Ausschreibung von Catering-Leistungen: Integration von Wirtschaftlichkeitsvergleich, Eh-da-Kosten und Verhandlungsverfahren
Die Ausschreibung von Catering-Leistungen ist ein vielschichtiger Prozess, bei dem wirtschaftliche, qualitative und rechtliche Aspekte berücksichtigt werden müssen. Insbesondere der Wirtschaftlichkeitsvergleich zur Eigenleistung, die Berücksichtigung sogenannter Eh-da-Kosten sowie die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb stellen wichtige Bausteine für eine fundierte Entscheidung dar. Ziel ist es, die optimale Lösung für die Betriebsgastronomie zu finden, die Qualität, Flexibilität und Wirtschaftlichkeit vereint.
Die Ausschreibung von Catering-Leistungen unter Berücksichtigung des Wirtschaftlichkeitsvergleichs, der Eh-da-Kosten und eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb bietet Unternehmen die Möglichkeit, die beste Lösung für ihre Betriebsgastronomie zu finden. Ein strukturierter Prozess, der Transparenz, Qualität und Wirtschaftlichkeit sicherstellt, ermöglicht eine nachhaltige und langfristig erfolgreiche Partnerschaft mit einem externen Caterer. Gleichzeitig schafft der umfassende Wirtschaftlichkeitsvergleich eine solide Entscheidungsgrundlage, die Eigenleistung und Fremdvergabe objektiv gegenüberstellt.
Effiziente Ausschreibung von Catering-Dienstleistungen: Grundlagen und Organisationsformen in der Betriebsgastronomie
Wirtschaftlichkeitsvergleich: Eigenleistung vs. Fremdvergabe
Vor der Ausschreibung wird ein detaillierter Wirtschaftlichkeitsvergleich durchgeführt, um die Vor- und Nachteile der Eigenleistung und der Fremdvergabe zu bewerten.
Kriterien für den Vergleich:
Direkte Kosten: Rohstoff-, Personal- und Betriebskosten bei Eigenleistung im Vergleich zu den Angeboten externer Caterer.
Eh-da-Kosten: Bei Eigenleistung können vorhandene Ressourcen (z. B. Personal, Infrastruktur) genutzt werden, die ohnehin im Unternehmen verfügbar sind. Diese Kosten fallen bei Fremdvergabe nicht direkt weg, müssen jedoch berücksichtigt werden.
Indirekte Kosten: Verwaltung, Einkauf, Qualitätskontrollen und andere Managementaufgaben, die bei Eigenleistung mehr Ressourcen erfordern.
Qualitätsaspekte: Anpassungsfähigkeit an die Unternehmenskultur, Berücksichtigung individueller Mitarbeitendenbedürfnisse.
Flexibilität: Fähigkeit, auf wechselnde Anforderungen (z. B. Homeoffice, Events) zu reagieren.
Nachhaltigkeitsziele: Inwieweit Eigenleistung oder Fremdvergabe nachhaltigere Lösungen ermöglicht.
Fazit des Wirtschaftlichkeitsvergleichs: Die Eigenleistung ist häufig dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn:
bereits genutzte Eh-da-Kosten wie bestehende Kücheninfrastruktur und internes Personal effizient eingesetzt werden können.
die Qualitätssicherung durch interne Kontrolle ein wesentliches Unternehmensziel ist.
hohe Fixkosten für Infrastruktur oder Personal eingespart werden können.
die Flexibilität durch spezialisierte Dienstleister erhöht wird.
spezialisierte Expertise benötigt wird, die intern nicht vorhanden ist.
Erstellung des Leistungsverzeichnisses
Leistungsumfang: Anzahl der Mahlzeiten, Menüvielfalt, zusätzliche Dienstleistungen (z. B. Catering für Events).
Qualitätsstandards: Vorgaben zur Frische der Speisen, HACCP-Standards, Berücksichtigung von regionalen und saisonalen Produkten.
Nachhaltigkeit: Verpflichtung zur Minimierung von Abfällen, Nutzung nachhaltiger Verpackungen, Einsatz biologischer Produkte.
Betriebszeiten: Berücksichtigung von Stoßzeiten und Sonderanforderungen, wie Abend- oder Wochenendversorgung.
Wirtschaftliche Vorgaben: Transparenz in der Preisgestaltung, Subventionsanteile, mögliche Einsparpotenziale durch Quersubventionen.
Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
Das Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb ist besonders geeignet, wenn der Markt komplex ist und maßgeschneiderte Lösungen gefragt sind. Dieses Verfahren ermöglicht es, nach der Auswahl geeigneter Teilnehmer in mehreren Runden mit diesen zu verhandeln, um die beste Lösung zu finden.
Teilnahmewettbewerb
Ziel: Identifikation geeigneter Anbieter, die die Mindestanforderungen an Qualität, Wirtschaftlichkeit und Erfahrung erfüllen.
Ablauf:
Ausschreibung des Wettbewerbs: Veröffentlichung der Anforderungen (z. B. in TED, auf Unternehmenswebseiten).
Einreichung der Bewerbungen: Interessierte Anbieter reichen Nachweise zu Qualifikationen, Referenzen und wirtschaftlicher Stabilität ein.
Eignungsprüfung: Bewertung der Bewerbungen anhand festgelegter Kriterien wie Erfahrung, Kapazität, Nachhaltigkeitskonzepte und Bonität.
Vorauswahl von Anbietern für die Verhandlungsphase
Ergebnis: Vorauswahl geeigneter Anbieter, die zur Verhandlungsphase eingeladen werden.
Verhandlungsphase
Ziele: Optimierung der Angebote in Bezug auf Preis, Qualität und Flexibilität.
Ablauf:
Erste Angebotsrunde: Eingeladene Anbieter reichen ein erstes Angebot auf Basis des Leistungsverzeichnisses ein.
Verhandlungen: In mehreren Runden werden Details zu Preisgestaltung, Servicequalität, Nachhaltigkeitskonzepten und weiteren Anforderungen verhandelt.
Anpassung der Angebote: Anbieter können ihre Angebote basierend auf den Verhandlungsergebnissen anpassen.
Auswahl des optimalen Angebots nach Wirtschaftlichkeit und Qualität
Ergebnis: Auswahl des wirtschaftlich und qualitativ besten Angebots.
Bewertung der Angebote
Die Bewertung erfolgt anhand eines gewichteten Kriterienkatalogs:
Wirtschaftlichkeit (40-50 %):
Preisgestaltung und Subventionsmodelle.
Deckungsbeiträge und Einsparpotenziale.
Qualität (30-40 %):
Vielfalt und Geschmack der Speisen, Probeessen.
Frische und Regionalität der Zutaten.
Anpassungsfähigkeit an individuelle Bedürfnisse der Mitarbeitenden.
Nachhaltigkeit (10-20 %):
Einsatz regionaler Produkte, Abfallmanagement.
Nutzung nachhaltiger Verpackungen und Logistikkonzepte.
Flexibilität (10 %):
Reaktionsfähigkeit auf wechselnde Anforderungen (z. B. Homeoffice-Anteile).
Zusatzleistungen wie Event-Catering oder To-Go-Angebote.
Bewertungsverfahren:
Bildung eines Bewertungsteams mit Vertretern aus Einkauf, Gastronomie und Mitarbeitendenvertretung.
Gewichtung der Kriterien und Nutzung eines Punktesystems für eine transparente Bewertung.
Durchführung von Probeessen und Besichtigung der Anbieterbetriebe (falls möglich).
Vertragsgestaltung:
Leistungspflichten: Präzise Definition der zu erbringenden Leistungen.
Qualitätskontrolle: Vereinbarung von regelmäßigen Audits und Feedback-Systemen.
Flexibilität: Vertragsklauseln für Anpassungen bei geänderten Anforderungen (z. B. Homeoffice, pandemiebedingte Schließungen).
Sanktionen: Regelungen für Qualitätsmängel oder Nichterfüllung.
Zuschlagserteilung:
Formale Mitteilung an den erfolgreichen Anbieter.
Kommunikation mit nicht berücksichtigten Teilnehmern mit einer kurzen Begründung.
Nach der Zuschlagserteilung wird die Leistung des Caterers regelmäßig überprüft:
Regelmäßige Berichte: Der Caterer liefert Berichte zu Kosten, Qualität und Nachhaltigkeit.
Feedback-Systeme: Mitarbeitende können ihre Zufriedenheit mit dem Angebot anonym bewerten.
Qualitätskontrollen: Hygiene- und Qualitätsprüfungen stellen sicher, dass die Standards eingehalten werden.
