden und des Lieferanten abhängig. Ein entscheidender Aspekt, um die Preisbedingungen aus Kundensicht zu verbessern, besteht darin, das eigene Einkaufsvolumen zu bündeln, um eine stärkere Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten zu erlangen. Aus Sicht des Lieferanten ist es wichtig, dass er eine langfristige Lieferprognose erstellen kann.
Die Bündelung des Einkaufs kann auf mehreren Ebenen erfolgen:
Reduzierung der Angebotsvielfalt durch Standardisierung.
Konzentration auf eine begrenzte Anzahl von Lieferanten.
Zusammenführung des Einkaufsvolumens über mehrere Standorte oder Regionen hinweg.
Zusammenarbeit mit einer externen Einkaufsgemeinschaft.
Einkaufsphilosophie
Eine Zusammenarbeit mit einem externen Einkaufsverbund bietet eine attraktive Möglichkeit, die Preiskonditionen zu verbessern. Die dadurch erzielten Einsparungen können oft die Kosten für das parallele Einkaufs- und Warenwirtschaftssystem vollständig decken.
Es ist wichtig zu beachten, dass bei einer Mitgliedschaft im Einkaufsverbund die Einkaufsphilosophie in Bezug auf regionale und überregionale Lieferanten erhalten bleibt. Andernfalls können schnell negative Folgen wie sinkende Kundenzufriedenheit oder betriebswirtschaftliche Einbußen auftreten. Aus regionalpolitischer Sicht ist es unerlässlich, dass die Einkaufsphilosophie bei einer Mitgliedschaft im Einkaufsverbund beibehalten wird.
Beschaffungsstrategie
Die Beschaffungsstrategie beeinflusst die Preisbildung und die Beschaffungsprozesse. Ein erhöhtes Lieferantenangebot führt zu komplexeren Folgeprozessen im Einkauf, wie beispielsweise der Warenannahme und Rechnungsbearbeitung.
Die Fokussierung des Liefervolumens auf einen Lieferanten im Vollsortiment-Marktsegment ("One-Hand-Strategie") kann zu einem Mangel an Wettbewerb und Abhängigkeit führen, was in der Regel zu höheren Preisen führt.
Eine "duale Strategie," bei der zwei Vollsortiment-Lieferanten ("Grossisten") gezielt gegeneinander antreten, bietet eine Lösung für dieses Dilemma. Die Umsetzung einer solchen Strategie erfordert entsprechende EDV-Systeme.
Es ist wichtig zu beachten, dass jede Entscheidung über die Beschaffungsstrategie individuell auf die Bedürfnisse zugeschnitten sein sollte und durch die gewählte EDV-Systematik flexibel abbildbar sein muss.
Einkaufscontrolling
Eine der Hauptanforderungen an EDV-unterstützte Einkaufs- und Warenwirtschaftssysteme besteht darin, Kostentransparenz zu schaffen. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass die bestellte Ware zum vereinbarten Preis und in der richtigen Menge geliefert und abgerechnet wird. Dies ist jedoch nur ein Teil des operativen Einkaufscontrollings. Ein ganzheitliches Einkaufsmanagement sollte sich nicht nur auf die Überwachung der Einkaufspreise beschränken, sondern auch auf die Einhaltung weiterer finanzieller, prozessualer, lieferanten- und kundenbezogener Vorgaben, um dem Verantwortlichen für die Verpflegung ein umfassendes und ergebnisorientiertes Einkaufsmanagement zu ermöglichen.
Ein praktisches Instrument dafür ist die sogenannte "Einkaufsscorecard". Diese zeigt täglich die Erfüllung der Zielvorgaben für jede betrachtete Kontrollperspektive in Form eines Ampelsystems an.
Einkaufsscorecard:
Die WERT-Perspektive mit dem Ziel, die Warenkosten zu reduzieren, und die Messung der Zielerreichung, z. B. durch den Wareneinsatz pro Verpflegungstag.
Die KUNDEN-Perspektive, die darauf abzielt, die Anzahl der Lieferantenreklamationen zu reduzieren und dies z. B. durch die Messung der Lieferzeitgenauigkeit oder durch die Quote der Reklamationen in Prozent misst.
Die PROZESS-Perspektive, die das Ziel verfolgt, die Einhaltung der internen Prozessvorgaben sicherzustellen, und dies z. B. über den Anteil des täglichen Bestellvolumens am vereinbarten Kernsortiment misst.
Die LIEFERANTEN-Perspektive, die darauf ausgerichtet ist, die Konzentration auf Schlüssellieferanten zu erhöhen, und diese z. B. durch das Einkaufsvolumen strategisch wichtiger A-Lieferanten misst.
internetbasierte Einkaufs- und Warenwirtschaftslösungen
Die Entwicklung internetbasierter Einkaufs- und Warenwirtschaftslösungen, einschließlich Nährwertberechnung, verzeichnet aufgrund der zunehmenden Vernetzung einen schnellen Fortschritt. Im Gegensatz zu lokal installierten Systemen erfordern internetbasierte Lösungen keine direkte Vor-Ort-Installation mehr, was den Kunden erhebliche Einsparungen bei Folgekosten wie Software, Wartung, Administration und Serverkapazität ermöglicht.
Die Mitgliedschaft in einer Einkaufsgemeinschaft bietet oft zusätzliche Einkaufsdienstleistungen wie Ausschreibungen und Marktpreisberichte zur Überwachung der Preisentwicklung. Dadurch kann sich der Verpflegungsmanager auf sein Kerngeschäft konzentrieren, während der externe Einkaufsdienstleister zu einem "verlängerten Arm" im Einkaufsprozess wird.
Die Finanzierung solcher Einkaufsportale kann entweder durch den Kunden in Form von Nutzungsgebühren oder durch die angeschlossenen Lieferanten erfolgen, was für den Kunden in vielen Fällen kostenfrei ist.
Mitgliedschaft in einer Einkaufsgemeinschaft:
Starke Verbesserung der Preisbedingungen durch das Bündeln gemeinsamer Volumina
Überwachung der eigenen Einkaufskonditionen:
Zugang zu einem internetbasierten Einkaufssystem,
Optimierung des Bestellprozesses,
Tagesaktuelle Artikelinformationen und Preise für alle lokalen und überregionalen Lieferanten des Kunden werden auf einer einzigen Bestellplattform bereitgestellt,
Automatisierte Überwachung der Preise gemäß den Qualitätsanforderungen des Kunden,
Umfassende Kostentransparenz und Budgetkontrolle,
Umsetzung neuer Einkaufsstrategien, wie z. B. duale Beschaffung,
Speicherung von Produkt- und Bestellvorgaben in Form von Einkaufslisten für alle Mitarbeiter (Qualitätssicherung, Standardisierung von Angeboten),
Erleichterung der Inventur,
FIBU-Integration für Inventurdaten und Rechnungsprüfung,
Elektronische Überprüfung von Lieferscheinen und Rechnungen,
Möglichkeit eines schnellen Einstiegs über das internetbasierte System,
Vermeidung von Installationskosten,
Keine Notwendigkeit zusätzlicher Investitionen,
Auf Wunsch: Übernahme der Corporate Identity, einschließlich Logo der Einrichtung.
Integriertes Einkaufs- und Verpflegungsmanagement
Das internetbasierte Warenwirtschafts- und Nährwertberechnungssystem integriert ein effizientes Einkaufs- und Verpflegungsmanagement, das ein präzises Warenwirtschaftssystem und eine genaue Nährwertberechnung umfasst. Es erfüllt alle relevanten Qualitätsanforderungen, einschließlich des MDK, der LFGB/HACCP und der LMIV-Bestimmungen bezüglich Allergenen und Zusatzstoffen. Zusätzlich erhalten Sie Zugang zu einem umfangreichen Rezepturenpool des Dienstleisters.
Begleitendes Einkaufsmanagement durch den externen Dienstleister:
fachkundige Durchführung und Analyse von Ausschreibungen gemäß den Kundenanforderungen,
Erstellung von realistischen Preisbewertungen im Falle von Preisänderungen durch die Lieferanten,
Regelmäßige Überwachung externer Preisentwicklungen (z. B. Vergleich mit dem Großhandelspreisindex des Statistischen Bundesamts),
Marktbeobachtung im Hinblick auf den übrigen Lieferantenbestand des Dienstleisters,
Externe Überprüfung und Verwaltung von systemgastronomischen Sortimentsanforderungen in einem internetbasierten Einkaufssystem.
Stolperfallen beachten:
Ignoriert die Einkaufsphilosophie des Kunden.
Übersehene Folgekosten, wie beispielsweise Rechnungsverarbeitung.
Integrationsprobleme in den bestehenden Betriebsablauf.
Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten und mangelnde Berücksichtigung regionaler Anbieter.
Benutzerunfreundlichkeit und mangelnder Service (z.B. Küchenleiter ohne EDV-Kenntnisse).
Undurchsichtige Vergütung.
Fehlerhafte Datenübertragung und -bereitstellung.
Abweichende Lieferbedingungen, wie beispielsweise längere Zahlungsziele.
Mangelnde Übereinstimmung zwischen Artikelspezifikation und tatsächlich benötigter Qualität.
Unzureichende externe Überwachung, wie beispielsweise Abgleich mit Marktentwicklungen (z.B. durch das Statistische Bundesamt).
Eine integrierte Warenwirtschaft bietet für Organisations- und Verwaltungsabläufe geeignete Funktionen
Durch sie ist eine effiziente und nahtlose Abwicklung sämtlicher relevanter Prozesse möglich, wobei alle Informationen von der Beschaffung über das Qualitätsmanagement und die Produktion bis hin zur Verwaltung zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich steigert die Integration von Schnittstellen zu Drittsystemen wie Buchhaltung (z. B. SAP, DATEV), Dokumentenmanagement-Systemen, Kassensystemen, Lieferanten und dem bargeldlosen Bezahlsystem die Leistungsfähigkeit weiter.