Kalkulation in der Betriebsgastronomie

Hierbei geht es um die Rohstoffe, also die Lebensmittel, die zur Zubereitung der Mahlzeiten verwendet werden. Die Kosten für den Wareneinsatz werden durch den Einkaufspreis der Zutaten bestimmt und sollten in einem guten Verhältnis zu den Verkaufspreisen der Mahlzeiten stehen. Unternehmen können durch eine gute Lieferantenauswahl und Einkaufsverhandlungen versuchen, die Kosten niedrig zu halten.

Die Betriebsgastronomie kann entweder in Eigenbewirtschaftung oder durch externe Dienstleister geführt werden. Die Entscheidung für ein bestimmtes Betriebsmodell hängt von den Unternehmenszielen, der gewünschten Kontrolle über die Qualität und den wirtschaftlichen Aspekten ab.

Diese Kosten können erheblich variieren, je nachdem, ob die Gastronomie durch das Unternehmen selbst oder durch einen externen Catering-Dienstleister betrieben wird. Effizienzsteigerungen durch optimierte Arbeitsabläufe und Schulungen des Personals können helfen, die Personalkosten zu senken.

• Eigenbewirtschaftung: Hier übernimmt das Unternehmen die komplette Verantwortung für die Kantine, einschließlich der Anstellung von festem Personal. Dieses Modell bietet dem Unternehmen mehr Kontrolle, bringt aber höhere Personalkosten mit sich.

• Fremdbewirtschaftung: In diesem Modell wird die Betriebsgastronomie an externe Dienstleister ausgelagert. Das Unternehmen hat weniger operative Kontrolle, aber geringere direkte Kosten, da der Dienstleister für Personal und Betrieb zuständig ist.

• Hybridmodelle: Viele Unternehmen setzen auf eine Mischform, bei der bestimmte Aufgaben, wie die Essensproduktion, intern organisiert werden, während andere, wie der Service oder der Konferenzbereich, an externe Dienstleister vergeben werden. Dies bietet Flexibilität und ermöglicht die Optimierung der Betriebskosten.

Zu den Betriebskosten zählen unter anderem die Ausgaben für Energie (Strom, Gas, Wasser), Reinigung, Instandhaltung der Küchengeräte sowie Miete oder Abschreibungen für die genutzten Räumlichkeiten. Auch die Ausstattung der Kantine, wie Möbel, Besteck und Geschirr, zählt zu den Betriebskosten. Diese Kosten müssen in die Gesamt-Kalkulation der Betriebsgastronomie einfließen und werden häufig pauschal auf die verkauften Mahlzeiten umgelegt.

Die Betriebsgastronomie wird in vielen Fällen durch den Arbeitgeber subventioniert, um den Mitarbeitern erschwingliche Mahlzeiten anzubieten. Diese Subventionen können direkt (z. B. durch die Reduzierung der Verkaufspreise) oder indirekt (z.B. durch Übernahme von Betriebskosten wie Personal oder Energiekosten) gewährt werden. Es ist üblich, dass Unternehmen für die subventionierte Verpflegung Budgets festlegen, um den jährlichen Finanzbedarf der Kantine zu decken.

Subventionen stellen für das Unternehmen einen zusätzlichen Aufwand dar, der jedoch oft als Investition in die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität gesehen wird. Der Arbeitgeber zahlt hierbei einen Teil der Mahlzeitenkosten, sodass der Mitarbeiter nur einen geringen Eigenanteil leisten muss.

Ein nachhaltiges Modell sieht zudem vor, dass die Betriebsgastronomie durch nicht subventionierte Zusatzleistungen (wie Catering, Konferenzservice oder externe Bewirtung) zusätzliche Einnahmen erzielt, um die Subventionen auszugleichen. Ziel ist es, die Betriebsgastronomie so zu gestalten, dass trotz Subventionen ein ausgeglichener Deckungsbeitrag erzielt und die Kosten möglichst effizient verwaltet werden.

Ein wichtiger Bestandteil der Kalkulation ist die Festlegung der Verkaufspreise für die angebotenen Speisen. Dabei spielt der Sachbezugswert eine Rolle, da dieser den maximal steuerfreien Vorteil für eine vergünstigte Mahlzeit darstellt. Wenn der Verkaufspreis den Sachbezugswert überschreitet, kann der Mehrwert auf den Mitarbeiter umgelegt werden. Die Preispolitik sollte dabei so gestaltet werden, dass sie sowohl für die Mitarbeiter attraktiv bleibt als auch die laufenden Kosten deckt.

Durch eine genaue Planung der Portionsgrößen und die Zusammenstellung von Menüs kann die Betriebsgastronomie effizient kalkuliert werden. Die richtige Balance zwischen Angebotsvielfalt und Kostenbewusstsein ist entscheidend, um einerseits Abwechslung und gesunde Ernährung zu bieten, andererseits aber Lebensmittelverschwendung zu minimieren. Saisonale und regionale Produkte können dabei oft kostengünstiger eingekauft werden.

Neben der klassischen Essensversorgung bieten viele Betriebsgastronomien zusätzliche Services an, die den Nutzen und die Flexibilität für die Mitarbeiter erhöhen.

• Konferenz- und Veranstaltungsservice: Die Verpflegung bei internen und externen Konferenzen oder Events bietet eine zusätzliche Einnahmequelle und fördert das Image des Unternehmens.

• Catering und externe Bewirtung: Unternehmen können ihre Gastronomiedienstleistungen auch externen Kunden oder Partnern anbieten, was zusätzliche Einnahmen generiert.

• To-Go-Angebote: Viele Kantinen erweitern ihr Angebot durch Mahlzeiten zum Mitnehmen, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter, die nicht vor Ort essen können, gerecht zu werden.

Die Verwaltung der Betriebsgastronomie umfasst die Bestellprozesse, Lagerhaltung und den täglichen Betrieb. Eine effiziente Logistik, die den Bedarf an Lebensmitteln und Materialien genau kalkuliert, trägt dazu bei, Kosten zu senken und Abfälle zu vermeiden. Automatisierte Bestellsysteme und eine sorgfältige Lagerhaltung können dabei helfen, die Verwaltungskosten zu optimieren.

Moderne Betriebsgastronomie setzt zunehmend auf digitale Lösungen, um Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken. Die Einführung von Self-Service-Kassen, digitalen Bestellsystemen und automatisierten Abrechnungssystemen kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und den Personalbedarf zu reduzieren. Digitalisierung ermöglicht es zudem, den Service zu beschleunigen und Wartezeiten für die Mitarbeiter zu minimieren, was deren Zufriedenheit erhöht.

Durch digitale Bestellprozesse können auch Warenwirtschaft und Lagerhaltung optimiert werden, was den Wareneinsatz und damit die Gesamtkosten der Gastronomie reduziert.

Der Sachbezugswert in der Betriebsgastronomie bezeichnet den geldwerten Vorteil für Arbeitnehmer, wenn diese vergünstigte oder kostenlose Mahlzeiten erhalten. Dieser Betrag wird dem Einkommen hinzugerechnet und ist steuerpflichtig, sofern er bestimmte Freigrenzen überschreitet. Wenn der tatsächliche Preis niedriger ist, wird der reduzierte Betrag angesetzt. Steuerliche Ausnahmen greifen, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil zahlt, der den Sachbezugswert erreicht. Für Arbeitgeber stärkt die Betriebsgastronomie die Mitarbeiterbindung und steigert die Produktivität. Der Wert wird jährlich an die Preisentwicklung angepasst.

Am Ende der Kalkulation steht die Rentabilitätsanalyse, bei der der Erfolg der Betriebsgastronomie bewertet wird. Hierbei werden die Gesamtkosten den erzielten Einnahmen gegenübergestellt. Ist die Betriebsgastronomie rentabel, kann sie zur langfristigen Mitarbeiterbindung beitragen. Zeigen sich jedoch hohe Verluste, müssen Anpassungen in der Kalkulation vorgenommen werden, beispielsweise durch Preisanpassungen, Effizienzsteigerungen oder eine Anpassung der Subventionen.